提高档案管理科学化水平的路径分析

2015-01-03孔菲

中国管理信息化 2015年20期

关键词：科学化档案管理人员

孔菲

（湖南城市学院，湖南益阳 413000）

提高档案管理科学化水平的路径分析

孔菲

（湖南城市学院，湖南益阳 413000）

信息化时代的到来对档案管理工作提出了全新的要求，提高档案管理工作的科学化水平成为必然趋势。为此，档案管理人员必须不断提升自身的综合素质和专业技术水平，并逐步转变思想观念，采用先进的管理方法和手段，开展档案管理工作，这不但有助于工作效率和质量的提升，而且还能使档案的利用价值得以最大限度的发挥。基于此，本文简要阐述档案管理科学化的作用及意义，并分析档案管理现状，在此基础上对提高档案管理科学化水平的路径进行论述。

档案管理；科学化；信息化

1　档案管理科学化的作用及意义

档案是一种具有极大使用价值的历史性资料，能够为相关工作的开展提供凭证和依据。随着时代的发展和社会的进步，档案的数量越来越庞大，其形式也不再局限于传统文字，这些都对档案管理工作提出了更高要求。因此，应当进一步提升档案管理的科学化水平，其重要作用及意义体现在以下几个方面。其一，逐步提升档案管理的科学化水平，能够以更加科学的方法和途径对档案进行管理，有助于档案管理工作向规范化、科学化、制度化的方向发展，从而显著增强档案管理的质量。其二，档案管理的科学化实质上就是运用各种先进的信息技术、数字技术对档案进行有效处理，使档案从整理归档到使用的整个流程更加方便、快捷，档案自身的价值能够获得最大程度地体现，这对于相关工作的开展非常有利。

2　档案管理现状分析

从目前档案管理的总体情况上看，虽然较之以往有了很大进步，但仍然存在诸多不足之处，具体体现在如下几个方面。其一，管理方式有待改进。现阶段，档案管理仍以纸质化为主，电子信息化管理尚未大范围普及。由于纸质档案资料的载体为纸张，其可能在保存的过程中出现浸湿、烧毁、破碎等情况，同时反复的借阅还可能导致档案丢失或损坏，一旦重要档案丢失，其所造成的后果非常严重。其二，管理体系有待完善。部分档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，由于对工作的重要性认识不足，加之管理体系不够健全，从而导致有价值的档案资料和重要的档案信息去向不明，这在一定程度上制约了档案管理科学化水平的提升。其三，人员素质有待提升。档案管理人员自身的素质和专业水平直接关系到档案管理工作的开展成效。然而，有些档案管理人员一般都是凭借个人的工作经验对档案进行管理。而科学化的档案管理工作需要先进的技术设备予以保障，这对管理人员的素质和能力水平提出了较高要求，由此导致档案管理工作的科学化水平不高。

3　提高档案管理科学化水平的路径

3.1提升档案管理人员的综合素质

在档案管理工作中，人既是管理者也是参与者，其素质和专业能力的高低直接关系到档案管理的科学化水平。在当前的形势下，为了进一步提高档案管理的科学化水平，必须不断提升档案管理人员的综合素质。首先，可以从档案管理人员队伍方面着手，通过引入大量专业的管理人才，使人员结构更加合理。其次，档案管理部门应当加强对在职人员的培训，采用各种不同的培训方式，如外派学习、对外交流等，完善档案管理人员的专业知识结构，提升其技能水平。同时，要确保培训内容的全面性和系统性，不但要涉及与档案管理信息化有关的内容，还要包括与档案管理工作相关的内容，如国家现行的法律法规及政策、行业内部标准等。再次，应完善管理人员考核制度，从而使档案管理工作更加规范，让所有的管理人员始终保持严谨的工作态度，及时、高效地完成档案管理的相关工作。

3.2积极转变思想观念

转变思想观念是档案管理科学化水平提升的根本保障。现阶段，档案管理已经从传统的手工操作向先进的计算机管理转变，从而使工作效率和管理水平获得了显著提升。因此，档案管理人员要认清形势，打破传统守旧的管理观念，转变墨守成规的思想，运用全新的管理方式和方法，推动档案管理工作向科学化方向发展，使档案资料的价值得以充分体现。

3.3更新管理方式

长期以来，档案管理方式均是以馆藏型为主，档案保管是工作的核心内容，虽然这种管理方式也有一定的可取之处，但却无法满足档案管理科学化的要求，为此，必须对管理方式和方法进行更新。对档案信息的利用是当前档案管理的主要目标之一，应当采取利用型的管理方式，发挥档案资料的价值，实现资源共享，为档案使用者提供更加优质的服务。此外，各类档案资源均应从原本量的积累向质的提高转变，这样才能最大限度地发挥出档案的使用价值。

3.4完善管理制度体系

档案管理制度体系的完善是实现档案管理科学化目标的基本保障，这要求各单位制定完善的档案管理责任制，进一步明确档案管理人员的职责，做好本职工作。同时要从全局到局部两方面把握，完善相关规章制度，如在人事方面应制定绩效考核制度，做到优奖劣罚，以调动档案管理人员的工作积极性。此外，还应针对行业内的运行管理构建相应的规章制度，并从立法的角度约束档案管理科学化的工作方法，规范管理人员的行为。