档案光盘的使用及管理

2015-01-08蒋成禹

中国管理信息化 2015年10期

关键词：盘片企事业光盘

蒋成禹

（襄阳市教育考试院，湖北襄阳 441021）

当前，企事业单位的工作分工越来越细，存放的资料不断增多，存档时间逐步延长。党群工作、行政管理、基本建设、会议纪要、大事记等类的档案，都需要长时间保存。而光盘由于其使用寿命较长的特点，成了存放档案资料首选。

1 光盘的作用和特点

1.1 作用

光盘是利用激光原理进行读、写的设备，是迅速发展的一种辅助存储器；可以存放各种文字、声音、图形、图像和动画等多媒体数字信息。由于光盘储存密度高，可以储存相当于上万页A4纸的文件。

1.2 特点

使用寿命较长：一般归档级光盘寿命可达50年以上，原因在于其非接触式的读写决定了它一次写入数据后读取时对介质几乎是无损耗的。易于保管和存放：光盘记载档案凭借其存储介质成本低、容量大、易携带、记录可靠，其体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，不易霉烂、蛀虫、鼠咬，即使在平常环境下也能长时间保存。易于读取和打印：光盘中的文件和资料，可以利用计算机能够很方便地输出，对一些档案资料还可以进行读取后打印输出。

2 光盘记载档案的使用及标识

在利用光盘记载档案时，要进行文件资料的分类和整理，根据储存文件资料的大小、重要程度、保存时间，来选用可擦写的光盘或其它光盘。光盘刻录完成后要按照单位完成工作的先后和光盘形成的时间顺序进行编制分类记载。如：用dq表示党群工作类；用XZ表示行政管理类，其余各类类似。为便于查找光盘中的资料，可以根据表1所示。

表1 光盘资料查找导向

3 光盘档案的管理

企事业单位切实加强光盘档案的管理，严格按照档案的管理制度，加大管理力度。档案管理人员要认真抓好光盘档案管理的每个环节；同时，做好以下几个方面的工作。

3.1 做好日常管理工作

一是注意光盘的取放。在提取光盘档案时，要轻轻捏住它的两边，小心取出。使用完毕后，放回光盘档案盒，要记住从光盘档案盒中取出光盘的位置，以免光盘装错位置。二是配齐配套档案盒。根据本单位光盘档案的数量，进行配齐配套档案盒。便于工作可应备用一些空档案盒。三在档案盒上进行标记。在光盘档案盒上，标记好档案盒内存放光盘的数量、记载档案资料的内容、刻录人员、刻录时间等，这样便于分类储存和管理。

3.2 保持盘面整洁

在每次取光盘时，不要触摸光盘面、应该拿着光盘的外边缘，避免汗渍、油渍和指纹落在光盘的信息区。不能用油性笔在光盘盘片上面直接写上标识，油性笔里面的油墨随着时间的变迁，会慢慢渗透到盘片的染料层里面，导致光盘的永久性损坏；同时，不要在光盘上贴标签，光盘表面的异物会使光盘在高速旋转时失去平衡。正确的做法是在光盘盒上对光盘进行标识。

3.3 防止光盘的损伤

为要防止光盘的损伤，以免造成光盘的损坏，因此，要做好以下几点。一是防暴晒。刻录盘要存放在不透阳光的档案室里，如果在烈日下曝晒，会引起染料的变异而导致光盘的报废。二是防潮湿。刻录盘片要存放在干燥通风的地方，避免潮湿的环境影响盘片燃料发生变化。光盘因受天气、温度的影响，表面有时会出现水气凝结，使用前应取干净柔软的棉布将光盘表面轻轻擦拭，以免造成光盘的损坏。三是防变形。在每次用完光盘后，要把光盘档案盒放到光盘柜里，光盘放置时，要垂直摆放才不会变形，若出现光盘变形，可将其放在纸袋内，纸袋上下各放玻璃板，在玻璃板上方压5 kg的重物，36 h后可恢复光盘的平整度。四是防划伤。光盘在临时放置时不要随意乱放，而要将光面朝上。在放回档案盒时，应检查光盘和档案盒内是否沾有异物，以免有微小杂物划伤光盘表面。一旦划伤光盘表面，就可能会引起读取错误，甚至导致光盘完全毁坏。

3.4 光盘文件的保护

根据光盘档案存放的条件和存放时间，防止储存的数据遭到外力和人为的破坏以及使用中的意外损伤等。还应该做到：对于一般文件，除保存一份原始的可擦型光盘外，还应在计算机的硬盘中存放档案资料备份；对于重要文件，应刻录一份只读型光盘作备份，并定期检查，发现问题及时重新刻录，最好的办法是制作原盘的副本提供利用。此外，要避免不良的机械作用（如压力、扭力、冲击、擦伤等）引起介质结构变化失效；采用具有防磁、防潮、防静电等功能的储存柜，以利长期保存。