档案管理工作过程中存在的问题及解决策略

李小莹

摘 要：在现代企业的管理中，档案管理工作的重要性逐渐显现出来。其不仅能够为企业提高必要的信息资源，同时还能够为企业的战略性发展提高必要的信息支持。尤其在当前企业生产或者经营项目日益多元化的趋势下，档案管理工作所面对的信息量逐渐庞杂，其工作量以及重要性也更为凸显。文章对当前档案管理工作中存在的突出问题进行了浅要的说明，包括收集、归纳与整理、保管以及人员管理等几大方面。然后在此基础上提出了具有针对的解决措施。

关键词：档案管理；问题；解决策略

受到日益激烈的市场竞争的影响，我国大多数企业朝着规模化、多元化方向发展。档案管理工作存在着信息种类多、信息量庞杂、较强的分散性以及周期长等特点。面对上述管理形势，需要对当前企业档案管理工作中存在的不足进行剖析，进而摸索出有效地改进措施，帮助企业在档案管理工作更好地服务于企业，促进企业的发展。

1 档案管理工作中存在的主要问题

对于大多数的档案管理工作来说，主要存在着以下问题：（1）档案收集方式单一，难以保证全面性。在当前的企业档案收集环节，大多还是依靠简单的各部门整理汇总相关资料，然后提交给档案管理部门这一操作方式。其中缺乏现代化技术的应用，还是单纯依靠人工操作和约束，难以保证档案收集资料的全面性；（2）档案归纳与整理主要依靠人工，效率较低。随着企业规模的不断扩大，档案管理的工作量也随着加大。很明显，当前主要依靠人工的档案归档与整理工作远远不能够满足需求，其不仅无法提高工作效率，同时还加大了企业在相关人力方面的成本投入；（3）档案保管粗略，缺乏精细化管理。在档案的保管过程中，管理较为粗略，仅为简单的清洁、除菌操作，没有将现代化的精细化管理融入其中；（4）档案管理人员综合素质较低，难以满足现代化需求。纵观当前大部分的档案管理工作，其涉及人员大多在专业技能上有所缺失，综合化程度也较低。

2 完善档案管理工作的策略

（一）重视档案收集工作，确保实现全面化

在档案管理中，收集工作是最为基础性的环节。在档案收集工作中，首先要对归档范围进行明确。机械制造企业要根据自身的生产经营特点确定文件资料的归档范围，档案管理人员要严格按照规定开展收集工作。其次，在收集工作要保证档案的完整性、全面性和准确性。在这方面要充分借助当前先进的电子信息技术，通过自动化、标准化以及网络化的办公渠道来确保收集工作的精细化程度。通过上述现代化的技术手段，能够构建完善的信息集成网络，借助于局域网的力量能够实现企业档案收集工作的高效化以及整体性发展。另外，在档案收集工作中，应当尽量改变以往的纸质文件资料保存的状况，取而代之一电子资料的形式。这种文件存储方式不仅能够节省空间，还便于收集，还便于档案管理中后期的整理、归类、修改和查询工作，同时还能够延长保存期。可见，通过电子文件形式进行档案收集是必然的趋势。

（二）完善档案归类及整理工作

在档案归类中要确保档案分类科学、合理、有序。为了进一步完善档案归类管理，企业档案管理部门要在“精”字多下功夫，追求细节化，将档案归类工作中涉及的工作内容以及工作目标进行严密监督，对其细化、具体化分析，确保落实，此外，还要明晰职责，落实责任制度，将精细化管理推行到各个环节和各个角落。具体有以下工作：首先，设置专门的档案归类工作小组，对小组成员进行明确的分工。其次，遇到问题要及时召开专题会议进行讨论，及时解决归类中遇到的突发以及难以应付的任务。再者，制定详细的档案归纳工作标准与工作要求。为了提供档案归类工作的精细化程度，档案管理部门需要明确各项标准、内容、流程以及方法等。

档案整理工作是整个档案工作中的重点，其同时是工作量最大、最庞杂的一个环节。当整理档案资料时，要确保熟练掌握整理中各个环节的质量标准，包括组卷、装订、编目以及信息化等各个步骤，要以“件”为单位对资料文件进行装订、归类、排列、编号、编目、入库以及计算机录入等。另外在文件整理过程中要遵循以下原则：参照文件的主题及特点，要尽量维护各个文件间的系统性，对各个的价值加以区分，为后期的保管与应用提供方便。另外，还需要从各个方面做到所整体的档案资料完备无缺，一旦发现破损，要及时给与及修复，要及时复制那些字迹模糊文件。在电子档案整理工作中，要做好备份工作。此外，针对机械制造业当前繁杂的管理内容，要积极开发出适合自身的档案整理软件系统，借助于计算机的精密技术来实现管理的完善化。

（三）实现档案保管工作的精细化管理

在档案的存储以及应用过程中，会出现一定程度的损毁。另外，在电子档案存储中还要应对各种网络技术的影响。所以，档案保管工作就显得尤为重要。为了更好的实现档案的精细化管理，需要对保管工作加以完善。具体来说，可以从以下方面促进精细化管理的实现：首先，要建立健全档案库房管理体制。其中主要为安全制度、清洁卫生制度以及检查维护制度等，在制度制定的基础上要强化执行力。其次，要建立完善的预防和预警体系。对于纸质档案来说，要从档案保管场所的设计、硬件实施的配备、档案纸张与字迹要求等多个方面加以约束，从而实现有效预防各类损害档案资料现象的发生。对于电子档案来说，需要建立网络预警体系，从网络安全布防上着手，杜绝各类危急事件的出现。再者，要保证档案保管场所的环境卫生状况，只有为档案资料提供一个通风、干燥、整洁的保管场所，才能够避免各种发霉、虫害等损伤文件资料状况的发生。

（四）全面提升档案管理工作人员综合素质

在档案管理中，工作人员是一切工作的基础。企业应当充分给与档案管理工作充分的重视，投入相当的精力、财力来对现有的工作人员进行思想意识的提升和专业技能的培训。如拓展训练、技能培训等方式。另外，还要完善现有档案管理部门的组织架构，要实行责任制度，将现代化的管理理念引入到人员管理中。在激发工作人员积极性方面，需要引入先进的人力资源管理办法，如绩效考核制度、奖惩制度、培训制度等。这不仅能够提高工作人员对自身工作的重視度、积极性，同时还能够良好的工作状态的形成，有利于提升工作人员的综合素质。

3 结论

综上所述，档案管理工作在主要环节，如收集、归纳与整理、保管以及人员管理上存在一定的不足。本文从这几方面出发，提出了具有针对性的完善措施，以期能够全面提升档案管理的综合水平，从而更好地促进档案在企业发展中的实现应有的价值，更好地为企业的战略性发展提供信息基础。

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