电子政务对档案工作的影响及对策研究

2015-01-03付艳美

中国管理信息化 2015年21期

关键词：电子政务信息工作

付艳美

（秦皇岛市北戴河区档案馆，河北秦皇岛 066100）

电子政务对档案工作的影响及对策研究

付艳美

（秦皇岛市北戴河区档案馆，河北秦皇岛 066100）

在已经进入了电子政务的时代，电子政务对档案工作的影响不仅仅体现在载体改变方面，还涉及工作观念、工作模式和标准规范等方面的改变。充分借助电子政务这个良好契机推进档案工作的发展，具有广泛而深远的意义。

电子政务；档案工作；影响；对策

1　前言

随着社会的不断进步，计算机网络技术日益普及，在这种形势背景下，电子政务逐渐取代了传统的政府管理模式，并取得了一系列卓有成效的发展成果。电子文件大量产生，这给档案工作带来了良好的发展机遇，也使其面临着严峻的挑战。可以说，电子政务对档案工作的影响不仅仅体现在载体改变方面，还涉及工作观念、工作模式和标准规范等方面的改变。充分借助电子政务这个良好契机推进档案工作的发展，具有广泛而深远的意义。

2　电子政务给档案工作带来的积极影响

2.1对档案业务工作的积极影响

在电子政务活动中势必会产生大量的电子文件，这些文件的储存、运行、传递和使用方式都与纸质文件有着很大的区别，电子文件的采集、鉴别、整理和保管方式也与传统纸质档案有着一定的差异性。从收集角度而言，电子档案的收集工作瞬间即可完成；从整理角度而言，电子政务语境下的档案整理工作可以多路径、高效率地完成；从鉴别角度而言，电子政务文件在归档的同时也要进行细致鉴定。这一切变化都使得档案业务工作进入新的发展历程，使传统工作模式发生根本改变。

2.2对档案信息处理方式的影响

电子政务尚未实施以前，各类政务文件浩如烟海、泛滥成灾，档案室承受着巨大的保存文件与载体介质的压力。但是电子政务办公自动化技术的不断普及，为档案部门办公自动化技术的运用带来了良好的机遇。各部门在办公过程中产生的政务文件可以与计算机办公自动化技术有机结合。信息用户只需要在相关操作界面上点击键钮，就可以通过网络及时获得所需要的信息。同时，由于计算机网络技术的应用，政务文件的形成中可参杂多种信息媒体技术，满足不同使用者的需求。

2.3对档案信息化标准的影响

鉴于电子政务涉及到政府部门的政务核心，所以针对行业特点制定统一的标准是必需的。这样一来，各种系统方能在信息平台中有序运作，使得资源共享更加便捷。同时，由于电子政务当中所使用的传输格式和数据格式都是标准化的，还能根据原有的数据和信息增加新的功能模块，所以电子政务的不断推行，可以对档案信息化标准建设起到推波助澜的作用，使得档案部门的档案工作拥有统一化标准，从档案形成、收集再到储存、利用，都有章可循，有据可依。

3　电子政务给档案工作带来的严峻挑战

电子政务给档案工作带来良好发展机遇的同时，也使其面临着一系列挑战，具体体现在以下几点：

3.1意识问题

毫无疑问，电子政务的发展不可能一蹴而就，在此形势背景下形成的档案管理信息化也是不断发展的。所以档案工作者必须意识到，在电子政务环境下进行档案工作，不是一朝一夕就能完成，要抱有“持久作战”的心态。

3.2管理问题

在传统模式下，纸质档案基本采取集中统一管理的方式，但是电子档案的管理模式还没有形成一个统一标准，虽然档案工作者做了诸多探索，但是与实际要求还存在一些距离。

3.3法律问题

档案的法律约束性主要体现于它的原始性和真实性，但是电子档案的可更改性、内容与载体的可分离性，使得电子档案在生成与传播过程中存在一些不利因素，给鉴定文件的真实性带来一定困难。

综上所述不难发现，电子政务对档案工作的影响是一把双刃剑。需要档案工作者理性看待电子政务的发展，抓住有利契机促进档案工作的持续发展。

4　发挥电子政务对档案工作积极影响的对策

4.1大力推进档案信息化标准规范建设

在电子政务时代中，档案信息系统的标准化建设至关重要，对电子政务的实施效果起着重要作用。有鉴于此，档案部门要抓住电子政务的发展契机，大力推进档案信息化标准规范建设。对于电子文件的归档与管理，要使用统一的标准规范。从电子文件的形成、采集、整理、编目、归档和利用等各个环节，必须制定和完善具体的管理办法、实施细则和技术标准等。使得电子档案走上规范化管理的道理，使档案工作有据可依。

4.2提升档案工作服务社会的竞争力

在电子政务环境下，部门与部门之间的距离越来越小，各部门产生的电子档案应该积极发挥为社会服务的能力。诚然，档案工作是一项公益性事业，其存在的价值就是便于社会各领域对档案信息资源的利用，多方面满足社会需求，使档案使用者能够足不出户就能在网络终端上查询、使用在权限范围内的档案资源。档案部门可以通过开展信息沟通、决策咨询、技术服务等活动，积极促进政府与社会之间的知识流动，加强技术转移，使其转化为现实生产力，为社会进步做贡献。还可以举办主题展览、成立教育基地等方式，发挥档案馆的教育、文化功能，使得档案馆的信息服务走向开放化，发挥在电子政务环境下的积极作用。

4.3采取措施确保档案信息安全

档案部门要贯彻落实档案信息安全保护机制，在建设网络、开发软件和加工数据的过程中，高度重视档案信息安全问题，配置获得国家保密局认可的网络安全产品。在系统集成过程中，要选择获得国家保密局颁发的《涉及国家秘密计算机信息系统集成资质》证书的厂商进行承建。还要对档案信息安全进行定期检查，遏制不安全因素，保护档案信息不受自然和人为有害因素的侵袭。比如在网络安全保护方面，要采取漏洞扫描、防火墙和杀毒软件等技术；在软件安全保护方面，要采取防动态跟踪、防静态分析、防拷贝加密等技术；在数据安全保护方面，要采取数据加密、压缩、备份等技术。

4.4加强档案工作队伍的能力建设

在电子政务视域下，档案部门要高度重视人才培养质量，这样才能从容应对电子政务环境对档案工作提出的挑战。一方面，促使工作人员树立终身学习意识，安排他们参加继续教育培训活动，使他们接受新理念、新方法。另一方面，在内容方面，要对工作人员加强新设备、新技术和新方法的培训，对工作人员重点培训计算机基础知识，比如档案管理软件应用知识、文字处理知识和网络技术知识等。

4.5加强档案意识宣传教育

提高社会大众的信息化意识，促进政府与大众之间的资源共享，是普及电子政务的重要路径之一。在电子政务时代中，电子档案涉及到管理、安全、法律等问题，所以档案部门要对社会大众加强规范利用行为的教育，使社会大众意识到合理利用电子档案的重要性。国家相关部门还要积极制定与电子档案利用的法律法规，正确引导信息利用的社会公德。