浅谈基层局维修养护技术资料的归档整理

岳芳王志杰岳国祥胡涛

浅谈基层局维修养护技术资料的归档整理

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维修养护技术资料是指在维修养护工作过程中形成的、具有保存价值的各种形式与载体的历史记录，是维修养护过程的再现，在水利工程维修养护工作中占有十分重要的位置。随着工程管理趋于精细化、规范化、专业化、标准化的发展，对基层水管单位维修养护技术资料的整理、归档工作也提出了更高的要求。

一、维修养护技术资料的形成及特点

1.维修养护技术资料的形成

水利工程维修养护技术资料是承担水利工程维修养护的管理和业务单位在维修养护及一系列相关活动中直接形成的一套较为全面、规范、完整的文件材料。主要包括项目的设计、合同、施工、结算、竣工验收报告等，以相关的文件、图表、声像图片等形式存在。

2.维修养护技术资料的特点

水利工程维修养护针对的是各个基层局所辖的工程，在同一范围内重复实施，连续各年度的实施内容基本相同，导致各年度间资料大致相同。从基层管理单位的角度来说，具有年度资料相似、头绪多、分布散、不确定性因素多等特点。

（1）头绪多

维修养护技术资料涉及到水管单位、养护公司、监理单位、质量监督、设计单位等多方的资料，包括运行观测、合同签订、开工申请、任务通知、维修养护、考核结算、检查验收等各个环节，资料涉及面广、项目繁多、内容琐碎。各单位资料间既各自独立，又相互印证，整理头绪多、难度大。

（2）分布散

维修养护技术资料主要产生于施工一线，一个水管单位往往管理的战线很长，且多分为日常工程和专项工程，工程位置比较分散，资料整理人员多分布散乱，不利于资料的检查和督促收集。

（3）不确定性因素多

水利工程维修养护的实施往往受施工环境、水文天气、人为破坏等因素的影响，工程实施过程中存在诸多不确定因素，一场暴雨就可能导致月度维修养护内容的调整，甚至年度项目设计的变更，对资料整理人员的业务素质提出了更高的要求。

二、维修养护技术资料收集整理

维修养护技术资料是对维修养护项目实施过程的真实记录，各单位均应形成重点不同的资料，同一单位资料类别较多。整理过程中应分类进行整理，如下级湖局维修养护技术资料分为日常维修养护和专项维修养护技术资料，甚至日常维修养护还可分为堤防日常维修养护和水闸日常维修养护技术资料等。分门别类后的资料有利于存放，便于查找，为工程管理人员和档案管理人员都创造了便利。

资料整理人员收集材料时要事先熟知维修养护项目设计、批复，掌握维修养护施工内容及工艺，熟知维修养护标准及质量控制体系，并根据工作需要同管理人员、质量监督人员一同到施工现场查看工程质量、进度等，不能单纯地在办公室整理资料。

资料收集和填报过程中应注意以下事项：

资料要符合竣工图纸、资料编制的具体要求；

技术资料必须完整、准确、系统、装订整齐、手续完备；

反映维修养护工作过程的图片、录音（像）等声像资料应按种类分别整理，并对每个画面附以文字说明；

资料要签字齐全，字迹清晰，保持整洁；

分类分项明确，封面、目录资料要齐全，排列有序，逐页编码编订；

文字材料以A4纸为准，如有A3图纸，应按照相应规范要求进行折叠后以立卷的形式归档；

验收后，将质量鉴定书、质量保证金结算资料等及时收集归档。

三、维修养护技术资料整理归档

1.传统的资料整理归档方法及缺点

维修养护项目实施之初，各基层局技术人员对资料的归档工作都不熟悉，往往是一个年度的资料放到一个盒子里面，直接交给档案室，归档存放到永久类别之下。但是除上级批复及音像资料及相关竣工报告外，其他资料没有永久存放的查考利用价值，每年度堆积的维修养护技术资料占据了大量的空间，且资料放得比较杂乱，缺少相应的目录和页码，后期查找利用很不方便。

2.维修养护技术资料整理归档方法

随着国家档案局8号令的公布实施，对维修养护档案的规范化管理也提出新的要求。沂沭泗局编制印发了《沂沭泗水利管理局直管水利工程维修养护项目验收管理规定》，规定中明确了维修养护技术资料归档范围和保管期限，据此下级湖局的维修养护档案采取年度——保管期限的整理方法。

3.维修养护技术资料整理原则

（1）及时性

维修养护技术资料真实反映了水利工程维修养护质量，技术资料的收集、积累、整理始终贯穿于工程运行和维修养护工作的全过程，必须按照水利工程施工的进度及时整理，要与外业同步进行，避免写“回忆录”、“补资料”。监理单位与水管单位要随时检查资料的整理情况，杜绝事后补记及造假资料的现象。

（2）准确性

准确性是做好维修养护技术资料的核心。主要表现在水利工程维修养护质量评定的规范性、项目内容填写的具体性，避免以“符合要求”、“满足规范”进行简单评价，资料整理人员、审核人员及负责人签字时要把好数字关。

（3）真实性

真实性是核定工程质量等级的重要依据。技术资料的整理要实事求是，客观准确，不能因为应付上级检查、审计等脱离实际，甚至歪曲事实。

（4）完整性

完整性是做好维修养护技术资料归档整理工作的基础。各单位应设专人整理各类技术资料，根据合同的签订、任务书的下达、施工计划的制定、施工记录的填写等等，按照维修养护工作流程细致整理技术资料，确保资料有始有终、全面完整、便于查找。

4.归档、移交要求

（1）维修养护技术资料应于次年工程年度验收合格后整理完成并移交给档案室，移交时应做移交记录。

（2）资料归档前应进行整理、组卷，整理应本着“简化整理、深入检索”的原则，采用立卷和立件相结合方式科学整理，立卷应遵循文件的自然形成规律，确保文件的有机联系；立件应按照“一事一件、专事专件”的原则，确保文件的迅速检索。

（3）归档的文件资料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得随意更改。

（4）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

（5）归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用新闻纸书写和印制科技文件；禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署；字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。

维修养护档案资料是历年施工过程中对工程的施工过程及质量评定等控制和检测的依据，能反映整个维修养护过程，是履行维修养护合同全过程的真实记录，是维修养护工作好坏的具体表现，是检查验收维修养护工作的主要依据。唯有不断学习和掌握新的整理方法，才能切实做好维修养护技术资料的整理归档工作

（作者单位：1.下级湖水利管理局2216112.枣庄市安澜水利工程处277000）