嵌入性理论在档案管理与服务中的应用探讨

2015-01-22刘永周文迪许烨婧

档案管理 2015年1期

刘永+周文迪+许烨婧

摘要：本文针对专业分工细化与融合泛化的两极发展趋势，分析了“嵌入性”理论的由来及其在档案工作中的客观存在性。在对嵌入性应用背景、应用必要性、应用动因和应用原则分析的基础上，从社会空间的嵌入、技术空间的嵌入和业务空间的嵌入三个维度以及嵌入性专业服务、嵌入性专题服务和嵌入性知识服务三个层面对嵌入性理论在档案管理和档案信息服务中应用模式和方法进行了探讨。

关键词：嵌入性理论;档案管理;档案服务;管理模式

Abstract： With the specialty division of refinement and fusion generalization trend of social development， this paper analyzes the origin of "embeddedness" theory and the objective existence in Archives work. Based on the analysis of the application background， application necessity， application motivation and application principle of the embeddedness， it discusses the application mode and method in Archives management and information service from the three dimensions of social space embedding， technology space embedding and business space embedding and three levels of embedded professional service， embedded special service and embedded knowledge service.

Keywords： Embeddedness Theory; Archives Management; Archives Service; Management Mode

1 引言

专业分工的逐渐细化是社会发展的基本趋势，但随着技术进步和应用进程的加快，以及工业化和信息化融合的深化，产生了分工细化与融合泛化两极发展的趋势。

在网络信息化时代，专业分工的逐渐细化与专业服务的日趋多元化，也带来了生产者与消费者对专业工具和手段的依赖化、专业需求的多元化和生产与消费界限的模糊化趋势。从竞争的角度看，竞争与合作的对立也不断向竞争合作的统一，即“竞合”方向演化。从社会关系网络角度看，具有植根性的文化软实力作用也在不断强化。这些迹象已经表明，社会网络结构中各要素相互间的“嵌入性”问题已经逐渐成为一门显学。

19世纪末，一些思想家曾经提出“镶嵌”、“植根”等思想，而在理论上明确“嵌入性”（Embeddedness）概念的是匈牙利政治经济学家卡尔·波兰尼（Karl Polanyi）。该学者在1944年出版了《大转型：我们时代的政治经济起源》（The Great Transformation-The Political and Economic Origins of Our Times）一书。该书指出，在非市场经济中，经济不是一个独立领域，而是嵌入在社会和文化结构之中，具有经济活动的社会嵌入性。后来，一些经济学家认为，即使是市场经济，经济仍然嵌入在社会和文化结构之中，各种经济活动仍然受到其所处的社会结构的限制和影响。也就是说，无论是非市场经济还是市场经济，嵌入现象始终存在，只不过社会环境不同，嵌入的程度也不同。

所以，得出的结论是，经济活动受非经济活动的影响，这种经济活动与非经济活动的交互作用就是经济活动的社会嵌入性[1]。经济活动的社会嵌入性必然带来活动成本，也会带来活动资本，需要在经济学分析中加以研究。应当说，嵌入理论通过对经济学的批判，把经济学、社会学、组织理论等有信服力地联系在了一起，带来了社会网络理论和社会资本理论的研究新潮，并共同构成了新经济社会学。

通过对“嵌入性”理论的粗浅观察，我们看到，卡尔·波兰尼发现了一个原本存在却被人忽视了的客观现象，即专业领域独立的时代已经逐渐成为过去，交叉融合、协同创新与互动发展的时代正向我们逼近。从档案管理的角度看，档案、档案管理和信息服务活动同样受非自身活动的影响，同样具有社会植根性和依附性，或社会嵌入性。所以，不能仅停留在单一研究档案管理自身现象的阶段，需要与社会结构的演进相结合，将知识嵌入性、认知嵌入性、结构嵌入性、组织嵌入性、业务嵌入性、政治嵌入性、社会嵌入性、文化嵌入性和网络嵌入性等原理和应用纳入档案学研究范畴，丰富和完善档案管理的理论体系和方法体系。

在档案管理专业领域，“嵌入性”问题并非现在才有，只不过在理论上还没有对实践中的这一客观事实加以归纳和总结。

例如，在组织性嵌入方面，文书立卷归档制度中明确指出档案管理部门应对文书立卷进行指导、监督和检查，文件的平时归卷和年终定卷由现行组织的文书工作人员负责。在业务性嵌入方面，档案工作采取纳入议事日程、纳入年度预算、纳入年度计划，参加重要工作、参加项目课题、参加项目验收、参加设备验收，与任务下达同步、与进度检查同步、与成果鉴定同步、与考核奖励同步等的“三纳入、四参加、四同步”制度。在社会性嵌入方面，设立档案接收征集职能机构，建立档案移交工作制度，构建档案接收征集网络，开展档案接收征集活动;档案利用服务工作也要面向和满足社会发展、国家建设和人民群众的需求，开展借阅服务、阅览服务、复制服务、咨询服务、宣传服务、证明服务、目录服务、文献服务和开放服务，等等。

档案管理和档案信息服务中应用嵌入性理论和方法，应根据档案工作的特点和档案用户的特点，进行理论和方法的平移和再创新方能得以有效实施。就目前的工作情况来看，先从构建嵌入性档案社会组织网络，建立嵌入式档案信息研究开发团队，增强信息网络技术和手段的应用能力，进行嵌入式档案信息利用需求调查研究，开展嵌入式专业服务和科学决策服务等方面入手，层层展开、逐步深入和加以推进更为合适。

2 嵌入性理论应用的必要性

长期以来，档案管理与档案信息服务还存在管理服务机制与模式制约，档案管理部门与社会各领域还没有有效地融入，档案工作者的专业化素质和能力还不够高，档案开放式主动服务效果和质量不尽如人意等系列问题。信息网络社会所带来的信息服务泛在化、信息需求多元化以及社会网络组织滞后性等现象使这些问题更为突出。

2.1信息服务的泛在化。服务的泛在化主要指服务无所不在。由于信息网络和智能工具的普及和深入应用，信息环境发生了根本性变化，数字信息的可获得性迅速增强，信息服务也迅速从专门机构的主导性业务转化为一般机构的增值性业务[2]。信息用户获取、利用、生产、发布、管理、存储和拥有信息的来源与渠道更加广泛、成本更加低廉、手段更加灵活、查阅更加便捷、交流更加透明、时空更加可近。形形色色的搜索引擎、智能应用等，因其具有“在身边”、“在眼前”、“在指尖”等信息可近性优势，愈来愈多地被用户接受。图书情报与档案部门面临用户离自己愈来愈远的困惑和压力，这种形式迫使信息管理与服务部门改变自己并跟进时代。就档案管理部门来讲，拓宽档案管理与服务的视野，以更加开放的姿态融入社会信息工作与生活之中，发展共建共享型档案社会组织信息网络，才能更有效地实现档案信息资源的价值、提升档案工作的社会影响力。

2.2信息需求的多元化。需求的多元化主要体现在三个层面：其一，需求主体的多元化。信息网络化的高速发展，人们对各种信息利用意识不断增强，需求主体随之呈现多元化景象。从机构组织上看，政府、企业、高校、研究院所等为科学决策和知识创新，对信息数量和质量的需求强度增加;从角色群体上看，工人、农民、知识分子等受个人发展空间期望值增长的影响，对信息的需求更广泛。其二，需求客体的多元化。网络应用的普及使信息生产和信息利用界限模糊化，导致各领域的信息爆炸性增长。政策信息、科技信息、文化信息、教育信息、医疗卫生信息、运营管理信息、法律法规信息、市场经济信息、农业信息等交织演进构成了需求客体的多元化局面。其三，需求媒介的多元化。信息载体和传播的媒体已超出传统实物载体范畴，虚拟载体与新传播媒体逐渐成为主流，且技术进步将为人们提供更多的、更便捷和更直观的需求媒介。

总之，面对需求的多元化发展态势，单品种、单渠道的信息服务自然无法适应，客观上提出了嵌入式信息服务的新要求。将嵌入理论和方法应用于档案管理与服务，突破自我封闭的局限，建立新型的社会网络化档案工作模式，是促进档案管理与服务方式多元化，满足网络时代用户不断增长和日趋广泛的信息需求的必然选择。

2.3网络组织的滞后性。高度发达的信息网络已经深入到社会生活的各个层面，人们在虚拟的社会环境中工作、学习和生活已经成为常态。但是，现实的社会生活与虚拟的社会生活之间没能很好地互动发展，甚至一些情况下，人们更缺乏对现实的社会网络进行有效的组织和参与，人际关系变弱，组织间的合作趋于不稳定。

就目前的情况看，社会组织信息网络出现滞后化现象，面对面的信息交流在逐渐减少，虚拟信息网络的开放性和现实社会网络的封闭性共存，产生了新的网络组织性鸿沟与障碍。应当说，虚拟网络环境不管多么发达，仍然是一种工具，现实的社会网络仍然是工作和生产活动的重要载体，这一点往往容易被人们忽视。社会组织信息网络的滞后性主要表现在社会网络结构的失衡性，也就是专业信息服务机构没能很好嵌入到各种类型的社会网络组织之中。

与社会网络组织结构失衡性并存的还有服务文化观念的脱域性、社会网络关系的断裂性、信息组织与信息服务的漂浮性、社会参与机制的不健全性、民间社会服务组织的松散性、服务体制和机制制度设计的局限性等方面[3]。社会网络组织的滞后性带来的主要问题是信息管理与服务方式的僵化，客观要求档案部门要强化社会参与意识，用嵌入性思维突破管理体制和主观意识的制约，强化社会网络组织的协同作用，与广泛的社会资源相互支撑，实现档案信息资源的社会网络化配置，提升档案信息资源的社会价值。

应用嵌入式理论开展档案管理和档案信息服务工作，通过网络交流、需求互动、专业跟进、协同互补等制度设计，是改进档案管理模式，形成集群优势，提升服务能力的重要发展路径。

3 嵌入式网络形成动力分析

社会网络成员愿意互相嵌入的动因主要是在知识、技术、物质、社会等资源上存在供需不均衡性或称供需位势差，即拥有资源的能力和获取资源的需求存在一定的位势级差。只有存在资源供需位势差，才可产生互相嵌入和形成系统网络以实现资源共建共享的动机。

3.1知识资源供需位势差。知识主体通过消化吸收、传播应用、更新创造等活动，积聚资源并形成特有优势，形成知识主体势能。知识势能是指某一时期或时点，一方知识主体与另一知识主体相对的知识水平或状态，能够反映特定知识主体占有特定知识资源优势的程度[4]。知识位势是指拥有一定深度和广度知识的主体所具有的能量态势，表征主体积累的知识存量在组织中的位势或称势能[5]。知识势差表示不同知识主体在某一特定时期同类知识上知识位势的差距。知识势差能够表征不同主体之间知识支配能力的差异，其包含横向势差和纵向势差两种类型。知识势差中存在知识数量与知识质量两重因素。知识的数量是指知识广度，即知识多元性;知识的质量是指知识深度，即知识主体在某单一知识面所处的位置。

社会网络中不同主体的生活环境、经济环境、教育环境不同，拥有的知识资源也不同，知识资源分布具有不均衡性。同时，不同专业领域积聚的知识结构存在专业化趋向，存在知识位势差。知识存量的广度和深度直接影响着知识位势，它们的知识差异引发各个主体之间的交互，促进其知识转移、知识扩散等。在知识嵌入性服务活动中，社会网络中各成员拥有知识的质和量是有区别的，存在相对高位势的知识成员和相对低位势的知识成员。成员知识存量越丰富，知识位势高的成员向外界传播知识的可能性越大，越有可能成为知识源;知识位势低的成员吸收知识的可能性很大，成为知识接受方[6]。知识势差的影响存在一定的阈限。知识势差过小，知识流量相对不足且转移动力较弱。知识势差过大，一定程度上限制主体吸收学习能力。因此，适当的知识势差，一方面促进知识流动，加强知识转移效果，另一方面有利于增强主体对知识的吸纳能力。

知识资源供需位势差是运用嵌入性理论开展档案管理和档案信息服务的主要动力之一。就所包含的知识而言，相对于图书、情报和相关资料，档案信息资源更具有知识的显在性、原始性、稀缺性、专业性、独具性、连续性和不可替代性等特点。档案形成于各专业领域职能活动之中，由社会工作和生产实践活动中解决现实问题的指导文件而来，本身就是知识运用于实践生成的新知识产品。因此，档案管理机构在基于档案信息资源的知识化服务中具有独特优势和地位。但是，应当看到档案管理部门对档案知识资源的挖掘与服务的意识还不够强、专业还有局限、能力还不够高，专业化的知识位势差别还没有真正形成，知识服务的动力显现出自身的不足，这正是我们需要着力研究和解决的现实问题。

3.2技术资源供需位势差。技术位势差主要表现为待嵌入的社会网络各节点成员单位相互之间所存在的技术差距。技术供需位势差可以产生相互嵌入的期望，如果技术势差适中，信息服务机构占有一定的技术高位势的情况下，嵌入的可能性就会明显增大。当然，技术势差过高或过低均会因为嵌入双方对技术的消化吸收能力过于悬殊反而会影响嵌入的可能性。技术势差还表现在技术革新的时间差方面，如果嵌入的各方在技术更新速度方面比较一致，则嵌入的可能性也会明显增加[7]，反之，相互嵌入的可能性会减少。

档案专业化技术服务主要依靠档案中技术资源的系统化组织和强化现代技术应用水平，增强服务的科技含量两个方面形成一定的位势，通过嵌入式管理模式的创新，为现实的科研、生产服务。

3.3物质资源供需位势差。物质资源供需位势差主要表现为社会网络节点成员单位所拥有的物质资源供需的不均衡性和差异性。物质资源供需位势差是组织联盟、集群网络、人际网络等社会关系网络形成的动因之一。一些学者认为所拥有的物质资源构成的不同环境具有不同的认知体系和价值观体系。行动者因其具有获取对自身有利的资本和物质利益期望，会倾向于认同合作对象的认知体系和价值观体系，从而达成相互嵌入意愿，形成联盟式或集群式社会组织信息网络。当然也有例外，因为人们除物质利益以外，还有权力、地位、身份、荣誉、信仰和操守等非经济动机[8]，这些不一定会因物质利益的追求而改变。“道不同不相为谋”，认知体系和价值观体系不同，则难以产生相互嵌入的动机。

物质资源供需位势在应用嵌入式理论开展档案管理与档案信息服务中的动力作用虽不明显，仍可以从普遍认知体系和价值观体系出发，构建嵌入式档案社会组织信息网络。实际上，各级各类的档案馆与高等院校共建大学生社会实践基地、与中小学共建爱国主义教育基地和举办公益性档案夏令营活动、与部队联合开展国防爱国主义教育活动等，就是从社会责任感、使命感、核心价值观、创新精神和实践能力等普遍的价值取向出发构建起来的。我们可以在此基础上，运用嵌入式理论，拓展专业领域，共建信息网络，开展更广泛和更深层次的档案信息服务。

3.4社会资源供需位势差。与物质资源和人力资源对应的还有社会资源。按嵌入性理论，社会资源是组织和个人所处的社会网络关系，以及社会网络关系之上形成的信任、互惠与合作等无形资源。不同的社会组织在拥有社会资源上存在位势差距。经济学界认为，充足的社会资源可以拓宽资源获取渠道、降低权益资本成本，但对社会资源的过分投入也可能成为额外的负担[9]。

档案管理部门作为社会文化事业机构，在建立确保档案安全保密的档案安全体系、建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系等“三个体系”建设中，要求将包括组织和个人在内的社会资源纳入到档案信息资源视野。档案管理的各个环节需要覆盖社会的各个层面，构建更广泛的社会共建共享的档案管理与服务利用有机体系，充分发挥信任、互惠与合作等无形社会资源优势，提升档案管理与服务能力。

以上是对嵌入期望和嵌入动力的主要因素所进行的分析。当然，嵌入的可能性还会受其他方面因素的影响。例如情境关系、组织关系、私人关系、地缘关系、血缘关系、社会关系、国际关系、受限领域、竞争关系以及价值取向、政治、政策、制度等方面。

档案作为反映工作职能活动面貌的最原始的历史记录，其所包含的信息和知识具有完整、准确、系统、精练、专业、真实、可靠等独特的资源优势，其中的部分资源具有不可再生性，所包含的一些重要的历史印迹、活动轨迹、凭证信息、重要数据等具有不可替代性，这些均是档案知识资源在供需位势上的独占和独有特点。但是，这些优势还是一种资源禀赋优势，为有效开展嵌入式管理和嵌入式服务工作，仍需深度挖掘档案知识资源并系统地构建相应的管理与服务技术平台体系，使档案信息资源供需位势差在所要嵌入的各专业领域均有适当的提高，才能使这种独特的优势得以在社会网络中最大限度地发挥。

4 嵌入性理论应用原则

4.1嵌入条件性分析。任何理论的应用都需要在一定的条件下进行，在档案管理与服务应用中也非必须无限嵌入。档案管理与服务工作中应用嵌入式理论的主要根据是基于档案具有一定的社会植根性和社会依附性这一判断，强调档案工作在一定程度上应与社会政治、制度、经济和文化进行融合，在发挥档案管理社会功能的同时推动档案事业的发展。也就是说，档案工作的开展不能孤立、封闭地进行，也不能将档案工作抽象化和理想化。站在社会学与档案学的学科本位之上，用更宽的视野，在更大的空间中，将社会多环境变量的影响纳入档案工作理论和实践研究框架，进行具体化考察，并进行一定的拓展性研究[10]，才能够更加客观地分析档案事业所处的社会地位，丰富和完善档案管理与服务理论和方法，提升档案工作水平和档案社会服务能力。

上述讨论强调的“一定条件”和“一定程度”意指档案工作对嵌入性理论的应用不能走极端，强调的是适度性，也就是要避免嵌入不足和嵌入过度的问题。嵌入性理论应用研究的重点在于明确自身档案管理工作所处的社会环境，正确认识社会网络结构和功能，进行选择性嵌入设计。

嵌入不足和嵌入过度均源自关系错位，即没有把档案自身工作实际与所处的社会网络进行有效的融入和结合，没有把立足本位和把交叉协同、优势互补作为统一体，对所处的社会网络的结构与功能调查分析不足，没有对嵌入的模式、机制、交互作用和功能发挥进行具体设计，从而不能充分发挥应有的效用。嵌入不足主要表现为过度强调本位，融入层次和深度不足;嵌入过度主要表现为过度脱离本位，融入层次和广度宽泛。

4.2嵌入性应用原则。为了克服嵌入性理论应用的局限性，需遵循一定的原则，包括邻近性、认同性、对等性、互补性和规范性等五个方面。

邻近性原则。嵌入对象的选择应以服务对象本地性、职能活动邻近性、工作网络一体性、服务需求经常性、社会关系和谐性、利益趋向互补性、工作目标确定性、价值链条稳定性、专业分工明确性等为首要条件。

认同性原则。嵌入对象的选择应在思想、行为、能力、目标、规范、制度、管理和效益等方面取得相互认同、信任、接纳、和谐和一致的基础上进行。

对等性原则。即没有隶属关系，地位相等，相对独立、各具特色、求同存异、互为条件、互相配合、相互制约、互补包容、理性交叉、有限融合。

互补性原则。能够形成互补、互利、互换、各负其责、资源共享、各取所需、相互协调、相互影响和相互学习机制，具有整体共同克服和解决面临的挑战和问题能力的战略联盟关系。

规范性原则。进行必要的制度和规范设计，形成网络组织各成员共同认可的行为准则。

5 嵌入式管理机制分析

嵌入性理论探讨的是客观存在的社会植根性现象，有一定的原生性和自发性，但有意识地构建嵌入式管理机制，将档案工作融入所处的社会环境之中，才能充分发挥档案部门与社会各领域的交流、协同、互动功能，合力助推档案工作的发展。

嵌入机制可分为社会空间嵌入、技术空间嵌入和业务空间嵌入等三个方面的机制，还包括认知空间、文化空间、虚拟空间、物理空间等方面的嵌入机制。以下仅对档案工作的社会、技术和业务空间的嵌入式管理机制进行讨论。

5.1社会空间的嵌入。社会网络的有效融入是运用嵌入性理论创新档案管理工作和开展档案信息服务的重要保障。由于档案工作的各个环节与政府机构、高等院校、科研院所、社团组织、经济实体之间存在着更为密切的关系，各级各类档案行政管理部门和档案业务管理部门在社会网络环境中拥有比图书情报部门更有利的资源和优势。档案管理部门可以运用嵌入性理论，强化融入社会网络的意识，积极拓展与社会网络交流互动的渠道，构建并巩固和加强与社会组织结构中的个体、群体和网络在信息资源共建共享中的共生关系，则可以更加密切档案管理组织与档案信息用户之间的协同关系，建立和增强与档案用户之间的交互性、互补性、参与性、共建共享性和相互依存性，逐步形成新型的档案管理机制和档案信息服务模式。

社会空间嵌入的有效方式是构建档案网络组织信息联盟，形成档案管理集群网络。一般来讲，联盟组织之间拥有的信息和资源具有可替代性和不对称性，联盟组织具有熵减性和竞争性，网络节点具有断裂性，联盟动机具有触发性和交流性等特点。同时，按人与人、组织与组织之间相互交流的强度观察，组织之间存在弱联系和强联系。一般说来，组织内部和群体内部多存在强联系，不同群体、不同组织之间多存在弱联系;正式或同类组织多存在强联系，非正式或跨类组织多存在弱联系。

在应用嵌入性理论构建档案信息组织社会网络的过程中，从理论和应用层面构建高质量的信息桥和完善广泛的弱联系，在此基础上强化弱联系与强联系之间的共生关系，充分利用信息网络，疏通信息交流渠道，及时修补断裂的节点，形成良性的网络组织信息可持续发展生态环境。

档案部门应根据社会空间的有效嵌入要求，充分运用先动和跟进两种推进方式，先行建立和打破路径依赖，创建更多的弱联系通道，促进档案社会组织信息联盟的成长，使以网络为主体的网络组织间信息联盟活动得以有效开展，提升档案社会网络信息组织的整体优势。

5.2技术空间的嵌入。目前，档案信息化工作已经进入了快速发展的阶段，各种现代信息技术手段在档案管理工作中不断地得到运用，在虚拟的信息空间之中开展档案管理工作与档案信息服务工作的比重在不断增加。因此，技术空间的进一步嵌入有利于提高档案管理的效率和信息服务的绩效。

在嵌入性理论的指导下，档案工作者应当密切追踪和跟进新技术的应用，将档案信息网络的节点延伸到社会网络的各个层面，借助各种新媒体技术丰富和完善档案信息网络平台，在档案信息资源无障碍聚合、协同化开发、个性化管理、知识化组织、可视化供给、泛在化推送、全景化宣传和全程化融入等方面提升至新的高度。

技术空间的嵌入具有双向嵌入的特点。一方面，档案信息网络可以无缝嵌入到政务网络、物联网络、移动通信网络、广播电视网等网络之中，通过有效的融合开展深层次的档案管理与档案信息服务工作;另一方面，将现有的信息技术和相关应用嵌入到档案管理信息化平台之中，如利用嵌入式系统、互操作系统和结果融合[11]等技术对网络信息资源进行有效的集成、对用户需求偏好进行数据挖掘、对用户信息需求进行自然语言的检索、对用户的潜在需求进行感知、对用户的情境进行判断并以此将档案信息定向推送，更好满足档案信息用户的需求。

5.3业务空间的嵌入。业务空间的嵌入主要体现为档案工作全面参与各专业领域具体业务工作并进行有效融合，从管理制度、组织体系、创新团队和信息平台等方面建立良性业务双向互动关系，形成工作制度和管理规范。业务空间的嵌入包括业务部门嵌入、业务人员嵌入、业务内容和业务平台嵌入四个方面，通过全面嵌入，构成档案部门介入的新型业务工作组织信息体系。

传统的被动式或订单式的档案信息服务方式，按照客户提出的需求开展档案工作，会产生多数档案部门所面临的共同困境，如业务拓展不顺、客户需求不明、用户行踪不定、用户资源流失的问题。

构建业务空间嵌入式管理模式，可以变买卖式、订单式、合同式、外包式的档案管理模式为伙伴式、融合式、合作式和共生式档案管理模式。通过嵌入式用户需求挖掘和延伸用户需求开展档案管理与服务活动，深入服务对象系统的专业和业务腹地，系统参与其业务工作流程，在把握用户显性需求的同时深度挖掘用户的潜在需求，延伸客户需求和创造新的需求，形成新的嵌入式、零距离的服务模式[12]，就可以建立相互间的信任、共生、共赢和依赖关系，变短线为长线，保障相互之间的可持续和健康稳定发展，也会增加和拓展新的机会，获得多边共赢的良好效果。

业务空间的嵌入，可以使档案工作者与所涉及专业领域的业务工作保持密切联系，及时了解和掌握业务进展以及存在的热点和难点问题，把握需求、明确分工、规范流程，对口服务，提高档案的收集、管理、服务的水平和质量。

当然，业务空间的嵌入应以档案部门在知识资源、技术资源、物质资源和社会资源建设方面取得一定成效为前提进行，否则，这种嵌入可能因一厢情愿而得不到真正实施。

6 嵌入式档案信息服务

嵌入式档案信息服务包括嵌入式专业服务、嵌入式专题服务、嵌入式知识服务等多个方面。

6.1嵌入式专业服务。嵌入式专业服务就是建立参与用户专业活动的档案信息服务。从社会网络结构的考察出发，把个体、群体和组织网络的生态关系作为一种动力，研究用户专业活动的信息需求行为，建立新的工作机制，通过互动与合作，开展档案信息服务。

较早把嵌入性理论引入信息资源服务模式研究范畴的是图书馆学领域。1993年，美国学者托马斯·达文波特和拉里·普鲁萨克（Thomas Davenport & Larry Prusak）在《公司资料库的产生》（Blow Up the Corporate Library）一文和比利时学者米歇尔·鲍文斯（Michel Bauwens）在《网络图书馆员宣言》（The Emergence of the “Cybrarian”）一文中分别使用了“嵌入式”概念[13]，提出了图书馆员要走出图书馆进入行业领域和开展网络信息服务的理念[14]。

自此以后，国内外图书情报界的学者们围绕“嵌入式服务”分别提出了“嵌入式馆员”、“嵌入式学科馆员”、“嵌入式图书馆服务”[15]等理念并展开专题研究，分别提出了诸如物理嵌入、组织嵌入、虚拟嵌入、目标嵌入、功能嵌入、流程嵌入、系统嵌入、时空嵌入、能力嵌入、情感嵌入、协同嵌入、社会嵌入、数字嵌入[16]和嵌入式服务的思路并对其实现路径进行系统化探索。

目前，有关嵌入式档案信息服务的研究还没有开展起来，也没有关于档案信息嵌入专业服务方面的探讨。档案信息资源和图书情报信息资源在开发、利用和服务方面具有一定的相通性，因此，可以借鉴图书情报领域在嵌入式服务方面已有的研究成果，以社会网络组织结构为载体，探索各类空间集合中开展嵌入式信息服务的机制和模式，介入专业领域进行全过程需求分析、行为判断、偏好挖掘、信息交互、共建共享并以此为基础开展个性化和情境化信息服务，以提升档案信息服务的质量和水平。

在有效嵌入社会网络的基础上，深度挖掘社会网络节点的信息需求，有效利用社会网络关系的信息通道和社会网络动态交互的动力引擎，构建更加广泛的档案信息资源管理体系和服务体系，提升档案信息共享服务能力。同时，拓展档案的收集和征集工作范围，丰富档案馆藏，形成新的档案资源优势和档案服务能力。

6.2嵌入式专题服务。专题信息服务是档案服务利用工作的一个重要组成部分。传统的档案专题服务一般是围绕领导、各部门和群众需要，通过开发档案信息资源，规划和设计档案服务项目，对档案信息进行研究、加工和开发，以各类编研成果、汇编成果、科研成果等形式开展专题档案信息服务。档案专题服务的性质是通过考察档案用户的当前信息需求，定向研究并提供档案研究成果的主动式信息服务，相对于被动式服务有很大进步。然而，定向并不代表个性化、专业化、互动化、双向性、复用性和共建共享性，其服务的深度、广度、质量、水平和绩效存在先天不足。

嵌入式专题档案服务是以全过程参与用户专业领域的管理活动、科学研究和生产实践为基础，整合社会网络中的各类人力、财力、物质资源和技术力量，以双向嵌入方式，优势互补、协调互动、相互支撑、共建共享和合作创新，而开展的专题档案研究与服务。

其实，类似的档案信息服务在实际的档案工作当中也不乏其例，只不过因缺乏相应的制度设计而显现出其临时性、突击性或应急性特征。从这个意义上讲，嵌入性专题服务具有持续融入用户情境需求的定向信息服务特点，这一服务功能的发挥将带来档案信息服务模式的变革。

嵌入式专题档案信息服务还具有全过程融入用户情境需求的特点，不同的工作活动因其具有不同的规律，应具有不同的合作流程、参与流程和档案专题信息服务流程。例如，面向机械工业产品设计开发的档案信息专题服务，其服务流程按质量标准体系要求，一般应跟踪决策、设计、定型生产、持续改进等各阶段，其中设计阶段又分为初步设计、技术设计和工作图设计等环节，融入其情境信息需求，开发信息资源和开展信息服务。

6.3嵌入式知识服务。把嵌入性看成档案知识化功能的重要特性之一，将档案信息的知识组织、加工、处理和服务嵌入社会网络结构中，可以更全面地认识知识的社会价值，更好地开展知识服务。

开展嵌入式档案知识服务应突破档案知识载体认识的局限，在知识的内容和形式两方面进行拓展。即将书本、头脑、个体、网络、方案、工具、软件、硬件、封装、演进、静态、动态、专业、泛在、抽象、具象等涉猎的知识纳入档案知识组织体系并嵌入到构建的档案社会网络结构之中。同时，充分利用社会网络的交互、汇聚和融合的特征[17]对知识体系进行重新认识和组织，构成新型的嵌入式档案知识网络或档案人际知识网络。这种嵌入式知识网络，以社会网络节点为单元，以社会网络关系为通道，以网络交互作用为动力，进行增值化组织、传递、交流和共享，增强知识服务的专业性、亲和性、可信性、交互性、共建性、分享性、多赢性、后效性和成长性，形成档案知识生产与服务的自适应良性循环生态环境。

7 结语

关于嵌入性理论的应用问题，图书情报界借鉴哲学和经济学界的研究成果，较早开展了研究，也形成了较为系统的研究成果，而在档案工作中的应用研究还没有开展起来。本文对嵌入性理论产生的背景、在档案管理中应用的必要性、应用的原则、嵌入式档案管理机制和嵌入式档案信息服务等方面的内容进行了初步探讨。

嵌入性理论在档案管理与服务中的应用涉及面比较广，既有档案业务管理问题，也有档案行政管理问题，以及档案人才队伍、档案职业教育、档案信息网络、档案法律规范、机制体制建设等方面的问题。从嵌入性理论应用研究的内容上看，包括过程嵌入、网络嵌入、增值嵌入、集成嵌入、组织嵌入、结构嵌入、文化嵌入等，以及嵌入、脱嵌、再嵌入、双重嵌入、双向嵌入和叠加嵌入等嵌入性原理在档案管理中应用问题。这些内容和问题研究的空间还很大，有待相关学者进一步开展讨论并期待在这些领域或方向上有更加系统和高质量的研究成果出现。

*本文系国家社会科学基金课题“智慧城市背景下的档案信息化研究”（项目编号14BTQ070）研究成果之一。

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