谈如何进一步加强新时期高校基建档案管理工作

肖永菊

摘 要：高校基本建设项目档案是在基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类，随着高校基础设施建设的蓬勃发展， 每年新增的基建项目越来越多，基建档案的管理工作也因此暴露出了一些问题。为此，如何做好基建项目档案的管理工作，确保项目档案系统、齐全、完整、准确，是档案管理工作者责务旁贷的义务和责任。下面笔者结合工作实践，谈几点自己的认识。

关键词：高校；基建档案；管理

1 高校基建工程档案的内容

（一）综合性文件。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。

（二）土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；工程質量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

（三）竣工图。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。

2 高校基建档案管理中存在的主要问题

（一）管理制度不严格，缺少制度保障。虽然国家颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，但由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付；归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。

（二）档案管理意识淡薄，归档质量不高。在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理意识不强，基建存在许多问题上。首先，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，不追朔原件、盖章都不全、失去原有作用。其次，文件归档材料、纸张大小不统一。个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊。另外，还有竣工图没有加盖竣工图章，竣工图中相关责任人审核签署漏缺严重，竣工图章不符规格，存档图纸不全和被严重磨损，不能真实准确反映工程实体的实际情况。不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为常见。

（三）纸字档案利用存在弊端。基建档案的材料套数多及复杂性，在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

（四）“人才短板”成为基建档案数字化建设的重要因素。目前大多数高校都在进行“新校区”建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，能分配给专职的档案管理人员更是严重不足，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。而作为一名基建档案管理工作者，应能在了解基建工作流程的基础上，掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术，因为“新校区”建设工程浩大，没有相应地信息化管理手段易导致资料的遗失，这一点普遍存在于建设单位和施工单位。

3 高校基建档案管理的对策

（一）完善基建档案管理各项规章制度，是做好基建工程档案归档的前提。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到 “有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度 化前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管理程序做好每一个工作环节。

（二）增强档案归档意识，提高基建部门归档档案的质量是关键。做好基建档案管理工作必须要建立以基建处（室）为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员职责。基建处（室）作为基建管理者和基建档案形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。从基建工程初始就与建立档案同步进行；工程建设过程要与竣式材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。提前介入随时跟踪项目进度，减少档案材料分散时间，达到每阶段工程完成及时收集归档。

（三）加大基建档案的数字化建设步伐，实现基建档案的信息化是目标。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找利用上都提出了更高的要求。怎样把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，加大设备配备上的投入力度，添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施，是进行高校基建档案信息化管理的前提。引进配备合适的档案信息管理软件和计算机专业技术人员是保障。加快对基建档案综合性文件；土建工程及水、电、设备安装工程施工文件；竣工图进行数字扫描转换工作，建立基建档案数据库，逐步实现基建档案归档自动化、馆藏数字化和利用现代化。

（四）加强基建队伍建设，提高专业化管理水平是保障。首先对于专业性强的管理岗位，逐步实行持证上岗制度。加强对专业技术人员的岗位培训。对重要岗位应实行轮岗制，基建部门负责人应实行5年一轮岗，基建部门内部的其他工作人员也要创造条件，定时进行岗位轮换。其次是引进高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才，推动高校基建档案数字化、信息化进程。

总之，基建档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，我们作为档案的管理者，必须把严好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使髙校档案为我们国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。

参考文献

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