事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架

张宝燕

摘要：作为事业单位管理工作的重要任务，档案管理水平的好坏关系着事业单位各项管理工作的协调与高效进行。档案管理工作一直以来也是事业单位的工作重点，决定着事业单位的自身发展。本文就当前环境下，事业单位如何加强办公室档案管理工作进行分析，就一些新方法、新思路进行研究，提出一些加强档案管理工作的创新思路。

关键词：事业单位  办公室管理  档案管理  创新思路

随着国家对于事业单位的改革不断深入，作为内部管理的重要组成部分，事业单位的档案管理工作不仅与事业单位内部高效运行有着密切的关系，档案管理水平的好坏还是决定事业单位自身发展的重要前提。而面对新的经济环境，要保持事业单位的积极性，就必须关注到事业单位的办公室档案管理，笔者结合档案管理工作多年的经验，就当前环境下事业单位如何加强办公室档案管理进行分析，就存在的一些问题进行探讨，并提出办公室档案管理的创新思路。

1 事业单位办公室档案管理的基本原则

1.1 规范、灵活的统一原则

众所周知，事业单位的工作制度是完全按照国家的标准来制定与执行的，这也说明，事业单位的管理工作必须体现出一定的规范性与标准化。但事实上，在实际的事业单位管理工作中，并不提倡这样千篇一律的档案管理方式，在实际的工作中，因事业单位的性质不同，其档案的管理方式也应有所不同。所以说，档案管理的制度与方法应根据事业单位办公室的工作特点进行制定，要不断挖掘办公室自身的特点，不断探索和总结，建立一套完善的、全面的规章制度。

1.2 职责和权益兼顾的原则

在制定事业单位档案管理工作的过程中，要首先明确工作职责与范围。针对办公室档案管理工作而言，必须首先明白和清楚档案管理工作的工作目标与任务，适当对档案进行定期和不定期的指导和检查等。同时，明确好档案管理工作人员的权限与责任，以工作人员的合法利益出发，合理地制定档案管理原则。这样一来，才能够激发工作人员的工作热情，更加积极地投入到办公室档案工作中来。

2 事业单位办公室档案管理的现状与特点分析

2.1 缺乏对档案管理工作重要性的认识

从众多事业单位办公室档案管理工作的实际情况来看，大多数的事业单位都没有对办公室档案管理工作进行充分的认识，对其重要性不够了解。不管是从单位领导还是职工方面来讲，都没能引起足够的重视，在对管理职责与年度考核上，也没有对档案管理工作的指标进行纳入。这样的现象也就导致了档案管理工作人员对自身工作的不自信，认为档案管理工作对于事业单位的发展起不到作用。另外，单位对于办公室档案管理的认知不足，有的单位甚至缺乏基本的资金投入与档案软硬件配备，这也严重阻碍了办公室档案管理工作的发展。

2.2 缺乏高综合素质的办公室档案管理人员

从档案管理学的角度来看，事业单位的办公室档案管理工作不仅是一项专业性极高的工作，更需要技术性较强、专业素质高的工作人员来进行。而当前的情况最为突出的也就是人员素质问题，因事业单位的特殊性，在人事改革的过程中，由于机构调整和重组，工作人员与岗位之间会发生变化，这就导致了一些不具备专业档案管理能力的人员或者说业务能力不强的人员从事了办公室档案管理工作。而对于这些专业素质不高，业务能力尚有欠缺的职工来讲，单位没能给予一定的培训与指导，也使得职工对工作产生消极情绪，更不利于办公室档案工作。

2.3 缺乏对现代信息技术的运用

随着现代信息技术的发展，各种各样的现代化技术与手段运用到事业单位管理工作中。就事业单位的办公室档案管理工作而言，特别是网络技术的运用，给办公室档案管理工作带来了极大的方便。而由于对档案工作的不重视，缺乏资金的投入，许多事业单位在引进现代信息技术到办公室档案管理工作上做得不够好。而为了档案资源的信息化与数字化，并逐步实现事业单位内部资源共享，更应该结合现代的计算机技术与网络技术，进一步促进事业单位办公室档案管理的信息化与现代化水平。此外，因从事档案管理工作的人员缺乏对现代信息技术的了解与应用，对于灵活的设备与软硬件使用还存在一定的问题，这也是导致现代化信息技术得不到有效利用的重要原因。

3 事业单位加强办公室档案管理的创新思路

3.1 建立并完善办公室档案管理制度

首先，制度的完善是任何管理工作的前提，想要提高事业单位的办公室档案管理工作，就必须有一个有效的途径和方法，建立办公室档案管理工作的规章制度并不断完善其制度环境，以保证办公室档案工作的规范性。其次，必须依据事业单位办公室档案管理工作的实际情况出发，建立相应的管理机制，并不断从制度上来改进和促进档案管理的规范性与科学性，以实现档案管理工作的需要。同时，要提高从业职员对办公室档案管理工作重要性的认识，建立相应的约束机制来引起重视，要求职工严格的执行档案管理的制度规范，并逐步构建和完善制度。

3.2 提高办公室档案管理人员的综合水平

办公室档案管理工作水平的高低是决定事业单位发展的重要基础，而为了更好的管理办公室档案，人员的因素必不可少。前面介绍过，办公室档案管理工作是一个系统性较强，综合性高的工作，因此，其对于从业人员的要求也较高。事业单位必须明确好办公室档案管理的岗位职责，从能力与责任上来完善队伍建设，出于岗位变动的考虑，要确保档案管理人员的整体水平，应不断开展能力培训与实践性的培训活动，以提升档案管理人员的能力与知识，进一步提升其管理经验，增强责任感，扎实档案管理的理论基础与实践知识，以此来确保事业单位办公室档案管理工作的队伍水平。

3.3 推动现代化的信息技术的运用

事实上，档案管理向信息化网络化发展是未来的必然发展趋势，也必然是实现档案管理现代化的方向。所以，在实际的办公室档案管理工作中，应将现代化信息技术充分运用起来，切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作，实现档案工作的现代化发展。可以通过借鉴国外一些先进的档案管理经验，利用光盘、缩微等技术，或者声像等技术来实现事业单位办公室档案工作的数字化。除此之外，还应加大对事业单位档案管理的现代化信息技术的投入，并加快现代化管理进程的发展，以充分发挥出信息社会中档案管理的价值。另外，必须加强事业单位档案管理工作的经费投入，通过资金的投入，与加大宣传力度，促进办公室档案管理工作的健康发展。

4 结语

总而言之，事业单位的办公室档案管理工作是一项综合性高，系统性较强的工作，其管理水平的好坏直接影响着事业单位的内部管理与发展。而针对当前环境下事业单位的办公室档案管理工作存在的问题，我们必须采取针对性的措施，建立并完善相应的管理制度，不断提高档案管理人员的水平与综合素质，并投入资金运用起现代化的信息技术，以实现事业单位办公室档案工作的信息化、现代化。

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