石油企业档案鉴定工作存在的问题及对策

韩秋莲

(中国石化胜利油田分公司现河采油厂，山东东营257068)

石油企业档案鉴定工作存在的问题及对策

韩秋莲

(中国石化胜利油田分公司现河采油厂，山东东营257068)

在丰富馆藏原则指导下，石油企业档案工作不断完善，库藏档案不断丰富。但由于缺乏操作性强的档案鉴定标准，超期保管档案不能按期销毁，造成部分单位出现库藏量激增甚至库房饱和现象，影响了企业核心档案保护及正常的档案接收工作的开展。因此，必须加强对鉴定工作的研究，处理好丰富与优化馆藏的关系，建立完备的档案鉴定销毁工作标准，执行档案价值鉴定销毁工作程序，加强对电子档案鉴定方法和标准的研究，实现定期对档案进行鉴定。

石油企业;档案鉴定;优化馆藏

依据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理规定》的要求，企业需对保管期限已满的档案进行鉴定。目前，石油企业积累了数量庞大的档案资料。在优化馆藏原则的指导下，企业重视档案的收集归档工作。但由于对档案鉴定工作认识不足，没有形成完整的档案鉴定工作管理制度和相关标准，导致石油企业没有实现对到期档案进行鉴定，加上销毁档案带来的风险等因素，出现库藏量激增甚至库房饱和的现象，影响了档案鉴定工作的开展。

一、石油企业档案鉴定工作存在的问题

(一)对档案鉴定工作地位认识不足

在企业档案管理工作中，档案鉴定工作既包含文件接收归档的接收鉴定，又包括对到期档案的鉴定。针对库存到期的档案进行的鉴定，把超过保管期限失去保存价值的档案进行鉴定，对无保存价值档案加以销毁，对企业有保存价值的档案重新划定新的保管期限。在档案学理论中，档案是单位或个人在社会活动中直接形成的保存备查的各种形式的历史记录。只有对日后工作有查考利用价值，才能作为档案保存。石油企业库存的各类文件材料，有些文件是精华，有些则不是。由于对档案鉴定工作缺乏应有的认识和重视，石油开发企业如何进行档案鉴定销毁工作就成了一个亟待解决的问题。

(二)档案鉴定工作没有得到重视

在丰富馆藏为原则指导下，20世纪80年代后，石油企业新建和扩建档案馆库，库房空余度增加，在企业强化档案信息资源建设为工作重心的背景下难以做到优化馆藏。石油企业档案部门长期以来注重收藏，担心档案的鉴定销毁。缺乏效益观念，不计算成本，不讲求档案保管经济效益，而造成不控制归档文件质量。以往档案检查评比也倾向如何丰富档案信息资源，重视文件归档率、完整率的考核。经过多年积累，库藏量得到丰富的同时，随之而来的是库房饱和。

目前，部分石油企业库藏大批过期会计及文书档案，由于其鉴定销毁工作的政策性、业务性和责任性强，到期档案不能进行鉴定销毁，占用了库房容量。有些单位只是鉴定，不敢销毁，一个库房移到另一个库房。大量没有保存价值的资料充斥于档案库中，导致企业重要的核心档案得不到应有的重点保护。

(三)档案鉴定工作缺乏操作性强的鉴定标准

目前石油企业执行的档案鉴定销毁标准规定了档案价值的鉴定主要是判断是否有保存价值、调整保管期限、调整档案的密级等。但由于企业没有建立与之相配套的档案鉴定销毁工作标准与实施细则，对指导企业如何进行档案鉴定工作不具有可操作性。在企业管理日趋规范化、档案类别多样化的现代企业管理工作中，仅凭鉴定销毁标准实现对档案价值的判定，显然是不完备的。目前普遍使用的档案保管期限表的线条粗，内容和条款内容不能适应企业变化，条款简单、保管期限划分档次较粗，不能与企业经营发展同步、及时更新等一系列问题，直接造成了档案鉴定部门对档案价值的判定标准模糊。

可操作性强的鉴定标准的缺失，造成鉴定工作主管随意性大，同一份文件，不同人员会有不同理解。对档案价值判断的不一致，给档案资源优化造成疑惑和困难。

(四)档案鉴定销毁带来的风险因素影响了鉴定工作的正常进行

在企业档案的鉴定工作中，企业领导和档案人员一方面是担心鉴定工作中，对档案价值准确性的判断出差错造成误销;另一方面是鉴定工作手续烦琐和后续工作量大。因此造成企业领导和档案人员对档案鉴定工作的求稳心理。著名档案学者邓绍兴指出，由于档案鉴定与其它档案业务工作不同，鉴定结果直接涉及档案存毁。如果鉴定环节有误，对档案进行销毁，将会造成无可挽回的损失［1］。有些企业领导和参与具体工作的档案人员求稳怕错的心理，造成不能按期开展档案价值鉴定及销毁工作。

(五)档案鉴定销毁工作的准确性受主观因素制约

企业档案的价值是客观存在的，而对档案价值的判断要受主观因素影响和制约。主观因素虽是无形的，但其对鉴定结果的影响却是存在的。在对档案文件进行鉴定的工作中，档案人员分工不同，文化素质、专业知识背景不同，都会对档案鉴定结果产生影响;即使是同一人在不同时间因受不同因素的影响，对保管期限的划分也会不尽相同。由于缺少可操作性的档案鉴定细则，致使档案人员对档案文件的鉴定凭个人直觉进行，鉴定的主观随意性大，造成档案人员对档案价值的判断只能是出于自己的主观认识，习惯性地套用《企业档案保管期限表》。

(六)亟待解决电子文件档案鉴定工作

随着企业管理水平的提高，企业大量文件在系统中运行。电子文件多是动态数据，数量庞大，产生分散，一份电子文件很可能是由不同系统之中的数据瞬间联结而成，同时由于电子文件大多呈虚拟状态，不能用传统的逐件鉴定的方法。当前，随着企业信息化程度的提高，企业的日常工作运行大部分是在系统内完成的。如果不在系统设计时把对电子文件价值的判断和归档要求嵌入其中，就会造成电子文件的流失。对于石油企业大量存在的电子文件档案，目前档案鉴定工作没有跟上企业信息化发展的步伐。

二、加强石油企业档案鉴定工作的对策

从企业生产、经营各项文件资料转化为档案开始到档案保管期限到期后的鉴定，石油企业档案鉴定工作是一项系统工程，它贯穿于企业档案工作始终，影响和制约着企业档案管理的各个方面。但由于企业档案鉴定工作目前存在的上述问题，使得企业档案鉴定工作不能正常和有序开展，影响到企业档案的正常接收、库房管理及档案保护工作，因此，必须对档案鉴定工作给予高度的重视。

(一)提高对档案鉴定工作重要性的认识，处理好丰富馆藏与优化馆藏的关系

提高企业负责人和档案管理人员对鉴定工作重要性和面临问题的认识。企业档案鉴定工作不仅是业务环节之一，而是一项贯穿于文件运动周期始终的系统性工程，影响和制约着各个业务环节的正常开展。国家档案工作“十二五”规划中提出要实现丰富并优化档案信息资源，石油企业必须正确认识和处理好加强档案资源建设与优化馆藏的关系，实行精细管理，保证企业核心档案、重要档案的保存，又要杜绝无保存价值的文件材料归档。

(二)建立完备的档案鉴定销毁工作标准，实现档案鉴定的定期化

石油企业应加强档案鉴定销毁工作制度建设，制定细致的档案价值鉴定标准，并纳入企业档案工作流程，增强鉴定标准的可执行性，改变目前这种由于库房紧张被迫销毁过期档案的局面。首先，应确保在归档前准确判定文件有无保存价值，从源头上避免无保存价值的文件入库，并及时对无保存价值的档案进行鉴定，对到期档案按程序进行鉴定销毁。其次，企业应根据自身实际情况制定本单位的保管期限表，针对不同文件材料规定合理的保管期限，对保管期限的划分进行细化。保管期限表须做到清晰明确、具体详细、操作性强。如美国的保管期限划分得很细，包括1个月、1年、5年，直至永久等多个等级［2］，这样就使档案鉴定工作具有更好的可操作性。第三，应学习和借鉴一些发达国家的做法，定期对档案保管期限表进行修订，以确保档案保管期限表能适应企业发展需求。

(三)执行档案价值鉴定销毁工作程序，规避档案销毁带来的风险

档案鉴定销毁工作是一项严肃的具有政治责任感和高度事业心的工作，体现着鉴定工作人员知识水平和工作能力。因此，本着对企业、对党和国家档案事业高度负责的态度，准确判定保管期限，决定档案的存毁。在鉴定工作中，首先，应重视企业档案鉴定组成人员的广泛性，由行政领导、专业技术人员、档案人员组成鉴定委员会，严格按照档案销毁制度，履行档案鉴定销毁程序，实施监销制度［3］。其次，鉴定工作人员须对档案鉴定理论进行学习与研究，结合企业档案管理实际情况，总结以往档案鉴定工作的经验和教训。第三，鉴定工作必须充分考虑企业保存档案的目的，即为企业创造经济效益;同时还须考虑到档案工作的存史作用，即档案的社会效益。档案鉴定销毁工作涉及到档案的存毁，所以在具体工作中应避免由于工作环节的疏漏造成误销。

(四)加强对鉴定工作的研究，培养复合型档案人才

档案鉴定工作要适应企业发展需求，就应设立相应机构和人员，用以指导企业档案鉴定工作。随着石油企业管理水平的提高，现代化管理方法的应用以及海外业务的拓展，新类型、新载体的文件材料不断出现。由于档案鉴定销毁工作本身政策性、专业性强，石油企业档案鉴定销毁工作的专业性和复杂程度高，要求档案人员必须具有档案鉴定工作专业知识，对企业档案文件的经济效益、社会效益和潜在效益有一个准确的判断。要实现上述目标，必须加强对现有档案人员培训，提高其档案鉴定专业知识水平;同时应注重引进档案专业人才及培养跨专业的复合型档案鉴定工作专门人才。

(五)加强对电子档案鉴定方法和标准的研究，适应数字化石油企业发展需求

随着石油企业数字化的不断推进，企业产生大量电子文件，信息量巨大，内容庞杂。因此，面对电子档案日趋增多等企业档案工作发展的新形势，石油企业档案工作应适应企业发展需求，建立电子档案鉴定标准，加强对电子档案信息的鉴定与评估。针对电子文件虚拟性、系统具有动态删除和更新数据的功能等特点，在系统设计之初，就应充分考虑到电子档案的鉴定问题，将档案鉴定标准以一种技术上可实现的方案嵌入到文件管理系统中，使系统能够独立判断当前电子文件的有用性的功能。

三、结语

档案鉴定工作是企业档案管理工作重要的业务环节之一。国内外档案工作发展历程证明:档案管理工作的重点与核心由档案整理工作为向档案鉴定转变。在当前建立数字化油田和档案信息数字化的背景下，企业档案行政管理部门和档案工作者更应认清当前丰富和优化馆藏工作中存在的主要问题，提高对档案鉴定工作紧迫性的认识，加强对企业档案鉴定工作的前瞻性研究，从建立健全制度和标准入手，在工作中培养既熟悉档案工作业务，又熟悉石油企业勘探开发相关知识的复合型人才，保证企业档案鉴定业务的正常开展。通过档案鉴定工作，缓解目前库藏量增长与库房不足的矛盾，解决库藏档案质与量的矛盾，达到优化档案信息资源的目的，从而使档案工作能更好地为领导决策，为企业生产经营工作提供优质档案信息和信息服务，在服务中实现档案的价值。也只有这样，档案工作才能在企业内部得到重视，实现与企业同步健康发展。

［1］邓绍兴，陈智为．档案管理学［M］．2版．北京:中国人民大学出版社，1999:201．

［2］韩玉梅．外国现代档案管理教程［M］．北京:中国人民大学出版社，1995:87．

［3］王传宇．关于档案价值鉴定的理论与实践(一)——问题与形势［J］．档案学通讯，2001(3):27．

［责任编辑］张小云

G272．3

A

1673-5935(2015)02-0092-03

10．3969/j．issn．1673-5935．2015．02．028

2015－03－15

韩秋莲(1964—)，女，山东东营人，中国石化胜利油田分公司现河采油厂副研究馆员，工程硕士，主要从事企业档案管理、档案鉴定理论研究。