信息化背景下的档案管理

张晓娣

摘 要：档案管理工作主要是对档案信息进行收集、整理、管理以及在此基础上对信息进行鉴别、检索、统计查询等，以方便在此基础上进行决策。以往档案管理工作主要采用手工与纸质的模式。随着信息化时代的到来，对传统的档案管理模式发起了巨大的挑战。本文从传统的档案管理所存在的问题入手，对信息化背景下的档案管理工作趋势以及途径进行了详细的阐述。

关键词：信息化背景；档案管理；信息资源整合

档案管理也就是我们平常所说的档案工作。通常是档案工作室直接对档案信息以及档案实体进行收集整理与管理并提供多项服务。它属于国家档案事业的重要组成部分。档案管理包括档案信息的收集、整理、管理、保管、鉴别、统计如档案编目、档案检索以及提供一系列后期服务。

随着现代信息技术的发展，档案管理的信息化已经成为了一个不可逆转的趋势，并且对档案管理工作也产生了重大挑战。

1 信息化背景下传统档案管理存在的问题

（一）傳统的档案管理存在多种困境与挑战

新时代的档案管理是需要满足整个国家下各种信息资源的整合、统计分析、开发利用以及在此基础上进行决策来体现档案信息的内涵以及各种价值所在。传统的档案管理工作先后采用的是手工与纸质两种管理方式。不管是工作效率还是工作质量都存在很多瓶颈。开始面临着各种挑战与困境。尤其是现在随着信息化技术的发展，对传统的档案管理挑战越发强烈。传统档案管理的各种问题也日益凸出，转变势在必行。

（二）传统档案管理模式与档案的信息化管理需建立在共性合作基础上

不管是从国内各种文献研究还是在实践中，都表明当前国内的档案信息化工作也面临着大量的难题与困境。一方面这些问题体现在实践中，在国内，很多从事档案管理工作的机构大半都是停留在混乱、四不像的表面层，缺乏丰富的实践经验且执行力不够强，管理工作不够彻底。在现代信息技术的不断发展下，传统的档案管理也迫切需要与信息化技术相结合。两种管理模式的理念需要密切融合。将档案工作与信息化相嵌套并且让两者的共性合作基础逐渐建立完善已成为档案管理工作的主要趋势。档案管理工作的理念已经开始在国内各种管理机构以及高校方面植根。虽然在很多机构与高校并没有得到足够的重视，但是不可否认它也逐渐开始得到某些领域的重视。因此国内档案工作各机构完全可以凭借日益成熟的档案管理工作理念以及与现代信息技术融合来进行档案管理工作，已促进各信息资源的充分开发与有效利用，保证档案管理信息的收集整合，并在此基础进行决策。

2 信息化背景下档案管理工作的主要趋势

（一）创新技术手段

传统的手工、纸质档案管理模式已经无法适应现代信息技术时代在档案管理工作的需要，全面创新管理机制与技术手段已经势不可挡。档案管理模式的创新建立在创新技术的基础上。创新技术手段主要的目的不仅仅是为了响应新时代可持续化发展以及科教兴国的策略，而且也是对各机构在档案管理自身的发展，都离不开技术手段的支持。新时代的档案管理工作不再仅仅是以往传统的纸质管理的时代，而是开始逐渐由传统的管理模式过渡到信息化技术时代的档案管理。需要从档案纸质时代转变到信息化时代。因此在技术方面，也需要迫切进行技术创新，制定严格的档案技术改革计划。在信息化时代，保障档案管理中的资源收集、开发、利用、管理、整合等的时效性与完整性。除此之外。在不断掌握到档案管理知识、技术创新手段以及系统平台等方面进行创新机制外，还要与大量的专业知识进行结合来对技术手段进行验证。这样，不仅可以提高档案管理工作人员的专业素质与能力培养；而且还可以让档案管理工作者在实践中不断总结经验，提高自身实践水平与理论知识的同步发展。

（二）信息化技术实现档案管理资源的整合

当今的大环境就是网络化与信息化。随着信息化环境的出现，在这个大环境下实现档案管理信息资源的整合已经在这个领域被提出过很多次。信息化背景下的资源整合主要是指利用网络信息来建立一个统一的信息资源共享与交换的平台，对分散、不同结构的档案管理信息资源进行有效整合，优化组合、无缝连接等，并且在此基础上有效实现档案信息资源的可控性、动态性、可获取性以及可获知性，并与社会其他资源进行和整合与集成，从而让国内的档案资源实现最大的优化配置与合理组织。

3 信息化背景下的档案信息资源整合的途径

在信息化背景下进行档案资源整合，传统的模式已经不可能满足。因此新环境下需要采用新的组织模式来利用信息化实现方案资源的管理。

1.采用电子档案形式实现信息共享

利用电子为载体的档案信息资源共享主要分为公开信息的共享以及授权信息的共享。公开的信息共享是指国内所有公民只要进入到平台就可以知晓到所有透明化的信息；而授权信息共享是在档案还没有完全开放的时候，由团体、机关、事业单位或是其他组织形式依据国防建设、经济建设、科研发展等需要，来向档案管理机构提交申请档案信息资源的利用，然后相关机构进行审批决定是否予以批准。这种电子档案充分适应了当今信息化时代的需求，充分利用了网络平台来实现资源的利用。通过各档案管理网站的建设以及运转来实现国内各档案信息的共享。

2.不断提高信息技术、网络技术

信息化背景下的档案管理资源整合是建立在网络、计算机以及信息技术的基础上。它的发展依赖各信息化技术的发展与成熟。随着国家的网络基础设施不断完善，数据库技术、数字化技术、多媒体技术的不断发展。档案管理领域也走向了信息化方向。信息化背景为文献的传递、异地查询提供了便捷的方式、有力的保障。

3.完善档案管理工作机构的数字化与信息化设备

实际工作中，对档案管理的信息整合是一个庞大的工程，归档文件较多、信息量庞大，在工作量以及工作人员固定的前提下就需要从硬件设备入手来提高工作效率。显然以往传统的手工与纸质方式的档案信息资源整合难以满足当今社会的需要。尤其是信息化时代的到来，对档案管理工作逐渐实行信息化与技术化，因此对硬件设备的依赖就逐渐提高。我们需要采用高性能的信息化设备实现档案信息资源的高效整合，提高档案管理工作者的工作效率。比如在实际工作中，有一份60页的纸质文件，需要将这份文件进行扫描并上传。如果采用的是高效能的扫描仪进行扫描的话只需要十几分钟就能完成工作。但是如果采用普通的扫描仪进行扫描的话就需要差不多两个多小时。可见，高效的硬件设备对工作人员工作效率的提高是呈十几倍地在提高。尤其是在信息化背景下，档案信息资源整合的依赖已经由完全依赖人类手工开始转移到硬件设备。我们完全可以从硬件设备入手，进行完善来提高工作效率与工作质量。最终实现档案管理信息资源的高效整合与优化组合。

4 结束语

信息化背景下，利用高科技的信息化手段，配置高效的硬件设备，不仅可以加强档案管理工作，实现资源的高效配置与共享。而且能够促进档案管理工作者专业素质以及职业技能的同步发展。从人员到工作，都可以与时俱进，实现与信息化时代的完全融合与同步发展。

参考文献

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[2] 王莉莉.信息化背景下的档案管理与创新[J].中共伊犁州委党校学报.2015

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[4]倪丽娟.信息化背景下档案信息服务模式研究[D].黑龙江.黑龙江大学，2007