与时俱进，加强电子档案的管理

2015-01-03史鉴昕

中国管理信息化 2015年21期

关键词：光盘纸质档案管理

满　静，史鉴昕

（山东省济宁市兖矿集团有限公司南屯电力分公司，山东济宁 273515）

与时俱进，加强电子档案的管理

满静，史鉴昕

（山东省济宁市兖矿集团有限公司南屯电力分公司，山东济宁 273515）

在当下的信息时代加强电子档案管理，首先要保证电子档案的收集做到四个必须，其次要保证电子档案载体的安全，以实现高效的管理，达到电子档案信息最大限度的被利用。

与时俱进；电子档案；管理

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案，加强电子档案的管理，更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，成为档案工作者的一个重要工作任务。

1　加强电子档案管理，首先要保证电子档案的收集做到四个必须

（1）必须保证收集的电子档案的完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂，储存方式多样，也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系，管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

（2）必须保证收集的电子档案的真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

（3）必须保证收集的电子档案的原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。比如纸质档案通过字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而电子档案完全没有这种“原始记录”。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

（4）必须保证收集的电子档案的安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2　加强电子档案管理，其次要保证电子档案载体的安全

（1）提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。光盘存放的相对湿度应为40%～65%，温度宜控制在14℃～24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。保持良好的温度、湿度环境至关重要。规范排放和使用。在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。

（2）不管是光盘还是移动硬盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。

（3）将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

（4）要建立电子档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立电子档案利用管理制度，档案管理部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

（5）规范档案利用方式，避免不可挽回损失，电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

（6）档案管理要建立“双套制”模式，确保重要信息完整，所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。