如何做好文书档案管理的创新工作

赖清霞

摘 要：通过详细分析文书档案管理，阐述了文书档案管理中存在的问题，并提出了相应的文书管理创新措施，以期为相关单位提供有益的参考和借鉴。

关键词：文书档案管理；计算机检索；人工检索；综合素质

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）24-0041-02

文书档案管理是档案工作的重要组成部分之一，它对档案单位的发展起着重要作用，无论是在问题解决、科学决策上，还是在生产管理等方面，都具有很强的指导作用。因此，应加强对文书档案管理的创新，这对实现可持续发展具有重要意义。本文就文书档案管理的创新进行了探讨。

1 文书档案管理工作中存在的问题

近年来，文书档案管理得到了众多领导人的关注。为了实现文书档案管理的制度化和规范化，相关部门制定了一系列措施。但在当前的文书档案管理工作中仍存在一些问题，这些问题主要体现在以下3个方面。

1.1 管理不规范

文书档案管理不规范主要表现在案卷标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱和档号不规范等方面。这主要是因为缺乏一套科学、完善的管理制度，进而导致管理工作无章可循、杂乱不堪。此外，还缺乏相应的监督管理制度。如果在管理工作中，有专门的监督人员监督工作，则能及时发现问题并采取有效的措施解决问题，从而在很大程度上提高文书档案管理的规范性。

1.2 检索效率较低

人工检索和计算机检索已经成为了当前文书档案检索最主要的手段。但从二者被使用的比例看，人工检索仍占据了较大的比例，这种检索方式不仅花费的时间较多，且检索效率较低。虽然有些部门对该问题已采取了诸多手段，但随着检索形式和检索数量的不断增加，人工检索的效率依旧较低。造成这种现象的主要原因是管理人员在开展工作时，过于注重检索工具与检索内容的结合，忽略了检索的整体质量。比如，没有高度重视某些类型的文书档案管理，主要包括专题类、题材类和历史类等。

1.3 管理人员的专业素质较低

文书档案管理人员的素质较低是当前管理工作中的重要问题之一，管理人员的专业素质直接决定了其文书档案管理理念和业务技能是否符合标准。如果管理人员的素质达不到要求，则必然会导致文书档案管理工作处于混乱状态，进而无法有条理地开展管理。此外，管理人员的专业素质不高还体现在其对计算机的使用上。进入21世纪以来，社会信息化建设发展的脚步不断加快，掌握计算机技术成为社会对人才的根本要求之一。如果管理人员不会使用计算机，则必然会严重影响文书档案管理的质量。

2 文书档案管理的创新措施

2.1 加强制度建设，加大执行力度

应建立一套科学、完善的规章制度，加大对文书档案管理的执行力度。相关单位应从以下2方面着手：①根据实际情况，逐步清理混乱的规章制度，修改和完善一些落后的、不符合时代发展的规章制度，并在此基础上，吸收先进的管理理念，尽可能地做到扬弃结合，从而加强文书档案管理系统的标准建设。此外，还应统一规定文书管理的形式、内容和要求等，从而确保文书档案管理工作有章可循。②加大文书档案管理的执行力度。应定期评审规章制度，并根据实际情况修订和补充制度，从而不断完善制度。同时，还要加大对制度的执行力度，以确保管理机制能得到有效落实。

2.2 创新工作机制，实行开放管理

随着我国社会的不断变化，想要使文书档案管理顺利实施，并创新其工作机制，就必须实行开放型的管理。具体可从以下2方面入手：①根据自身的实际情况，建立相应的自我营销机制。所谓“自我营销机制”，主要是指通过一些宣传活动或讲座宣传档案工作的重要性，并在此基础上进一步完善管理工作的标准，从而提高相关部门对文书档案管理工作的重视程度，为今后的管理工作奠定良好的基础。②建立主动参与机制。简而言之，要使文书档案管理工作中的各个环节主动参与到管理单位的各项工作中，从而不断改善文书档案管理的不足之处，最终使文书档案管理逐步趋于完善。

2.3 优化队伍结构，提高队伍质量

相关部门要重视对高素质档案管理人员的培养，从而不断提高队伍的整体质量。具体可从以下3方面入手：①对现有的文书档案管理人员进行系统培训，使其充分了解和掌握档案管理的内容和手段；②建立健全评价考核机制和竞争激励机制，提高档案人员的积极性和主动性，从而不断提高档案管理队伍的综合素质；③不断提高管理人员的计算机应用能力，使其更好地投入自身的岗位中。

2.4 开展技术创新，提高服务质量

随着社会发展脚步的不断加快，传统的管理理念已经无法满足当前社会对文书档案管理的需求。因此，应树立现代化的档案管理理念，开展技术创新，从而提高服务质量。档案管理人员要充分利用现代化的网络管理技术，并以计算机手段为媒介，逐步实现文书档案管理的自动化和智能化。此外，为了满足文书档案管理工作的根本需求，管理单位要将档案管理的计算机纳入信息化建设的总规划中，使档案信息的收集、整理、检索和利用等环节与各部门的信息流、资金流等形成共享资源，从而从根本上提高管理的服务质量。

2.5 完善细节

细节工作对文书档案管理的有效开展具有重要意义。应从以下3方面把握细节工作：①制订相关的管理制度，并要求相关工作人员严格执行。②将文书档案按重要程度分为几种类型，对每一种类型的档案都要采取不同的管理措施。比如，对一些机密性的重要文件档案要重点处理；对一些无关紧要的文件档案可简单处理，从而确保文档处理有序进行。③严格按照处理程序管理档案，不能擅自更改程序。只有这样，才能有效避免因人为因素而导致档案遗漏，从而确保文书档案的完整性。

2.6 培养管理人员的创新意识

目前，社会呼唤着具有创新精神和创造力的人才，文书档案管理工作也不例外。创新意识不仅是开展文书档案管理创新的重要基础，还是提高文书档案管理工作效率的重要手段。因此，培养管理人员的创新意识是十分重要的。应从实际情况入手，鼓励管理人员从不同的角度开展工作，大力提倡创新管理内容和方式，尽可能地为管理人员提供创新的条件，从而确保其创新思想能在现实中充分体现。

3 结束语

综上所述，文书档案是一个单位所有工作的记录资料，能作为单位工作的主要指导和依据。文书档案的管理水平直接体现了一个单位的档案管理水平。因此，做好文书档案管理的创新工作十分重要，这不仅能提高文书档案管理的水平，还能最大限度地发挥文书档案的作用。

参考文献

[1]武瑛.创新文书档案管理，树立电力档案文化[J].现代经济信息，2012（24）.

〔编辑：张思楠〕