建筑施工企业工程档案管理中存在的问题及对策

◎杜则良褚颖芳



建筑施工企业工程档案管理中存在的问题及对策

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随着社会科学的发展，各地建筑施工企业在工程档案管理方面取得了突飞猛进的进步，但社会对于工程档案的要求也是越来越高。本文从工程档案的定义及管理现状入手，分析了目前建筑施工企业工程档案管理中存在的一些主要问题，并有针对性地提出了改进的建议。

工程档案的定义及管理现状

《建设工程文件归档整理规范》（GB/ T50328-2014）指出，建设工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。

经过这么多年来的探索，许多地方城建档案馆都蓬勃发展，一系列建设工程档案法规政策相继出台，全民档案意识逐步普及，工程档案的管理日渐走上了科学化、规范化的道路。但是，目前工程档案的管理存在着参差不齐的情况，也出现了一些需要我们去认真思考和研究的问题，个别企业工程档案的管理局面仍然混乱，迫切需要纠正和改进。

工程档案管理实践中存在的问题

多头管理，收集网络不健全。建设工程档案包含建设、勘察、设计、施工、监理等单位和工程准备、施工、竣工验收阶段等重要文件，牵涉的单位和环节比较多，有的单位在档案管理过程中没有统一的组织机构来统筹收集整理工作，各归档部门职责范围不明确，推诿扯皮时有发生，材料收集口径、文件整理标准不统一，常常出现档案制作不标准、个别文件收集不全、工程变更文件更新不及时甚至缺失的现象，直接导致其完整性受损、准确性降低。

认识不足，保密管理不到位。工程档案是重要的知识产权保护对象，同时，它所涉及到的设计、先进技术等属于企业的机密，事关一个企业经营发展的未来。然而，个别企业和工程档案管理人员缺乏对这一重要意义的认识，认为再重要的工程档案也就是几张图纸、几张照片的小事，管理上自然产生了松懈，保管期限和密级划分不准确、文件材料随手乱放、无手续随意查借阅等情况大量存在，甚至有涉密文件被随意拍照传上网络社交媒体等。

人员短缺，档案编制水平差。一些档案编制人员对建筑施工的流程和基本状况不熟悉，闭门造车。还有的小型建筑企业为节约成本，聘用一些不具备专业知识的档案人员或直接让一线员工兼职编制档案。这些人员缺乏相应的上岗培训，对工程档案的归档范围、整理细则、编制立卷的质量要求了解不深入，从而降低了工程档案编制的质量。加之项目建设工作量比较大、事务性工作比较多，经常出现档案材料跟施工进度不同步、事后编制工程档案的情况。

水平落后，现代化程度不够。一些建筑企业对工程档案管理的投入不够，硬件设备相对落后，档案库房“八防”设施不齐全，有的企业还没有专门的库房，有的甚至还停留在“装好袋子、锁好柜子”的低水平运作上。随着信息化、数字化潮流的到来，个别建筑企业已经开始逐步使用办公自动化等信息化管理软件，但多数仅仅是满足于档案目录管理等，电子档案的产生和收集欠缺，在具体信息查询和资源使用效率等方面还有待继续加强。

提高工程档案管理水平的一些建议

提高主观认识，倍加关注工程档案管理工作。正确认识工程档案管理工作的意义是建筑施工企业做好工程档案工作的前提。工程档案为企业发展和社会进步提供重要的参考和凭证，是企业和国家的一笔巨大财富，建筑企业的管理者要给予其高度的重视，加强对工程档案管理工作的宣传，在全体员工中形成“档案即财富”的共识，不断提高档案管理的意识和观念，在企业中形成全体员工重视工程档案、主动参与工程档案管理工作的局面。

健全组织机构，统一构建工程档案管理体系。科学合理的工程档案管理体系是做好工程档案管理工作的强力抓手。建筑施工企业要建立健全工程档案管理机构，严格落实岗位责任制，企业负责人亲自抓工程档案建设，指派专人负责，通过制定和落实工作计划，把工程档案文件的编制和归档纳入工程项目建设的每一个环节来管理，有条不紊地推进工程档案管理工作的开展。同时，加强与建设、监理等单位的联系和协调，组成广泛的收集网络，依托层层把关、相互合作从而保证工程档案质量。

建立完善制度，加强工程档案保密管理工作。完善的档案管理制度是加强工程档案保密工作的重要保证。各建筑施工企业要根据《建设工程文件归档整理规范》等规章标准，建立一套完善的工程档案管理制度，规范工程档案的形成、收集、立卷、归档、移交、利用等环节工作。对于带密文件的管理要有专门的制度，明确案卷密级管理，严禁私自携带和复印拍照等。加强目标责任管理，发现泄密情况要及时查明原因，进行补救并开展责任倒查追究，切实保障带密工程档案的安全。

创新科学管理，提高工程档案的现代化水平。创新管理手段是实现工程档案现代化、信息化管理的基础。建筑施工企业要转变档案管理理念，引进先进的硬件设备，积极改善库房保管条件。安装密集架和自动化电子控制系统，使用智能化的环境控制仪实时监测库房状态，建立统一的电子数据格式标准，规范电子文件的收集归档、数据交换和资源共享等，在保证安全的前提下逐步实现工程档案数据的网络化管理。

加强队伍建设，提升档案管理人员素质能力。强有力的档案管理队伍是提高建筑施工企业工程档案管理水平的智力保障。建筑施工企业要积极引进档案管理专业技术人才，加大培训力度，既要学习相关标准、规范和流程，提升档案管理人员工程档案业务技能，也要学习建设工程相关专业知识，努力塑造“又红又专”的全能型人才。要提高工程档案管理队伍的持续性和稳定性，开展“传帮带”活动，壮大专、兼职档案管理队伍，调动他们的工作积极性以及主观能动性。

随着城市建设的不断发展，经济社会对建设工程档案的要求也越来越高，建筑施工企业只有充分重视工程档案管理工作、建立健全工程档案管理体系和保密管理等制度、提高现代化水平、加强人才队伍建设，才能紧跟上时代的步伐。当然，各地的建筑企业在实际工作中遇到的情况不尽相同，但只要我们不断总结经验，充分发挥已有优势，及时研究和解决工作中遇到的实际困难，就一定能够管理好工程档案这一宝贵资源，充分发挥出工程档案的参考和利用价值。

（1：杜则良身份证号320382198210233198；2：褚颖芳身份证号320902198212121043）