关于提高高校进口仪器设备采购实效的思考

袁 雄

湖南农业大学资产管理处 湖南长沙 410128

关于提高高校进口仪器设备采购实效的思考

袁 雄

湖南农业大学资产管理处 湖南长沙 410128

基于高校进口仪器设备采购工作存在重复购置、采购周期长、采购队伍素质不高等问题，从健全档案管理制度、加强进口仪器设备档案建设，搭建仪器设备信息平台、加强设备购置可行性论证，完善采购计划与合同、加强采购人员素质教育与仪器设备采购过程监管等方面，提出了提升高校仪器采购实效的若干构想。

提高；高校；进口仪器设备；采购；实效

进口仪器设备是高校教学和科研的重要物质基础，同时也是高校教学和科研水平高低的主要标志之一。进口仪器设备采购工作是一项复杂的系统工程，其政策性强、涉及面广、专业知识要求高。随着我国高等学校办学规模的不断扩大，国家对教育事业投入的持续增加，高校进口仪器设备采购工作面临许多新的挑战。笔者在简要分析高校进口仪器设备采购工作存在的主要问题的基础上，就加强高校进口仪器设备的采购实效提出了若干构想，旨在提高其采购水平。

1 高校进口仪器设备采购存在的问题

随着进口仪器设备采购量的增加和政府采购工作的进一步规范，高校进口仪器设备采购工作逐步向着科学化、规范化的方向发展，但由于其程序复杂，牵扯环节较多，仍然存在一些亟待解决的问题。

1.1 忽视进口仪器设备档案建设 采购计划有待完善

进口仪器设备档案能全面系统的反馈设备各项性能指标、完好率、利用率以及售后服务水平等情况，是高校购置同类仪器设备的可靠参考［1］。然而，在实际工作中，部分高校对进口仪器设备档案的建设没有足够重视，其设备采购计划可行性不强，主要表现在：第一，未建立健全仪器设备档案管理制度，没有明确设备使用单位、设备管理部门和档案管理部门在仪器设备档案建设与管理中的责任。第二，未严格进口仪器设备档案建设工作，部分设备的申购报告、招标资料、随机文件、安装调试记录等没有及时归档，售后服务、使用和维修记录不全，大大降低设备档案的利用价值。第三，对大型设备进行购置可行性论证时，没有要求查阅同类设备的档案资料，降低了采购计划的可行性。

1.2 仪器设备采前调研论证不充分 采购质量不高

目前，绝大部分高校都建立了仪器设备购置论证制度，加强对拟购仪器设备先进性、必要性、可行性的分析，但由于用户教师对拟购仪器设备调研不充分、不熟悉采购政策与制度、供应商前期干预和设备管理部门对拟购仪器设备论证不充分等原因，进口仪器设备采购质量不高，主要表现在：第一，用户教师和设备管理部门对拟购仪器设备学校拥有和使用的情况调研不充分，导致重复购置，仪器设备到校后使用率低。第二，用户教师和设备管理部门对仪器设备生产厂家和代理商的资料调查不细致，对设备的具体配置、详细技术参数、使用试剂及其他消耗性材料、使用环境、售后服务等情况了解不详尽，导致采购价格偏离预算较多，易损件和易耗件备货不足，后期使用成本高，设备安装条件不具备，到校后长时间不能组织验收，售后服务不到位，设备维修成本高等后续问题［2，3］。第三，设备管理部门对拟购仪器设备论证不充分，导致部分进口仪器设备使用性能一般。

1.3 对进口仪器设备购置过程监管不力 采购周期长

进口仪器设备购置涉及高校、外贸公司、银行、海关、商检部门、外商及外商在国内的代理供应商等单位，为确保财政资金安全，缩短采购周期，需要高校设备管理部门加强对仪器设备购置过程的监管。目前，部分高校对进口仪器设备购置过程监管不力，导致采购周期延长，主要表现在：第一，高校设备管理部门与外贸公司没有保持经常性的联系，对进口设备购置各项业务的办理进度不了解，没有及时督促外贸公司办理减免税、付款、清关、送货等手续。第二，高校与外贸公司签订设备购置代理协议后，对协议履约过程中出现的问题缺乏主动协调，如外贸合同签署的仪器型号与招标型号不一致时，需要设备管理部门协商设备使用单位出具有关情况说明。第三，忽视对设备供应商的管理，对供应商有意延期提供外贸信息等情况不了解。

1.4 缺乏专业的进口仪器设备采购队伍 采购实效有待提高

进口仪器设备采购是一项政策性强、业务水平高且涉及范围广的工作，要求采购人员具有良好的职业道德、合理的知识结构、过硬的业务知识和较强的沟通协调能力［3，4］。由于高校进口仪器设备采购人员大部分为内部调整，理论基础不牢固，普遍对所采购的设备尤其是高精尖的仪器设备不熟悉，很难把握其技术参数和价格，从而无法保证采购质量。此外，高校忽略了采购人员思想政治、学法用法、专业基础、市场分析预测等方面的素质教育，影响进口仪器设备采购实效［5］。

2 提高高校进口仪器设备采购实效的对策

针对高校进口仪器设备采购存在的问题，必须对症下药，辨证施治：健全档案管理制度，加强进口仪器设备档案建设；搭建仪器设备信息平台，加强设备购置可行性论证；完善采购计划，提高计划可操作性；完善采购合同，加强仪器设备采购过程监管；加强采购人员素质教育，提高仪器设备采购实效。

2.1 健全档案管理制度 加强进口仪器设备档案建设

仪器设备档案建设工作涉及部门多，程序复杂，要确保档案质量，必须健全档案管理制度，严格流程管理。具体来说就是要认真做好以下几方面的工作：第一，建立健全的仪器设备档案管理制度，明晰设备使用单位、设备管理部门和档案管理部门在仪器设备档案建设与管理中各自的责任与权限，强化档案意识，规范仪器设备档案建设工作。第二，根据档案建设要求，进一步细化仪器设备采购计划申报、购置可行性论证、招标采购、安装调试、验收、入账等工作流程。第三，严格档案建设各项工作流程，确保仪器设备在论证、购置、安装调试和使用各阶段形成的具有查考利用价值的文字、图片、音像等不同载体的文件材料以及随机文件资料能够及时归档［1］。

2.2 搭建仪器设备信息平台 加强设备购置可行性论证

高校设备管理部门要从本校实际出发，切实加强进口仪器设备购置的可行性和必要性论证工作。一是以本校资产管理平台为基础，搭建一个仪器设备信息平台，便于仪器设备申购单位及时了解学校有关设备的购置与分布情况，为详细调研打好基础。二是多途径调研不同国家相关设备的具体情况，选购市场上技术先进、质量可靠的成熟产品，并通过电话、走访、网络等形式，与拟购设备的国内实际用户进行交流沟通，了解该设备在设计、选材和制造方面所固有的缺陷与不足，了解其零配件的磨损周期、消耗品的使用情况、匹配的环境条件、年运行经费、售后服务等情况，掌握其关键、反映内在质量优劣的主要技术指标与大致购置价格，规避“信息不对称”风险，在满足国内同类产品不可替代或国内尚无的产品的前提下，合理选择设备的进口品牌、型号，并编制相关预算与技术参数。三是通过查阅学校设备档案，走访设备使用单位等途径，调研校内同类型设备的使用情况，合理分析设备使用效益与风险，避免重复购置。四是组织两级论证，严把购置关。对大型进口仪器设备进行校院两级论证，论证范围包括拟购进口设备的必要性、型号、技术性能参数、固有缺陷、零配件的磨损周期、消耗品的使用情况与拟备货量、设备匹配的环境条件、预期使用效益与风险、运行经费、售后服务等内容。

2.3 完善采购计划 提高计划可操作性

高校仪器设备采购人员要加强采前干预，多途径完善采购计划，提高其可操作性。一是仔细审核完善拟购仪器设备技术参数，补全有关配件信息，尽量满足3个以上品牌，杜绝出现产品品牌信息。二是整体把握仪器设备技术参数，适当增减、修改部分技术参数，防止用户照搬技术参数；慎用与使用功能无关的个性化参数，防止仪器设备来源单一，并确保在预算金额内买到质量好的产品［5］。三是合理分包，对要采购的仪器设备，按照其属性进行分类与合并，采取重要仪器设备单体划分，同类仪器设备多体划分的方法，以便管理和招标［6］。

2.4 完善采购合同 加强仪器设备采购过程监管

进口仪器设备完成招标采购后，要及时根据招标结果与中标的代理供应商、高校委托的外贸公司签署合同，并根据合同，加强仪器设备采购过程的监管。一是完善采购合同，明确进口仪器设备的名称和质量条款，明确规定与安装调试有关的问题，明确签订质量保证期限和服务内容［7］。二是与外贸公司保持经常性的联系，及时掌握进口仪器设备购置各项业务的办理进度，及时督促外贸公司办理减免税、付款、清关、送货等手续，及时处理仪器设备购置代理协议履约过程中出现的问题。三是建立供应商档案，加强对供应商的分类分级管理，要求供应商及时提供仪器设备的外贸信息，及时联系厂家做好仪器设备到校后的安装调试与培训工作。四是仪器设备管理部门督促使用单位做好货物验收的前期准备工作，包括落实设备最终存放地点、安装环境和条件、与进口设备匹配的辅助设备等［8］。五是严把仪器设备验收关：根据合同进行初步验收，一旦发现有不合格的地方，要求设备供应商迅速调查原因，并报告处理对策；对于大型进口仪器设备要求设备生产厂家提供设备合格证明；组织校院两级验收，对于一般设备由使用单位对其质量进行把关，对于贵重仪器设备由设备管理部门组织相关专家进行校级验收。

2.5 加强采购人员素质教育 提高仪器设备采购实效

高校设备管理部门要多途径提高采购人员的综合素质。一是加强职业道德教育，提高采购人员道德水平。二是加强业务技能学习培训，通过举办讲座、培训班、专题研讨会等方式，不断提高采购队伍的思想政治素质、学法用法素质、专业基础素质、市场分析预测素质和沟通、谈判技巧。三是建立岗位定期轮换制度，根据采购人员的特长和实际情况在不同的岗位轮换，以此培养具有综合素质、能成为多面手的采购人员［9］。

2.6 加强使用管理 提高进口仪器设备利用率

高校要完善管理制度，加强进口仪器设备日常使用管理，提高利用率。一是制定仪器设备开放共享管理办法，搭建仪器设备共享管理平台，提高设备利用率。二是组织设备生产厂家对其生产的设备做维保，提高设备完好率；同时，设备管理部门对技术淘汰、闲置设备及时进行调拨，对待修设备及时组织维修，提高设备完好率和使用率。三是加强业务技能学习培训，提高设备管理人员的职业道德修养、科学管理能力和设备使用维护与开发水平。四是制定科学的仪器设备使用绩效评估指标体系。按照财政部六大类要求，将仪器设备按照通用设备和专用设备分别制定不同的评价指标体系，评价指标包括机时利用、人才培养、教学科研成果、服务收入、设备管理、功能开发、服务年限等内容。

3 结束语

高校进口仪器设备采购是一项业务性很强的工作，采购人员要认真学习并充分理解国家有关法规政策，牢固树立服务意识和精细化的工作理念，创新工作方法，认真做好进口仪器设备采购每个环节的工作，保证进口仪器设备的可靠性和先进性，为学校教学和科研提供优质服务。

［1］ 刘岳启.高校进口仪器设备档案的管理与利用［J］.兰台世界，2007（1）：41-42.

［2］ 王晓华.关于防范高校进口设备购置风险的思考［J］.实验技术与管理， 2011，28（7）：207-209.

［3］ 张晓丹，马涛.掌控执行过程，完善高校进口仪器设备采购工作［J］.实验技术与管理，2011，26（12）：157-159，167.

［4］ 尹立苹，李彦启，曹智贤.高校政府采购人员素质与采购效益研讨［J］.实验科学与技术，2012，10（6）：161-163.

［5］ 袁雄，欧阳中万.高校物资采购的质量控制对策研究［J］.实验技术与管理，2014，31（2）：126-128.

［6］ 张之华，张一云，徐显启.核工程中设备的采购及质量控制［J］.核动力工程，2006，27（4）：86-88.

［7］ 姜兆纯.防患于未然—高校签订进口设备合同应注意的问题［J］.中国物流与采购，2005（14）：68-69.

［8］ 齐桂茹，于化龙，李勇.加强高校进口设备管理，提高投资办学效益［J］.实验技术与管理，2006，23（4）：130-131.

［9］ 王跃进.如何打造一支过硬的政府采购队伍［J］.中国政府采购，2008，87（8）：50-51.

Thoughts on Improving the Effectiveness of Imported Instruments and Equipment Purchasing in High College

Yuan Xiong
Hunan Agricultural University， Changsha， 410128， China

In existing college imported equipment purchasing process， the repeat purchase， long purchasing cycle and poor team quality often resulted in low procurement quality. In order to improve the current situation and problems in college procurement， several proposals were come up with in this study form the aspect of ameliorating the archives management system， enhancing the construction of archives，constructing equipment information platform， enhancing the purchase of feasibility demonstration， perfecting the procurement plan and contract， enhancing procurement member quality education and supervising the course of purchasing process.

improve； college； imported instruments and equipment； procurement； effectiveness

2015-06-29

袁雄，硕士，馆员，资产管理处设备管理科科长。