对医院退费管理的思考

周舒

摘 要：保证资金的安全是医院财务管理的重点之一，近年来，医院规模迅速扩大，门诊住院量提高的同时，退费的数额也相应增多。加强收费票据日常监管，完善医院退票的管理制度，能为医院良好运营提供支持。

关键词：医院；退费管理

退费主要包括门诊退挂号费、检查费、药费和住院退院及出院时找还给患者的预缴款，其金额作为收入的减项在日报表中反映。近年来，医院规模迅速扩大，门诊住院量提高的同时，退费的数额也相应增多。管理跟不上让许多错误不能及时被发现，也让舞弊有了空间。本文就退费具体操作过程中可能发生的错误或舞弊进行探讨，从操作流程、计算机程序及人员素质三个方面完善医院退费的管理。

一、错误及其发现途径

随着病人的增多，收费处的工作量及收费员的人数都在迅速增长。忙中难免出错，且新手也难免出错。为了保证会计数据的正确性，及时发现这些错误，审核人员的把住最后一道关就显得极为重要。审核人员拿到的对账资料，归纳起来就只有三类：报表，交款单，退票。把这三类资料进行系统地账实、账账核对，许多错误就显而易见了。

1、先将操作员日报表与汇总报表核对，确认汇总报表的应交现金为所有操作员日报表金额之和，以保证报表的完整性。退费的金额包含在每日的应交现金中，在报表中也会单独列示。若只是核对每份报表后所附的退票是否与该收费员报表上的金额相一致，一旦发生负责收报表的组长漏收了一人的报表的情况，就很有可能把该收费员的报表和他所有的退票都一同漏过了。

2、在确认操作员日报表齐全之后，再将日报表与退票清单及所附退票核对。正常的退费是一式两联全部上交。门诊中存在患者在取药后退药再退款，这样就需要药房的证明。值得注意的是把门诊退票清单与日报表上的退票数核对。曾经发现这样的情况，收费员在每日结账做报表后，又有病人来付费。为了不让病人再跑一趟，收费员往往会给病人结算。在上交当日现金时，如果忘了重做报表，只按旧的报表金额上交，则在核对个人报表与汇总报表时就能发现。但如果重做报表后忘了重打退票清单，且忘了将退票附上，则出现分报表正确，且所附退票与清单相符，就很容易让人忽视了分报表上的退票金额与清单上不符。所以退票清单与分报表上的退票数的再次核对是非常必要的。

3、然后將报表的应交现金金额与现金交款单核对，保证当日的应交现金已全部收齐。实施会计电算化后，这个流程得以简化。可先将报表与现金交款单全部做账，然后对科目进行汇总，看数据是否平了。

二、舞弊及其发现途径

1、操作员报表及交款单是否及时上交。

住院收入的金额相对较多，操作员若延期一天交款，便可挪用一天的收入。所以不可或缺的流程就是日报表的交接确认，当班组长收齐报表并交至财务科时，应登记报表日期与上交日期，并由审核人员确认签章。以确定现金已及时上交，无截留、挪用现象。

2、操作员报表是否与审核人员直接从HIS系统打印的汇总报表核对相符。

在存在合伙作弊的情况下，先打印汇总报表，再做退票，上述发现错误的第一个途径就无效了，审核人员只能看到上交的附有退票的报表和清单，没有附有退票的报表和清单就无法发现。所以特别需要注意的就是用于校对的汇总报表一定要由审核人员直接从HIS系统汇总并打印。这样才能发现分报表的不完整，再且会计人员执行轮岗制，也能大大减少串通舞弊的可能性。

3、退费的严格审核

退费包括门诊退药费、检查费和住院退预缴款、出院时找还的现金。如存在虚假退票则附件一定是不完整的。门诊中正常退票是一式两联，如果缺失则收费员须赔款。在退药款时也存在领药后退药再退款的情况。这种情况就必须有药房的收药证明和患者手中的收据联一起作附件。住院中，因为预缴款核对联直接留在住院收费处，患者若要退院，要将所持预缴款收据联以及病区或医生的证明一起交回。而出院时若需找还现金，则需交齐住院收费收据中预缴款金额栏所示的所有预缴款收据联。有遗失的话也需要病区或医生的证明，加上患者自己的身份证明，以确认是患者本人来退款而不是舞弊者冒领。

4、财务账与收费处的明细账应定期核对

串通舞弊虽然可以用更改、伪造报表将款项截留，但会造成财务账与收费处明细账的不符。所以定期核对预缴款科目余额与收费处明细账余额，也可以发现舞弊现象。

三、几点建议

1、建立系统的退费管理体系。

一是，规范收费员操作流程。设计一个固定的流程，以提高效率减少错误。现在收费处的操作已越来越规范，比如票据位置的统一摆设，减少了收费员在换位置后因拿得不顺手之类的小习惯而出错。这里想提一下的是在一天的工作结束后，上交报表前，应有一个自检自查的程序，以达到预防错误的目的。比如发票缺失，当天发现的话可能还能回忆起是否夹在别处了，更甚者，就算是误扔进垃圾筒都能找回来。如果由审核人员发现，则最早已是第二天，能找回了的几率较低。又比如打印报表后为给患者方便又结算了一笔金额，由自己检查即可发现，也省去了由审核人员发现后又退回重打的过程。

二是，规范班组长报送报表的流程。班组长应在报表日第二天收齐所有操作员报表和现金交款单进行核对。并于当天下午将核对完毕的报表和交款单报送财务科且与审核人员进行交接确认。

三是，完善审核程序。一个人的办法往往有限，但每个轮到同一岗位的人都认真去思考是否有可以改进的地方，则审核程序就会越来越完善。再者，随着业务的不断增多，新的退费也陆续出现。比如门诊预存款的出现，马上带来了退预存款的问题。审核人员应根据情况的变化及时增加或改进现有工作方法。

四是，设立明确的奖惩标准

在发现错误和舞弊后应根据固定标准进行处理，多次重复错误应相应加重处罚。奖惩标准前后一致，公平透明。这样可以提高工作人员对问题的重视程度，减少错误的发生，也对存在舞弊的心理的人员起到警示作用。

2、及时更新计算机程序控制并定期测试

要根据收费处的新情况及时与计算机中心沟通更新更改部分的程序。如新增了项目则报表格式就连带需要改变，或者组长有变动也需及时更改权限。更新后审核人员应跟踪测试一段时间，以确保其按要求的方式运行，并尽可能发现或许存在的漏洞。如某医院收费员刘某，利用医院收费系统可重复使用同一号码的缺陷，采取将已收入款项数额虚假作废，再补入小金额并关闭打印机不打印手法，在短短3个月内侵吞医药费共14余万。所以审核人员在审核过程中发现系统问题应及时与计算机中心沟通，对系统进行维护，杜绝一切可能用来舞弊的漏洞。审核人员还应定期搜查测试，确定其没有因为机器故障等非会计原因而出错。

3、提高人员素质，包括专业素质和道德素质

伴随医院规模的扩大，收费处的人员也越增越多。对于新手应予以系统的培训，使之更快的胜任工作。更重要的是在操作流程有变化时分批对全体收费人员的进行再培训，以避免在程序更新测试时又出现操作失误而导致错误的复杂化。审核人员也应不断提高自己的专业素质，这样才能实现管理体系的不断完善，而不是局限于一个固定的框架模式。

内部控制重设计，更重执行。一切流程、程序都是由人来执行的，再好的管理体系没有人去有效的执行，没有人去实施有效的监督，都只是一副漂亮的空壳。说到这里人员的道德素质就是重中之重了。以系统的流程、严谨的程序和严格的审核去塑造一个良好的退费管理的环境，并以这个环境去影响所有参与的工作人员，达到提高其道德素养的目的。这是一个长期的过程，渗透在人员引进和培养的过程中。（作者单位：温州医科大学附属第二医院）