对高校档案工作的有效管理研究

谢维

（长春理工大学，长春 130022）

对高校档案工作的有效管理研究

谢维

（长春理工大学，长春 130022）

本文通过对文献资料法以及专家访问等方法加以运用，对高校档案工作管理进行了深入细致地讨论，并对档案工作理工作的主、客观两个方面进行了深入细致地剖析，从而找出存在的问题并进行解决。另外，提出了一系列关于更好地实现高校档案工作管理的方式方法，为更好地实现高校档案工作的管理提供了参照。

高校；档案工作；有效管理

1　高校档案工作的地位及要求

所谓高等学校档案是指高等学校在招生、教学、科研以及管理等活动中，对学生的自身发展情况的一种历史记录。高校档案工作是学校管理工作的一个重要方面，学校必须要对其加以重视，并将其纳入学校发展的整体规划过程中。

2　高校档案管理工作中存在不足之处

2.1学校领导对档案工作管理的重视力度不够

由于学校的上级并没有对档案工作部门的工作情况加以重视，在其关注度上也就大大地降低，这就导致档案经费严重不足的问题时常发生。与此同时，高校档案工作与高校中其他工作相比，整体工作中所占的比重较低，经常是处于被遗忘的状态，无人管、无人问。再加上大部分的高校领导并没有真正认识到档案所具有的真正价值，这就使得一些高校在用人上会比较随意。这样做所造成的后果就是严重影响高校档案的功能和作用的发挥。

2.2档案管理人员素质不高

高校档案工作部门中大部分管理人员的素质都不是很高，这个素质并不仅仅是指道德素质，也把文化素质包含在内。究其根源，要从学校的结构体制说起，由于学校为了可以留住那些教授、人才等，很多时候都会承诺对其子女有相应的工作安排。然而这些子女、配偶高学历的太少了，大部分是大专及大专以下学历者。可是从专业的角度出发，从事档案管理应尽量选拔那些档案学专业或者计算机专业毕业的人员担任，可是现实情况并不是这样，有的学校在档案管理这一方面根本没有这些优秀的人才。由于没有这些人才，工作也就无法更好地开展。而其他的管理者由于对档案管理不是很了解，有些东西也不知道该怎么去做，这就出现了“做一天和尚撞一天钟”的消极怠工思想。本职工作的积极性没有了，又何谈对工作的创新。这样做带来的后果就是致使高校档案管理工作停滞不前，阻碍了其更好地发展。

2.3高校档案工作基础设施有待完善，管理混乱

由于高校领导对档案工作人员的工作不是很重视，因此在资金投入方面的力度相对来说就比较欠缺，资金无法得到投入，各种经费的保障也就无从谈起。这样不仅不利于工作人员积极性的提高，而且使工作停滞不前，产生坏的影响。就实际情况来说，大部分档案部门的负责人其权利并不大，往往都是最底层的小领导，说句话也没有分量。就是有机会出去学习，打了申请，上面也不一定批准了，这就导致档案管理人才的缺失。在档案管理的过程中，电脑可以说是必不可少的，可是现实中，由于基础设施不完善，上级重视力度不够，导致大部分的办公电脑都是旧的，甚至有的工作人员都没有得到很好地配备。虽然档案工作平时比较轻松，可是一旦忙起来，工作人员就要加班加点地干，这样工作效果往往错误百出，也禁不住上级的检查。总而言之，由于配套设施的不完善、领导的不重视、经费的不足，使得高校档案工作管理混乱，档案管理处于乏力状态。

2.4外界对于对档案工作管理不知晓，轻视了档案的管理工作

高校档案工作自身的特点，决定了其在参与学校管理及体现效益方面具有潜在性、长期性。由于不被了解，在很多人眼里其就是一件无足轻重的活。而且平时也比较悠闲，并没有什么技术含量。只有做过的且做好的人才能真正了解档案工作管理的难处。正是这些错误的思想，使得档案工作人员的积极性降低，就是做了大量的工作，也不一定能够得到认可。

3　高校档案工作规范化管理的有效途径

3.1强化意识，更新观念

人性化管理是搞好档案管理的前提基础，要想把高校档案工作规范好，就必须强化法制意识。法与情相结合，才能有利于高校档案工作更好地开展。高校档案的内涵，决定了其工作的长期性、连续性。因此，如果没有一个很好的法制基础作为保障，其后果不堪设想。与此同时，在规章制度的落实过程中需要注意坚持以人为本，人是任何事物的主体，要不断加强人文理念，尊重人才，培养人才、充分调动、激发档案人员的主动性与积极性。

3.2专业培训，科学管理——现代化是手段

高校的档案馆是保存、提供利用学校档案的专门机构，对于工作人员有明确的规定，对于管理者必须要配备专门的工作人员，而且对其工作的业务技能以及个人素质要求严格。在选拔的过程中，一定注意对其专业性的选拔，提高准入门槛。将那些通过关系进来的，直接排除在外。只有这样，才能净化管理队伍，实现效率的增长。因此要注重一体化的培养，充分利用现代化管理手段，科学有效地推动高校档案工作从传统管理模式向现代化管理模式转变。

3.3建立健全各项规章制度，严格执行——制度化是保障体系

高校档案机构是国家档案的重要组成部分，其好坏程度将直接影响到国家档案管理体系机构。一方面，我们要负责好本单位的档案管理工作，充分发挥其社会服务职能；另一方面，要加强对高校档案工作的监督检查力度。这两大方面能否正常实施，将直接影响整个档案管理工作的进程。只有对工作者的职责进行明确，不断强化其责任意识，做到依法治档、依法管档，才能确保高校档案工作的管理规范有序。

3.4数字存储知识服务——信息化是动力

高校档案是高校科研、教育、教学、日常管理以及各项事业发展的重要凭据，是实现高校可持续发展所不可或缺的，因此在档案管理方面必须要加以重视。档案的本质就是具有记录性、直接性、原始性，是对一个人发展情况的一种反应。实体档案很容易损害，要想解决这一问题就必须要实现信息化，通过对电脑技术的应用，实现对档案信息的集中管理，实现管理的高效性。可以说，数字化知识服务体系，信息化是其发展的不竭动力。

主要参考文献

［1］蔺海波.高校档案工作如何由边缘走向中心［N］.中国教育报，2012-05-28（009）.

［2］方德生.高校档案工作定位问题思考［J］.山西师范大学学报：社会科学版，2012（9）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.13.118

G275

A

1673-0194（2015）13-0197-02

2015-04-29