企业电子文件档案管理初探

罗 兰 李 蔚（湖南神斧集团一六九化工有限责任公司 417100）

在庞大的网络电子信息系统中，每天都会生成大量的字符文件，其中有些电子文件会被保存下来，有些则会随着时间的前进进入“自生自灭”的境地。在当代企业的日常运转中，电子文件已然成为更加便捷的信息传播的工具，如何对电子文件进行归档储存是档案管理的一大难题。

一、电子文件和电子档案的异同

日常生活中接触到的电子文件常用的有.doc格式和.xls格式，代替以往的纸质文件。一个文件的最终定稿可能需要在word文件上进行多次修改，人们往往会保留最后一个最终稿件。对之前的初稿或者修改稿更多的会置于零落的位置，甚至会被删除。电子文件广义上的理解是一个文档以文件的形式存在于企业的电脑设备上，或者流传于内部或外部的电子邮箱等网络系统上。电子文件的存在意义主要在于帮助企业维持基本的日常工作，提高企业的管理和运转速度，确保信息的有效运转。

电子档案相比电子文件首先在一定程度上多了保密性与机要性的特点。建立电子档案的电子文件排除了电子文件储存的随意性，在一定的管理原则上将文件以固定的形式储存于网络系统上，在确保文件的可靠性和真实性后为电子文件建立储存库，电子档案由此而来。另外一些特别是涉及到人事和财务的电子文件档案管理，与普通的电子文件存档相比，特别需要做好文件的加密工作，电子档案有其便捷的部分，同时也承担一定的风险。因此，电子文件档案管理根据其自有的特点与传统文件在管理上有很大不同。

二、企业电子文件档案管理的现状

当下，随着电子文件的营运，电子文件档案管理也随着出现。但现前的电子档案管理还存在着很大的缺陷。主要体现在几个方面：首先，企业电子文件的存在显得尤为随意，特别是一旦超过电子文件的时效，文件就会随意的停留在某些计算机的硬盘或者某些职能者的邮箱，缺少对电子文件进行归类和整理并有序的对其进行归档。从最初稿到最终稿的电子档文件很少会有工作人员对其整理，并加以区分存档，档案人员也缺少对这整体文件的归属。大多数企业档案管理员会对最终文件进行存档，也只是简单的存在移动硬盘等设备，以简单的文件夹分类进行储存。

其次，电子文件档案整体缺少有序的逻辑管理系统。很多企业在面对电子文件存档的问题都处于消极的围观态度。因为，大部分企业在实行无纸化办公的同时，还伴有纸质文件的辅助。档案管理人员更多的偏重于对纸质文件的归类和存档，电子文件档案处于边缘化状态。对纸质档案的管理有系统的分类，而电子文件档案缺乏有序有规模的管理系统。

再者，电子文件档案的管理和储存在时间上受到一定的制约。电子文件的存档依赖电子设备，而电子设备的更新太快。特别是电子储存设备，电子文件格式等在短短十年内就已经将老的设备淘汰掉。十年前的电子硬盘相对现在的电脑来后说，很多都无法读取，电子档案文件的保存就受到很大影响。且电子储存设备包括像电脑硬盘，移动盘等设备都有使用寿限，且寿限都不太长久，这也给电子档案的管理带来了一定的影响。

除此外，企业电子文件档案还有一个致命的问题，电子设备容易受到病毒入侵，黑客攻击，这样在电子档案的保密性上就存在很大的安全隐患。特别是涉及到企业的安全保密文件，以黑客病毒侵入的企业泄密事件经常发生正反应了电子文件档案管理在这一方面的缺陷。

三、做好企业电子文件档案管理的几点建议

面对企业电子文件档案的现状和所面临的问题，在管理上有以下几点建议：

1.培养电子文件档案专业管理人才。人才是企业管理的核心，人才也在档案管理的核心。电子文件档案管理人才不仅需要专业的档案管理知识，同时还需要熟练掌握电子设备及应用知识。电子文件档案管理在系统性上与原始的文本纸质档案有一致性，但是在实际操作上却是完全不同的两种模式。电子文件的系统开发特别是文件的传输部分包括打字录入，图片扫描录入等，但文件的电子格式却有多中，特别是电子文件一旦入档，需要以固定的文件格式保存，即无法无法随意更改的只读文件格式保存等。所以电子档案管理人才的培养是档案管理的关键，全面型人才的培养是电子档案管理是否完善的前提。

2.建立和完善电子文件档案保密系统。电子档案与文本档案都涉及到文件的保密性，传统的纸质文件的保密系统可以在实际场所设置更高的安保系统。电子档案系统在电子信息网络下，面临的安保隐患主要来源与网络黑客，病毒木马等。在信息社会下，电子防盗系统是维护正常电子秩序的关键，电子档案系统的安保更需要有绝对的防御安全。

3.完善电子档案管理系统，包括录入系统、查询系统以及展出系统。建立完整的电子录入系统，特别是对最终的存档文件的保存系统如何区分和定义，企业的日常工作中涉及到行政、财务人事等各方面的文件信息确定最终版来入档，在存档时做好归类分配，为查询系统做好有效依据。电子展出系统是在对可以公开的文件档案做一个电子的展出，为信息所需人员做展列，同时也为宣传企业的管理及文化系统做保障。档案展出系统包括有声的音频和无声的图片及文字信息，必须回避企业的保密信息等。

4.建立有效的电子文件档案法律法规。当前电子网络系统的法律法规处于完善阶段，网络黑客等犯罪活动经常发生，有效恰当的法律法规是保障电子文件档案的积极因素。特别是在《档案法》中应增添对电子文件档案管理的规则。

企业电子文件涉及到很多商业机密，秘密性文件档案的存档与管理与商业的竞争关系有很大影响，所以对电子文件档案法律法规的建立与完善非常关键。

[1]兰家友，李文剑.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].大家， 2014(3).

[2]戚翠霞.高校电子文件档案管理的研究[J].淄博师专学报，2011(1).