历史档案数字化实践与建议

2015-01-08高建忠

中国管理信息化 2015年11期

李晨，高建忠，杨扬

（中国石油集团石油管工程技术研究院，西安 710077）

进入信息化社会后，网络信息技术不断推陈出新，由传统档案过渡到数字档案，已成为信息化时代档案工作的主题。国家档案馆在2000年制定的全国档案事业发展“十五”计划中，提出了要“加快档案现代化进程，加快现有档案数字化进程”。在这一方针的指导下，许多地方单位都开展了档案数字化的实践工作。

中国石油集团公司在对所属各单位的档案数字化方面，进行了具体规定，要求在国家“十二五”计划末，各单位的档案数字化率要达到馆藏的80%。按照该要求，我单位从2013年底开始，通过业务外委的方式，进行了历史档案集中数字化转化工作，截至目前数字化率已达到90%。本文就我单位在历史档案数字化加工过程中的做法，和存在的一些问题进行了探讨，并就问题解决对策提出了建议。

1 档案数字化的必要性

简单来说，档案数字化转化就是把纸质文档，通过扫描、照相、录入等方式将信息存储到计算机中，形成电子文件形式，以方便检索、查阅和维护，节省物理存储空间。

1．1 有效保护历史档案

由于历史档案年代久远，保管条件有限，许多历史档案正遭受着自然和人为的破坏，虫蛀、霉变、发黄、残缺、污染、字迹模糊等情况严重，用户对档案的利用也容易造成历史档案的破损和遗失。通过档案数字化的转化，可及时抢救历史档案，使其避免遭受进一步的破坏。

1．2 增加保管途径

传统档案采用库房进行物理存放，虽然有“八防”措施，但一旦发生不可抗拒的灾难事故，将造成无法挽回的损失。档案进行数字化转化之后，可通过磁盘、光盘、磁带等多种介质存贮，而且可以方便地实现异地、多地备份，提高了保管安全度。

1．3 节省物理存放空间

企业的档案产生历史久远，各类档案数量巨大，尤其是一些非永久性档案的增多，需要大量的库存空间。档案数字化转化后，可以及时将非永久性存档的纸质档案进行清理，节约物理空间。

1．4 方便档案利用

档案数字化转化后，档案的借阅、查阅和利用，从“物流”转变为“信息流”，并可通过网络进行远程借阅和利用，提高了档案信息利用的效率。

2 历史档案数字化转化实施

我单位共有可转化档案1．4万余卷60余万页。为确保安全、高效、高质量地完成历史档案数字化转化工作，我单位档案管理部门从专业化、规范化和流程化的角度，对转化过程进行了认真地组织和实施。

2．1 专业化的设备和人员是基础

历史档案数字转化过程中，配置了12台零边距高速扫描仪、零幅面图纸扫描仪等专业设备。同时，对配置的操作人员进行了档案装订、保管以及电脑相关软件使用等基础知识考查，确保其具备从事档案拆装、图像扫描和处理的必备技能。

2．2 规范化的管理是保障

为了管理方便，档案管理部门单独辟出场地用于档案数字化转化工作。场地安装有监控摄像头，并且在工作期间有档案管理人员在场。所有从事档案数字化转化的人员均签署保密协议，现场采取分区作业，按照功能分为整理拆装区、著录区、扫描区、图像处理区、数据挂接区、质量检查区等。制定了“数字化加工安全保密制度”“数字化加工流程”“数字化加工现场管理制度”等相关制度，并在现场做到“制度上墙”。数字化转化工作结束后，在档案管理人员的监督下，对所有数据进行安全备份，并对全部电脑实施低级格式化后方可允许撤离。

2．3 流程化的作业是手段

数字化加工流程，一般是由档案提取、档案整理、档案扫描、图像纠错等步骤组成，如图1所示。

图1 档案数字化加工流程图

（1）提取档案。根据提供的扫描档案的纸质明细清单，做好交接登记

（2）档案整理。对需要整理的档案进行拆订、分类（需要扫描及不需要扫描两大类）。

（3）档案扫描。用高速扫描仪对需要扫描的档案资料进行扫描。扫描后的影像文件按指定的命名要求存到服务器上，以方便下一道工序的进行。

（4）图像纠错。对已扫描的文件进行页数和图像质量检查，并进行纠偏、去黑边的工作，如发现有漏扫或需要以灰度补扫的资料做好补扫登记。

（5）档案补扫。通过图像纠错步骤所做好的补扫记录，进行补充扫描。

（6）装订还原。装订还原已处理完成的档案资料。（7）归还档案。根据提取档案时的交接清单归还实物档案。（8）原文挂接。扫描文件的存放目录与数字化软件系统的目录数据一一对应，发现有错误的返回上一步骤重做。

流程化的作业，确保了档案数字化转化工作的流畅性和工期要求。

3 档案数字化的经验总结

3．1 数字化转化中的问题及对策

（1）质量和效率问题。企事业单位的档案管理部门一般属于后勤部门，人员少、投入经费不足，在管理体系中不受重视。因此，仅靠档案管理人员实施大量历史档案的数字化难度非常大，况且也难于保证质量和进度。可以通过委托专业公司（承包方）来实施这项工作，但是在工作过程要做好以下工作：①与承包方积极沟通。例如，我单位在数字化加工时，承包方为方便工作量统计，提出一人进行一类档案的扫描。而我单位从档案复原安全角度考虑，应该按类、按年代扫描。经协调，承包方接受了要求，避免了档案复原质量漏检；②加强质量管理。档案管理人员应定期统计，抽查数字化成品，监督现场工作运行，发现问题及时要求整改。

（2）原始档案的完整性和保密性问题。历史档案的数字化，必然需要对原始纸质档案进行拆卷、加工和重新装订，处理不当，容易造成档案不可逆的变化或损坏。因此，对负责拆装的人员技能、拆装程序等都必须注意严格控制；另外，档案数字化过程还涉及保密性问题，应对从事数字化操作人员进行保密教育，并签署保密协议，规定保密责任。工作完成后，对需要带出现场的电脑文件进行彻底删除，确保不失密。

（3）档案数字化工作中的认识误区。企业的档案数字化转化经常存在两个极端。一个极端是大兴土木，投入大量人力、物力，为数字化而数字化，只求数量不求质量；另一个极端是思想中认为档案管理不重要，数字化更没必要，是烧钱的行为。这两种误区都影响档案数字化及其有效利用，档案管理人员应让领导人员充分认识档案数字化的必要性和意义，通过合理规划，用合理的花费推进档案数字化进程。

3．2 数字化档案保管与利用中的问题

数字化的档案虽然带来了很多方便，但一些问题也应引起重视。

（1）保管问题。对于采用扫描方法进行数字化的历史档案，一般存放在磁盘、磁带、光盘等介质上。但由于材质性能原因，存在失效期限。光盘遇热或弯折就会失效，硬盘受磁场的影响也会消磁，因此每隔若干年，都需要投入大量人力、物力重新备份。

（2）信息安全问题。数字化档案由于其获取便捷、携带方便的特点，因此也就造成了分发范围控制问题和信息安全保密问题。对于分发，应严格控制借阅、复制流程，对于敏感性的档案建议不上传附件，以方便控制；信息安全涉及到档案管理系统的安全控制，应有完善的措施和手段，如防火墙、加密、电子签名、权限控制等，防止非法入侵和不当使用。