事业单位档案管理信息化 设

◎周苇

事业单位档案管理信息化 设

◎周苇

随着我国经济的发展，计算机网络已经深入到各个行业之中，企业也逐渐采取信息化的管理方式，同时，在事业单位的现代化管理中档案管理方式也发生了从传统的管理方式向网络信息化管理方式的转变。这种转变能够适应社会现代化的要求，弥补传统事业单位档案管理工作的缺陷，不断提高现阶段事业单位档案管理的效率，已经成为我国事业单位档案管理工作的核心任务。

档案信息化主要是指在保证档案原有内容的前提下，通过计算机网络技术对档案形式进行有效的信息转换，从而在网络中形成电子档案。档案管理信息化建设是我国现阶段事业单文档案工作的重要内容，随着市场经济以及网络信息化的快速发展，事业单位档案管理模式不断推进，加强信息化管理对事业单位档案工作有效开展的作用越来越明显。因此，对比传统事业单位的档案管理方式，信息化的档案管理变得更加快捷、便利、高效，不仅简化了档案管理工作的繁琐流程，还规范了档案管理工作，显示出了其自身的优越性。同时，在针对的对象上看，档案管理的信息化建设对当事人和事业单位都有着重要的作用。因此，在社会不断发展的进程中要逐渐加强事业单位的档案管理信息化建设。

事业单位档案管理信息化管理的特点及优势

和传统的事业单位档案管理相比，信息网络和计算机在管理软件上的应用使得事业单位的档案管理有以下两点的特点及优势

档案存储环境的优势。事业单位传统的档案管理工作主要依靠纸张来对事业单位员工的信息进行记录，由于纸张自身的特点，档案的记载很容易受到潮湿环境、虫蛀侵蚀破坏，以至于档案无法实现长久的保存，为了实现档案的完整和长久保存，事业单位相关的档案工作人员就要反复对档案进行整理和储存，使得浪费了很多不必要的时间，影响了其他工作的进行。信息化的档案存储就及时弥补了传统档案管理的局限，可以将事业单位的各类档案直接存储到计算机的磁盘中，同时电脑的功能还可以对档案信息进行备份，防止丢失。相比传统的纸质档案管理，信息化的档案管理既安全、又节省了不必要的人力资源。

档案的使用、查询更加方便。事业单位传统的档案管理的工序非常复杂，在档案的管理、分类、存储等方面需要牵一发而动全身，对一方面信息的查询，需要调动其他相关的信息进行辅助查找。而信息化的档案管理可以迅速查找所需要的档案材料，完全不用对其他相关资料的反复翻阅，同时，信息化的查询方式和流程很方便，只需要简单的电脑操纵就可以获得想要的信息。

事业单位档案管理信息化管理的现状及问题

虽然我国事业单位档案管理的信息化较之传统的档案管理存在无可比拟的优越性，但是也存在一些问题。最明显的就是很多事业单位没有对档案管理工作足够重视，带来了以下几个方面的问题：

档案管理信息化建设的平台更新速度慢。虽然我国很多事业单位建立员工档案的信息管理系统，但是在实际应用中却对其不够重视，没有加大人力资源对档案信息系统及时更新，使员工的信息始终停留在刚进单位时候的信息状态，不能让事业单位的上层领导了解各层员工的现状，不能及时优化事业单位的用人结构。

档案管理信息化建设平台的使用率低。事业单位使用信息化的档案管理为了是节约单位档案管理的成本，方便人员之间的互相了解。但是，在实际应用中，却很少有员工对其进行使用，导致了平台的闲置。

档案管理的工作人员素质低下。事业单位在选取档案信息化的管理人员时不够严谨，在人员选拔上显得过于随意，造成了很多档案信息化管理工作人员不达标准的现象。他们大多缺乏足够的计算机信息储备，计算机的专业技能低下，甚至还有不会对计算机进行操作的人员存在，严重制约了平台建设。

事业单位档案资源信息化建设的主要任务

加强档案数据库的建设。为了进一步完善档案信息，提升档案部门的工作效率，要加强档案数据库的建设。比如可以全面引进检索系统以及相关管理软件，在档案管理建设的初始阶段应该注重加强检验和管理，对于复杂、特殊、重要的信息要加快信息化建设。具体可以表现为：首先，将传统的档案工作资源优先入馆，保证事业单位人员能够及时查到普遍性的资源信息；其次，增长入库档案资源的使用年限；最后，逐步全面录入所有档案信息，实现档案信息化的全面。

加强对电子资源档案的管理。事业单位大多引用了信息化档案管理，为了保障电子档案的真实性、完整性、规范性以及安全性，要加强对电子档案录入的监督和管理，做好电子档案的保密工作。

事业单位档案管理信息化建设的路径

提升档案管理人员的素质。要加强对档案管理人员的计算机操作水平、工作技能、工作素质等方面的培训，在培训的潜移默化中加强档案管理人员对档案工作的重视，从思想上提升管理人员的认识。同时，要定期对管理人员进行相关的技能考核，及时对管理人员进行更新，提升他们的竞争意识，从而为事业单位档案管理信息化提供全面的高素质人才。

完善档案管理的硬件建设。事业单位要保障档案管理信息化的硬件设施完备，在硬件设施的建设中加大资金力度，这样不但能促进档案工作的管理，还能有效保证档案资料的齐全。其中，关键的是加大计算机的储存容量。

将信息化管理和传统的管理方式结合。事业单位要在档案管理的工作将信息化管理和传统管理相结合，在循序渐进中不断推动档案管理的信息化建设。要让档案管理员工分别了解两种不同的管理形式，在传统管理形式的基础上利用信息资源开拓创新，提升档案管理效率。

加强信息化建设平台的推广。档案信息化建设平台的建设目的在于为事业单位的员工提供更多优质化的信息。因此，事业单位的管理部门要不断加强对档案信息化建设平台的宣传和推广 ，从而不断提升其知名度和影响力。

实现档案管理制度的科学性和安全性。科学、安全的档案管理制度能够保证档案管理信息化的进行，因此，企业要根据实际情况制定能够指导档案管理信息化建设的管理制度，实现档案资源的信息共享，保障档案信息资源的安全。另外，企业还可以将制度的实施作为一项考核标准，以此来激励员工践行制度的积极性，促进档案管理信息化的建设。

信息化以其自身的优越性已经成为事业单位档案管理工作的重要方向，因此，事业单位的领导要不断落实档案管理信息化的建设工作，从而不断提升事业单位档案管理的工作效率、工作质量和服务水平。

（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局）