基于单据控制视角的高校财务内部控制分析

张 丽 刘英姿

基于单据控制视角的高校财务内部控制分析

张 丽 刘英姿

本文介绍了高校常见的财务单据及应用，阐述了单据控制的合法性、真实性、完整性、准确性、相关性原则，提出了内部表单与外部票据应结合控制，促使单据控制工作规范化的新思路。

单据控制；内部控制；高校财务

一、关于单据控制和内部控制的相关概念

内部控制的概念指单位为实现控制的目标，通过制定一系列制度、实施相关措施和执行相关程序，对经济活动的风险进行防控。内部控制的目标包括：合理保证单位经济业务的合法合规、使用有效和资产安全、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效果。内部控制的方法一般包括会计控制、不相容职务相互分离、内部授权审批控制、预算控制、归口管理、财产保全控制、单据控制、信息内部公开。

单据控制要求单位根据国家相关法律法规和单位的经济业务流程，在内部管理制度中界定各项活动牵涉的表单和票据，要求相关经办人员按规定填制、审核、保管单据。

二、高校常用的财务单据

从内部控制的角度来看，单据包括过程价值单据和过程业务单据。过程价值单据是单位经济活动过程中实施控制的成果证明，会导致经济利益流出或流入单位。过程业务单据是单位实施具体的业务控制时，形成的表现是否执行了必要控制活动的证明资料；以办公用品购买为例，办公用品申请计划是过程业务单据，过程业务单据表明物品采购形式是否合法合规。办公用品报销时提供的验收单、发票等单据是过程价值单据，标明购买过程中的耗费。差旅费报销单、费用报销单是过程业务控制。出纳办理付款手续后的银行回单，标明经济利益流出单位，是过程价值单据。

总之，过程业务单据表明业务相关的必要控制点是否执行；过程价值单据反映过程控制活动的执行状态。传统会计更多强调过程价值单据，如收据、发票，而过程业务单据的重要性很容易被忽视。

三、高校财务单据的应用现状

外部票据和内部表单必须结合控制。单据控制是单位经济业务的痕迹控制，是把支出事项的内部表单控制和支出事项的外部控制票据有机结合起来，构建单据的内外结合控制体系，确保交易真实合法，避免虚假事项。

1.关于内控收款单据的应用

①缴款单。

缴款单注明收款项目名称、单价、数量、缴款人。

②发票领用登记表。

发票领用登记表包含日期、发票起止号码、领用人、缴销日期。

③票据销号单。

票据缴销时，应当设立票据销号单，包括每份票据的入账凭证号码，复核人员签字。

2.关于内控付款单据的应用

①“公务接待审批表”、“公务用车审批表”、“公务外出审批表”等是公务接待管理重要表单，在廉政风险防控方面收到了实效。

②“费用报销单”用于除差旅费用之外的零星现金支出的报销（如招待费、零星采购费用、零星劳务支出等）。

③“差旅费报销单”专用于差旅费用的报销审批。

④“付款审批单”也叫“银行付款审批单”，一般用于银行付款的审批。

⑤“借支单”主要用于零星现金支出。对于小额现金支出，在没有发票，需要预付的情况下，可采用预借的形式，由经办人根据领导的指示，向财务办理借支手续。待取得发票后，通过报销费用，结清借款。“借支单”也可用于备用金提取。

⑥发票不得直接作为报销和支付的凭证，必须同“费用报销单”、“差旅费报销单”、“付款审批单”等内部表单中的一种同时使用。

⑦对于已经办理付款或需要挂账的发票，可由经办、证明人、部门领导签字后，交财务审核后进行账务处理，要求发票与合同、结算内容相符。

⑧对于即付的发票，如为零星支出，且符合现金支付管理规定可以现金支付的，应使用“费用报销单”；如不符合现金管理规定，需要通过转账支付的，应使用“付款审批单”。发票作为报销或付款的附件。

四、高校财务单据应用中存在的不足

1.外部单据不合法

从外单位取得的发票不符合经营范围，常见的有：家具超市开具“办公用品”、照相馆开具“办公用品”、酒店餐费和住宿费含糊成“会务费”、生物科技公司开具“实验材料费”等等，票据真实但经济业务事项并不一定发生，存在虚开发票的嫌疑。经办人、证明人、审批人，签字在发票上，并没有明确各自的身份，一旦出现纠纷，很难区分责任。

2.自制单据不完善

内部单据填写不完整，如电费不填写数量、单价、金额，实为场地租赁等，导致信息虚假；自制工资表不写日期、制表人、合计数，不提供领款人银行卡号，易出现套取资金现象。

3.外部单据与内部单据结合不紧密

外部单据与内部单据没有结合在一起使用，容易产生金额错误现象。比如报账人员报销差旅费和餐费，如果不填写费用报销单，由会计直接根据发票报账，会出现不能避免的谬误，将964元错看成946元，如果由报账人填写费用报销单算出总金额，会计便于核对，从而确保金额准确无误。

五、完善单据管理、加强内部控制的建议

加强支出审核控制是业务层面内部控制的核心内容。全面审核各种单据，重点审核单据内容是否真实、完整，单据来源是否合法，单据使用是否准确，过程价值单据与过程业务单据是否关联。

1.单据应该符合国家法律法规和各项规章制度的规定

原始凭证所反映的经济事项是否符合有关政策、法令、制度、计划、预算和合同协议规定等。例如，费用开支是否超标准超范围；原始凭证本身是否为合法凭证；单位购进商品、材料，购买服务，都必须取得正规的税务票据；外地企业来本地承办加工、运输、建筑安装等业务，应按属地原则，到业务发生地税务局开具发票，不得使用外地发票收款；行政事业单位开具的各类收据，要符合本地财政部门的规定。

2.单据应该反映事项的真实情况

审核原始凭证反映的经济业务是否同实际情况相吻合，有无真发票假事项的情况，如购进实验材料的数量、品种、规格是否和验收单相一致，向学生收取的学杂费是否非税一般缴款书一致等，有无伪造、变造凭证从中贪污等情况。

3.单据各要素填列应该完整

原始凭证规定的项目必须逐项填列齐全，不可遗漏简略。具体包括：是否有原始凭证名称，比如收料单、领料单；填制和接受凭证单位名称是否完整，如果是开具给外单位的凭证，还应填制接受单位（或个人）的名称；原始凭证的填制日期是否完整、经济业务内容的摘要、经济业务所涉及的购物数量和金额、经办业务的部门或人员的签名或盖章等等都必须填写完整。

4.单据记载的金额须准确无误

会计人员应认真审核原始凭证填列的数字是否符合技术要求，包括数量、单价、金额的阿拉伯数字要书写得准确和清楚；大写金额数字要按规定要求书写；数量、单价、金额等的计算要准确无误；各种原始凭证不能随意涂改、刮擦和挖补。原始凭证如遇填错，可用划线更正法更正并由更正人员在更正处盖章以示负责，涉及现金、银行存款的凭证如填写错误，应予作废重填。

5.单据之间密切关联环环相扣

任何一项业务都是由多个控制环节组合起来的。比如基建付款业务，从可行性论证、立项、招投标、签订合同、工程验收、支付工程款、支付质保金，不管是外部单据还是自制的单据，均为过程业务接受控制导致经济利益流动的必要证明，单据贯穿业务活动的事前、事中及事后控制的每个环节，必须妥善保存系列记录或资料，确保内控建立与实施过程中的可验证性。

六、结束语

推进内部控制工作的措施多种多样，而将原始单据作为切入点是一种简便易行的控制方法，单据审核不严和保管不妥善会带来一定的财务风险。原始单据的设计要体现权责分配及业务流程；原始单据的传递要及时，避免单位事业结余波动较大；内部表单与外部票据应结合控制，促使单据控制工作规范化；内部审计部门对原始单据的监督检查应常态化，确保内部控制扎实有效。

2014年执行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》，根据我国行政事业单位的具体情况，提出了单据控制法这一重要举措。目前财政部正在进行这一制度实施情况调研，希望本文对高校提高内部控制水平起到促进作用。

课题名称：

本文系2014年中国教育会计学会课题《高校内部控制体系建设问题研究》阶段性成果。

［1］财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）（财会［2012］21号）［S］.

［2］丘永年.单据控制的原则和防线［J］.中国知网.

（作者单位：湖南农业大学）