工程中的设备采购管理探讨

2015-01-03马跃广

中国管理信息化 2015年13期

马跃广

（中国核电工程有限公司，北京 100840）

由于工程设备采购工作具有重要性和特殊性，所以每个工程项目开发部门都应设置专门的部门负责管理设备采购工作，并且安排高素质的谈判人员和技术人员，专门负责设备采购价格的洽谈、合同内容的签订。其中，在工程设备采购过程中，必须坚持“满足要求、执行规范流程、满足设备质量和进度”的原则［1］。

1 设置设备采购组织部门，全面负责工程设备采购工作

在工程设备采购管理过程中，设备采购部门主要负责日常采购工作，其中主要包括整个工程所涉及到的设备采购选择、设备采购的供应室和设备采购加工厂的联络等，通过相互沟通、相互交流处理好设备采购中的各种问题。其中，设备采购组织应该在各个项目开始之时，便对设备采购工作进行全面的规划设计，其主要包括工程设备分类、设备采购分工、设备采购计划、采购预算等，并且根据工作需求编制UBS工作图表。在工程设备采购的过程中，应该严格按照设备工程设备技术规格书和设备文件规定的内容执行，如：各类设备参数、工程设计图纸的要求。同时，应该在工程设备采购合同中制定明确的技术协议，并坚持在满足工程设备通用的情况下，全面检查各种设备产品的技术要求，以免导致设备规格出现偏差。

设备采购组织在日常采购过程中，为了减少工程开发企业大量资金占用量和仓储管理成本，应该分期设置采购工作进度，严格根据工程项目施工现场的开展进度需求开展采购工作。同时，应该严格把持设备采购质量关，加强设备采购核算，最大限度地减少工程项目开发所使用的材料，力求做到工程竣工场地清［2］。

2 加强采购设备质量控制，做好工厂监造和验收工作

在工程设备采购管理过程中，为了强化采购设备的质量控制，首先应该实行工厂监造。通过与工程设备供货商签订设备制造制度，其中主要包括采购人员入住工厂进行跟踪、监督，或者对采购工程实行定点监督、文件内容监督等内容。同时，还应该制定科学合理的监造计划，其计划内容主要包括工程设备原材料生产、设备各个部件的生产情况、生产进度、制造制定等内容，一旦发现问题，应该及时与工程开发项目部沟通，以便及时采取措施。其次，应该全面做好工厂测试与验收。为了有效控制采购设备质量，可以严格按照工程产品、工程材料和工程设备测试的特殊性要求，积极协调设备生产供货商确定好设备测试的时间和设备测试的重要内容［3］。其中，在进行工程设备测试之前的7天，可以采用书面形式通知工程项目监理师进行设备细节测试，如：测试设备的数量、各类设备外部图层、工程设备工艺质量等等，从源头上控制好采购设备的质量。

3 注重供货商的管理，实行长期采购合作

3.1 综合分析供货商的目标和预期值

在工程开发过程中，项目管理部门与供应商不仅只是总、分包的关系，而且属于合作伙伴，所以工程项目部在日常工作中应该加强对供货商进行监督控制，尽量为设备供货商创造良好的项目实施环境，为供货商提供更多关于设备生产技术、设备生产质量等各个方面的帮助，以吸引更多高质量的供货商。同时，工程项目管理部门应该尽量为设备供货商提供充足的资金保障，及时支付设备采购款，与供货商形成良好的长期合作关系。

3.2 制定良好的供货商管理计划，确保工程设备采购顺利进行

在工程设备采购过程中，应该全面综合分析设备供货商的需求，制定科学合理的管理计划，从而确保工程设备采购顺利进行。其中，供货商是工程设备采购中非常重要的组成部分，所以工程设备供货商的选择和管理具有非常重要的作用。

3.2.1 供货商选择

在选择工程设备采购供货商的过程中，应该综合考虑设备供货商的品牌效益、品牌实力和供货商的业绩问题。其中，在工程设备采购中应该坚持公平公正的原则，为更多有实力的供货商提供同等的机会。同时，工程设备采购人员在采购设备时，应该尽量避免选择单一的货源，积极寻找更多有实力的供应商，以及能够承担工作量的能力。全方位搜集工程设备采购供货商发出的批量供货的优惠政策，从而有效降低工程设备采购的价格和采购成本［4］。

3.2.2 供应商管理

在工程设备采购管理过程中，通过加强供应商实力调查、绩效考核，从而逐渐改善与供应商开展后续合作的关系，准确确定各个供应商设备采购的数量。在项目完成之后，应该对各个供应商实行全面考评，对于供应质量较高、供应速度快的供应商予以奖励，从而建立起长期合作的关系。

4 加强工程设备采购成本控制，减少设备采购成本

为了有效控制工程设备采购成本，首先应该制定科学合理的采购预算。其中，所谓采购预算主要是指在工程项目采购行为开始实施之前，对整个工程项目设备采购的成本所进行的整体估算和预测，是对整个工程项目设备采购资金的一种理性规划。其主要是工程设备采购人员对整个工程各类设备采购的价格主客观条件、各种有利与不利因素进行全面综合分析，并且根据制定的设备采购定额制定合理的目标体系。同时，还应该认真制定合理的工程设备采购方案，既保障工程项目按时开展，又避免造成工程设备采购资金浪费。

4.1 制定完善的工程设备采购成本控制体系

项目部门应该坚持：谁负责采购管理工作，谁就负责设备采购的成本控制。因此，为了有效控制工程设备采购成本，需要根据工程设备采购的实际情况，制定科学完善的工程设备采购成本控制体系，并且使用图标和箭头的形式准确标示出来，将采购成本控制责任落实到位。

4.2 加强采购部门与施工部门的沟通

在工程项目开始实施之后，各项工程设计、工程设备采购、工程施工、工程试运等工作都应该在工程项目的所在地开展，并且定期沟通交流设备采购过程中的问题，以便综合思考提出切实可行的解决措施。同时，还应该合理安排工程项目采购工作，注重采购设备的质量监督和管理，从而坚持处理好工程设备采购工期和成本控制之间的关系，从而有效降低工程设备采购的成本。同时，针对一些工程设备采购存在较强难度性的工程项目，必须严格按照工程项目设备采购的标准进行，从而严格控制工程设备采购的操作程序，减少采购设备的报废率。

4.3 实施供应商绩效管理方案

在工程设备的采购过程中，供应商是非常重要的一个组成部分，直接影响着设备采购的整体水平。因此，可以实施供应商绩效管理方案，其主要涉及到供应商的供货方式、供应的设备数量等。正确对工程设备供应商进行认证、考核，从而确保工程设备采购成功。同时，项目管理部门应该制定针对供应商的管理制度，从而加强对供应商进行管理和考核。这样当项目完成之后，便可以对供应商进行综合全面的评价，并制定相应的索赔制度。除此之外，还应该建立起不同的供应商关系类型，强化工程设备检验工作。