档案管理的问题及对策

2015-01-03赵颖志

中国管理信息化 2015年21期

关键词：部门档案管理人才

赵颖志

（吉林省辽源市西安区档案局，吉林辽源 136200）

档案管理的问题及对策

赵颖志

（吉林省辽源市西安区档案局，吉林辽源 136200）

档案的管理工作并非只有保管档案如此简单，其涉及到较多的专业、政策和机密问题。因此对于档案的保管工作，政府不能以善通文档对待，应该充分认识到其重要性，在多方面给与其支持。只有档案得以保存下来，档案中的信息才能够更好的为老百姓所利用，借鉴到未来的工作实践中去。

档案管理；问题；对策

档案管理是单位工作成功的核心因素之一，其保证了进一步工作的展开，以及任务的顺利完成。鉴于当前我们国家在档案保管中存在的问题，笔者根据切身的经验体会对此进行探讨，希望能为实际的档案管理工作提供了参考。

1　当前档案管理中存在问题

1.1管理工作不受重视，硬件投入较少

我国的档案管理工作历史悠久，但是往往沦为政府部门中的“鸡肋”。毕竟，档案管理很多时候难以在短时内产生重大的效益，因此也没有得到足够的重视。所以，在人力物力资源分配的时候，档案管理部门往往排名倒数，难以获得足够的硬件支持。部分领导甚至认为，档案管理工作非常容易，可有可无，完全没有必要进行相应的投入。还有可能在于，领导人员在一定的时间段内对档案管理部门投入了一定的资金，然而在短时间内效果并不明显，从而影响到了其对该部门的判断。但是，随着人类的脚步进入21世纪，传统的档案管理模式和较少的档案管理投入已经远远满足不了当前的需求。一些新兴的技术，例如：计算机、信息工程、网络等等都悄然在档案管理工作中流行起来。若是对于档案管理部门的投入不足，这些硬件设施难以得到正常的购买和维修，最终损失的还是单位本身。

1.2人才引进不足，专业素养较低

现如今，我们的档案管理部门常常被沦为政府的边缘部门，相应的档案管理人才的引进得不到足够的重视，甚至于在正规的政府档案管理单位，都出现了我们的档案管理者由兼职的人员组成居多的现象。那些真正大学学习档案管理，并最终将之应用于实际的人少之又少。若是掌握信息化档案管理技术，真正把档案管理当作自己的事业的人更是屈指可数。人员素质良莠不齐的现象，在一定的时间和空间范围内存在。没有好的人才引进机制和培养机制，档案管理人员的综合素质将被打上一个大大的问号。

1.3管理制度不健全效率大打折扣

相对其他部门，档案管理部门的制度不健全问题尤其突出。因为，档案管工作没有受到应有的重视，其规章制度的建立也相对落后。很多时候，档案管理已经进入了信息化的新时代，但是其部门所规定的制度还在原地踏步。更为严重的是，即使有了一定的管理制度，也不能得到完全的遵守。在档案管理部门中，兼职情况太多太多，一些兼职的档案管理人员游离在规章制度之外办事，万一其因为不符合规定而受到惩罚，其也无所畏惧。总之，大到人事制度的管理，小刀档案的借阅、调度、保管、保密等等小细节，我们的档案管理制度的完善仍然有漫长的路要走。

2　提高档案管理质量的对策

2.1重视档案管理，加大硬件投入

现如今，档案管理已经成为了政府工作的重要组成部分。其效益可能很难在短时间内体现，但是从长远来看，档案管理工作有利于我们借鉴过去的经验，获得更有有用的信息。因此，对于我们的领导人来说，充分认识到档案管理工作的重要性就显得十分的必要。有了足够的档案管理意识，我们的档案管理部门才有机会得到上级更多的支持和关心，其中包括经费和设备等硬件的支持。若是档案管理部门的硬件水平得到提高，信息化管理档案得以良好的落实，网络计算机等新兴计算得以正确的运用，我们的档案管理工作就成功了一半。成功的档案管理又为政府工作效率的提高打下了坚实的基础。如此一来，就产生了长期性的良性循环。

2.2引进管理人才，提高专业素质

有了思想上的重视，和硬件上的支持，对于人员素质这种软条件我们也不能够忽视其重要性。对于优秀的有经验的档案管理人才，我们要能够引进，并让他们代替一些兼职的人员，在岗位上发挥出应有的作用。对于表现较好，认真负责的档案管理人员我们可以给以一定的经济奖励或者岗位上的晋升。当然除了对于人才的引进，我们也不能忘记对档案管理工作者的培养。要培养他们树立正确的世界观、人生观和价值观，不断的提高自身的服务意识和思想道德水平，更好的为人民服务。最后，在思想素质得到提高的同时，专业素质的提高也是我们培训的目的之一。好的专业素质可以更好的发挥我们档案管理人员的能力，从而不断的提高工作的效率。

2.3健全管理制度，提升工作效率

档案管理制度的健全，我们要充分借鉴国外的经验。建立健全人员的引进和竞争上岗的体制，激发出档案管理人员的上进行和创新意识。对于那些兼职的管理人员，我们的档案管理制度应该予以明确的规定，让他们不敢敷衍了事。档案管理制度尽可能细致化的规定，帮助档案管理人员建立档案保管、登记、调动、借阅等规范，更好的进行管理工作。