论普通高校教学评估与院系档案管理

刘乐梅

（榆林学院，陕西 榆林 719000）

本科教学评估是教育部对以本科教育为主要任务的普通高等学校办学思想、办学情况和办学特色等进行全面评价的一项评估活动。开展评估工作是贯彻落实科学发展观，提高教育教学质量的根本。教学评估是地方普通高等学校建设、改革、发展的辅助推进者，是提高教育教学质量的行之有效的方案。教育部对各高校本科教学工作评估的一项重要内容就是教学档案资料,《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系》中关于教学档案资料的二级指标有13项、25个观测点,约占本科总评估数一半以上,这充分体现了教学档案在普通高等学校办学中的重要地位，由此可见,档案在教学评估工作中起着重要的作用,是评估工作的依据,而院系的教学档案又是学校教学评估档案的主体和基础,在地方普通高校的本科教学工作水平评估中起着尤为重要的作用。

一、普通高校院系教学档案在教学评估中的作用

（一）院系教学档案不仅是开展教学评估工作的基础，还是高校教学管理的基础信息源

院系教学档案作为教学活动和教学管理的原始记录,为本学校各级职能部门尤其是教务处的档案建设提供了最真实、最准确的第一手资料。只有院系教学档案才是完整、最全面，最基础的原始资料,比如:试卷，它包含试卷的分析、评分的标准、还有标准答案等；毕业论文，它包含任务下达书、工作日志、论文指导老师的修改意见、答辩会记录、成绩的评定等。此外还有班级考勤表、各个教研活动记录、教师的教案、学生的成绩、各班课程表、会议记录表、教师听课记录表、学生评教和教师互评资料等。这些资料一方面是学校教学档案的物质基础,另一方面还是学校教务处教学档案的重要组成部分。尤其是在我们的本科教学工作水平评估中,首先检查的是各个院系的教学档案,所以院系的教学档案是否真实，是否规范，是否齐全，不仅反映各个院系自身教学活动运行的真实性、有序性和规范性,更会直接影响学校本科评估中档案的有效性。

（二）院系教学档案是教学评估的重要依据

普通高校开展教学评估，是国家对普通高校进行宏观管理的一种行之有效的手段。而高校在进行教学评估时，首先必须要查阅院系教学档案。在本科评估中，不管国家教委对教学评估指标体系如何确定，专家评估组必须参阅大量的档案资料后，才能对某一所高等学校作出全面、系统、客观的评价。高校最基层的教学业务部门就是院系，而院系教学档案是在教学实践活动和教学管理活动各个环节中形成的最直接、最真实的记录。国家教委要对高校进行全面评估，必须对教学条件、教学效果、教学状态进行跟踪调查，并作出全面客观分析。由此可见，院系必须重视教学档案的建设，才能为评估提供最真实、系统、完整的依据。

二、加强院系教学档案建设的措施

（一）提高档案管理意识

做好教学档案管理工作离不开领导对教学档案建设的重视，所以院系领导应将教学档案管理工作加入到党政联席会议议事日程，保证档案管理工作的规范化、制度化、科学化。在日常工作中，不断强调和宣传关于档案工作的各项方针政策，明确教学档案在教学工作中的重要作用，给各位老师强调在日常生活中要重视对教学档案材料的收集和整理；并要配备专门的教学档案管理人员，即时收集、整理、筛选教学档案资料，并归档。建立档案检查小组，定期对档案资料进行检查，保证教学档案管理工作的正常、有序运行，这样才能保证教学档案管理工作在高校教育教学工作中发挥积极的作用。

（二）对院系教学档案管理人员进行业务培训

经过对几所高校的档案建设管理工作的调查研究中发现，大多数高校院系教学档案管理人员基本上都是教学秘书或者教务员兼职担任,都没有按要求配备专职档案管理人员。院系应尽力配备教学档案专职管理人员或明确职责指定人员来进行教学档案管理。必须加强对教学档案管理人员的培训工作,参加专门的培训会议或者参观其他高校的档案室，借鉴档案管理经验，必须使其具备专业的档案管理知识，并要不断提高其档案管理水平。教学档案管理人员必须意识到档案工作的重要性首先要懂得并熟知具体的工作方法,包括收集整理资料、分类编目。装盒要分清主次，绝对不盲目整理。其次档案管理人员要学会科学地保护档案,并且维护档案的安全。防虫，防霉，防火，防盗等工作必须到位。并且一定要建立档案借阅记录册，借还都有登记，保证档案得到很好的利用下做到不流失。最后一定要提高教学档案管理人员的计算机水平。目前高校都有学生管理系统和教务系统来管理学生的学籍档案，课程，成绩等，因此档案干练人员掌握了一定的计算机水平，才能对档案进行更科学更现代化的管理。

（三）加强教学档案信息资源的开发利用

院系应该逐步推进教学档案材料现代化和数字化建设，一改传统的纸质文档档案现状，不断加快纸质文档数字化进程，努力将纸质文档信息转变为电子档案信息，然后进行归档，并建立相关数据库包括全文数据库和多媒体数据库等。并建立电子档案目录，方便师生快捷查询。并要建立教学档案管理信息化服务网站，实现资源共享，为广大师生提供更方便更快捷的服务。

教学档案管理工作与本科教学评估工作关系密切,开展本科教学水平评估工作离不开院系教学档案资料,同时本科教学评估工作对教学档案建设有着不可磨灭的促进作用。本科教学评估对教学档案资料利用最充分、最有效，同时对教学档案资料做了最实际、最有效的宣传,它对教学档案建设起到巨大的促进作用。总之,本科教学评估工作从各个方面促进了教学档案资料的收集,也丰富了教学档案资料,档案建设管理工作也进步不少。同时院系也要不断提高教学档案管理建设，为本科评估及广大师生服务。

[1]普通高等学校本科教学工作水平评估方案(试行)，2010

[2]王宁.做好高校系级教学档案管理工作的体会[J].内蒙古科技与经济，2003(7).

[3]苏春年.充分发挥教学档案在院校建设中的作用[J].吉林军医学院学报，2000(2).

[4]张青玉.从普通高校教育评估看系级教学档案管理[J].现代情报，2003(1).