高校资产管理员在固定资产生命周期中扮演的角色分析

李 茂

(燕山大学资产管理处 河北·秦皇岛 066004)

一、前言

资产管理员在高校资产管理工作中起着至关重要的作用，由于资产管理意识的薄弱以及与高校教学与科研工作相比较被轻视等种种原因，资产管理员的工作性质及成果一直不被高校重视，且得到国内学者的研究较少，采用CNKI中国知网期刊全文数据库对我国高校资产管理员或资产管理队伍相关主题进行搜索分析研究可得，截至2015 年10 月发表相关期刊论文12 篇，仅占高校资产管理研究成果1982 篇期刊论文的0.61%。高校提高资产管理效率和固定资产的使用率必须提升资产管理员的地位，使之在资产的整个生命周期中发挥重要的作用。本文以仪器设备类固定资产作为研究对象，从角色分析的角度探讨资产管理员如何在高校固定资产的采购、使用及处置等多方面做好本职工作，为高校资产管理工作的提升提供理论参考。

二、角色分析

（一）合理编制采购计划，充分利用采购预算——分析员

编制采购计划是固定资产生命孕育阶段，计划编制质量的高低直接影响到资产的使用效益，所谓“庄家长的好不好关键要看种”。资产管理员在本阶段应遵循以下“十六字原则”：合理合法、科学民主、可靠可行、大小兼顾，即制定的采购计划在原因上要合理，在原则上要合法，在计划上要科学，在采纳上要民主，在信息上要可靠，在实施上要可行，在视野上既要考虑学校全局的发展又要兼顾自身的需要。在编制步骤中，首先要做好调研工作，熟知国家、省市及学校在相关专业中的发展规划和发展方向，了解本部门近几年采购计划的执行情况以及对下一年度采购工作带来的影响，采用资产管理信息系统全方位掌握本部门资产的分布和使用效率，在共享机制条件下了解其他学院类似资产的使用情况，防止重复购置；其次掌握计划购置资产的经济信息和技术信息，实时掌握资产的最新动态和技术更新水平，经济信息上做到经济实惠，技术信息上做到高精尖；最后，依据国家及省直部门有关高校编制采购预算及政府采购法律法规等相关要求合理撰写采购计划报告，做好第一手材料。

（二）跟踪采购进度，实时掌握信息——采购员

采购工作的执行是省主管部门和学校对编制计划的肯定和支持，也代表资产管理员的工作从前期计划向实施阶段的转变，在本阶段，资产管理员首先要熟知政府采购法的相关法律法规，例如《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《省政府采购管理办法》以及学校制定的采购方面的管理制度，懂得公开招标、竞争性谈判、单一来源以及询价等基本术语；其次，目前高校都会设有负责统一采购的职能部门，资产管理员需协助采购职能部门的工作人员完成采购工作，例如技术参数的详细制定、购货合同的撰写以及参加招投标会议等重要环节，以积极配合的态度完成采购任务；再次，在采购进行中需将重要信息和实施进展及时准确的反馈给上级领导，组织好部门与部门之间的沟通和协调工作，遇到问题时可以第一时间做出合理性的调整，使得采购工作能够顺利进行；最后，资产管理员在思想上要秉持“反腐倡廉”的职业操守，配合职能部门做到采购过程的公平、公开、公正，坚决杜绝为了一己私利谋求个人利益，损坏高校和个人名誉。

（三）严格组织到场鉴定、验收——检验员

高校资产主要是依靠国家拨款和划拨的形式购置，且使用过程中不计提折旧、不计盈亏，所以高校在固定资产购置中往往只注重采购而忽略验收管理，到货验收作为高校内部控制制度中的重要环节常常被忽视，资产管理员作为部门资产直接管理者，在到货验收环节起着至关重要的作用。验收流程基本设定为到货外包装验收、开箱验收和技术指标验收，但由于资产种类的多样性和差异性，资产管理员在验收工作中很难做到面面俱到，这里可将资产按价值分为三类进行不同形式的验收。第一类是低值耐用品（价值<1,000）的验收，此类验收可由具体购置人或领用人完成验收即可，资产管理员作为验收的审核人员对验收结果进行审核，并将基本信息录入到本部门资产管理信息系统用于日后的统计工作；第二类是一般类资产（1,000≤价值<100,000）的验收，此类验收由具体购置人或领用人组织，资产管理员参与验收，并对验收结果负责；第三类是大宗物资类（价值≥100,000）的验收，此类验收由资产管理员牵头，组织学校资产管理、财务、监察审计等有关职能部门代表以及领域专家对资产进行规范验收，保证验收质量，并将验收结果及时反馈给上级领导和职能部门，如遇到验收不合格，要配合采购工作人员及时与供货商联系沟通，商讨解决办法。

（四）负责资产登记造册，产权归属——登记员

资产登记（入账）是资产纳入高校日常管理的归属工作，由于呱呱坠地的新生儿办理出生证明，办理了资产登记（入账），意味着资产的所有权归学校所有，使用权归部门所有。资产管理员在日常工作中对广大教职工要加强宣传有关资产产权的认知，明确产权意识，区分资产的所有权和使用权，按规定办理资产登记（入账）手续。按照上述验收环节的有关规定，低值耐用品的登记需部门资产管理员利用资产管理信息系统操作录入，纳入本部门的日常管理范围，在录入资产基本信息要做到“快、全、准”，“快”是指熟悉资产管理信息系统的各个功能模块，掌握录入的基本操作步骤以及后台处理方法，达到在有限的时间内完成数据的录入工作；“全”是指资产信息录入要全面，包括资产名称、型号规格、单价、数量、总价、生产厂家、出厂日期、购置日期等等，尽量避免信息的缺失对数据的统计分析和资产清查工作带来不便；“准”是指录入的资产信息要准确规范，如通用设备需根据资产类别制定统一的资产名称，型号规格尽量规范，区分生产厂家与供货商的不同。大宗物资类的登记需由资产管理员到资产登记部门进行登记，并准备齐全如购置发票、采购合同及验收报告等相关材料，必要时可协同设备领用人共同办理。

（五）实时掌握资产状况，提高利用效率——管理员

目前，部门高校的资产管理员的工作出发点仍以“因管而管”，有时还会出现“不得不管”的现象，这样不利于高校的自身发展，必须树立“提高使用效益（利用率）”管理意识，才能够做好本职工作。根据笔者的工作经验，做好以下五项工作方能提高资产使用效益（利用率）。一是提高管理意识，这里管理意识的提高包括高校领导、中层单位以及广大教职工，资产管理员有责任和义务做好宣传工作，资产管理工作复杂而繁重，靠一己之力无法完成，必须得到领导的支持以及广大教职工的广泛参与才能够把这项工作稳步进行，真正实现“分级负责、责任到人”的管理体制；二是做好维护与维修，资产的正常使用离不开平时的维护保养和发现故障时的及时维修，资产管理员需牵头组织各实验室主任制定详细的维护保养和维修工作制度，定期开展全面检修维护，完善日志管理；三是定期资产清查，资产管理员作为二级单位资产管理的牵头人，是单位资产清查的领导者，根据学校安排的资产清查具体任务，制定适合本单位的资产清查实施方案，做到账实相符，及时反映资产的盈亏状况，查缺补漏；四是实行资产效益评价，采用科学的计算方法对资产的使用效益进行核算，定期对资产的利用率进行总结，为下一阶段教学和科研计划提供理论依据，避免资产闲置；五是实现共享开放，资产的共享和有偿使用是提高利用价值的主要体现之一，在不影响自身教学与科研的需求外，可以适当对固定资产实行共享和有偿使用方式，这里资产管理员需按学校固定负责履行“非转经”的审批手续，防止资产流失。

（六）资产处置，配合管理部门转变资产利用价值——鉴定员

资产面临处置，意味着资产的使用方向或利用价值将发生变化，意味着当前自身价值的结束，高校资产处置方式包括出售、转让、置换、对外捐赠、报废以及货币性资产损失核销等。经统计，对外捐赠和报废在高校资产处置方式中占95%以上，由于这两种方式均由学校职能部门负责处理，所以二级单位资产管理员在这两种处置方式中需配合完成资产的鉴定工作。对外捐赠基本基于闲置资产上，报废则基本基于已超过使用年限、无维修价值以及技术更新淘汰等三个方面，资产管理员需根据要求完成不同的鉴定工作，坚持“实事求是”的态度，必要时需组织专家小组对特定资产进行现场鉴定，撰写鉴定报告，扮演鉴定员的角色。

三、结语

高校资产管理员的岗位要求思想觉悟、技术水准、认知领域、学习能力、专业水平均较高的人才任职，岗位特点是任务繁重、服务对象层次不齐、资产类别繁杂等，所以高校为了适应自身发展必须重视并且建立一支业务素质高、思想作风过硬、服务态度好的资产管理员队伍。从管理意识、制度建设、体制改革、监督考核、奖惩待遇上均需提升和改善，只有坚持“以人为本”的管理理念，才能够将高校资产管理工作不断发展下去。

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