关于利用信息化手段管理传统档案的思考

2015-01-03王勇

中国管理信息化 2015年20期

关键词：文档手段流程

王勇

（白山市靖宇县赤松镇文化站，吉林白山 134300）

关于利用信息化手段管理传统档案的思考

王勇

（白山市靖宇县赤松镇文化站，吉林白山 134300）

随着技术进展，网络技术正被广泛应用于社会各个领域。信息化路径下的管控流程凸显了其特有的优势，便利了日常管理。传统途径的留存档案、日常管理存在很多弊病，为此，有必要接纳信息化技术手段，妥善留存和管理这些档案。

信息化手段；传统档案；管理方式

企事业类单位、各个院校留存下来的档案都和部门日常管理工作息息相关。档案的储存以及后续管理工作，都需要借助现代化的信息技术加以辅助，彻底打破老旧的管理模式。同时，信息化是借助于硬盘进行管理，不但能随时对相关部分读取，还降低了由于纸质资料损坏而带来的损失，更直接降低了人员使用上面的浪费。

1　变更管理流程的必要价值

传统情形下的档案被留存为纸质文件。针对这类档案，日常搜集整理、编排档案目次、查验及利用，都要借助于手动方式来完成。日常管理耗费了较多的手动劳动，服务总量偏大。检索必备的流程落后，查验方式很少，不便平日查阅。留存档案必备的设备很简易，传输速率慢，很难充分开发。由此可见，传统路径下的管理工作存在诸多弊端，必须及时加以改善。借助信息手段可收到如下效果。

1.1日常调阅频率更高

信息化的发展，推动了各个行业的进步，随时产生的市场竞争也变得更为激烈。因此，相关部门对于日常信息的查验量也开始不断增多，最后出现了信息变更速率被提快、决策时段被缩减的局面。针对于这一现状，要求相关人员在进行档案查验时必须调用有关联的一切材料，才可做出决策，以便全面解析。

1.2留存的总份数更多

伴随微机的普及，办公凸显了自动化这一总倾向。从目前情况来看，手写的文件被缩减，更多份数的文档都要经由打印才可制备出来。有序留存文档、调用这类文档，成为了工作之中随时都会出现的难题。电子类的、纸质类文档显出了并存的态势，电子文档占比明显提升。

1.3变更纸质文件

归档留存下来的旧式文件，多属于写的某一规划、总结类的、实施查验类的文件。此外，红头文件也应被慎重留存。现今时段内的科学管理，要预设最为缜密的搜集流程、数据管控流程。决策被规范化，固有的归档文件数目递增。在客观形势下，需要加强信息管理。

1.4创设电子文档

电子文件被留存至某一数字设备，设定数码形式。储存的形式，既可以是光盘也可以是磁带。借助于微机，相关的数据均可被查验和使用，同时还能在网络路径下进行资源的共享，为后期相关工作的开展提供便利。从本质上看，电子文档独有的特性如下：经由微机生成，设置二进制特有的代码，用代码去表达，叫做数字文件。这种情形下，电子文件被区分于平日常见的多类文件。

电子文档也被划归为文件，有着文件特性。从这一视角看，电子文件及旧式常用文件有着近似点。电子文档整合了新颖的数字特性及传统路径下的文件特性，两类特性融合，它含有新时期的信息特性。借助于计算机，电子文档成为数字化文档，借助于通信路径、远程传递，来达到信息共享的目的。当然还有一点需要注意，即电子文档被设定成直观特性的代码，记录于载体上，必须经由相关设备才可读取。

各类档案由于被需要的程度以及重要性等方面都具有特异性，在保存时间等方面也都会有所差别。因此，针对档案保真、私密信息保留、日常的读取等，都要拟定规程。当然，对于一些需要进行长久保存的档案，由于中间间隔时间较长，后期信息能否被完整读取，也是一大难题。

2　运用信息技术管理的侧重点

2.1拟定清晰详细的标准

信息档案一旦缺失统一的规范和标准，那么其数值格式及更大范畴的体系架构都会出现偏差，造成异构状态。例如，某些软件没能被通用、适用范畴并非很广；微机附带着的数码相机、扫描设备自带的型号都有着差异，层级水准也有差异，很难划归到同一硬件范畴。还有一种情况，就是分类留存的档案没能拟定明晰的编码。想要有效解决以上问题，就必须有相同的标准，来保证信息方面的互通性。

2.2接纳新颖手段

技术不断变更，档案平日内的管理应能接纳新颖的途径，借助新式技术。这类手段具备多种功能：查验主体身份、增设智能检索、隐蔽某一范畴的信息等等。此外，加盖电子签章、跟踪设定的操作流程、增添水印及加密，都被划归至新颖技术的范畴。

2.3搭配必要的硬件

各类档案的管理，其目的是实现日常信息的共享以及调用。因此，对于档案配套管理环境的要求就更为严格。根据管理对象的不同，建立起来的环境可以分为内、外网两种类别。很显然，网络环境是否良好与其配套设施有直接的作用，所以必须借助物理隔离，细分独立网络，强化日常范畴的网络管控，保证初始开发流程的适宜性。

增设配套硬件，是信息化依托的根基。选购硬件时，要具备前瞻性，而不是一味的进行投入。充分运用金额，选购最适宜的配套硬件。便利日常情形下的网内检索，多层分享及交流。优化调配资源，提升综合管理的成效。