基于门户网站的数字档案馆知识服务体系构

◎种金成

基于门户网站的数字档案馆知识服务体系构

◎种金成

数字档案馆建设背景下，传统意义上的档案信息服务已无法满足广大用户的需求，目前大部分档案管理部门对外服务仅停留在使用档案管理软件、建立档案目录数据库的初级层面上，无法提供深层次的档案专题服务。本文以加强对门户网站建设的意义出发，探讨了提供基于门户网站的多元化服务方式，分析了构建基于门户网站的综合服务平台系统，最后提出了加强基于门户网站的数字档案馆知识服务构建的建议。

基于知识管理的数字档案馆服务则是要将各种资源(人力资源、档案信息资源和技术资源等等)有机结合起来,发挥数字档案馆在人力、智力与技术等资源方面的优势，利用丰富的知识资源提供多元化的知识服务。数字档案馆的一切服务要以用户为中心,依据用户需求搜集选择各种信息。而档案馆门户网站作为宣传窗口，能够使得利用者最直接获得档案信息资源，档案部门应该借助这种媒介为广大利用者提供多元化的知识服务。

档案部门加强门户网站服务建设的意义

门户网站是档案馆展示丰富馆藏资源的窗口。通过门户网站档案馆可以定期将馆藏照片、视频等声像档案资源展示给广大用户，这样不仅提高了档案馆的知名度，也是对学校历史和文化的一种宣传。

门户网站是提供各类编研专题信息资源的内容库。档案管理部门可以将各类档案分类、整理、编研的非保密信息发布到档案馆网站，建立相关的栏目，使得广大用户可以根据不同类别、不同需求获得自己需要的档案信息。这也是对广大档案工作者编研成果的一种认可。

门户网站是展现本部门档案信息化程度的晴雨表。档案信息化建设进程不仅仅体现在硬件设施的购置程度，更在于软件系统的应用程度，而数字档案馆建设背景下的门户网站集成了档案系统的后台发布程序、各类在线征集系统接口、成绩翻译系统接口等，这些档案子系统的应用程度直接反映了该部门档案信息化建设程度。

提供基于门户网站的多元化服务方式

档案信息资源主动推送服务模式。在数字档案馆中利用推送技术可以将实用的信息直接推送到有此信息需求的用户面前，使用户不用自己手动检索查询便可以浏览到所需要的档案信息资源。此种形式的服务不仅可以主动地向整个网络用户服务，还可以为特定群体提供专题信息服务，将这类信息以最直观、最醒目的方式（主要包括频道推送、邮件推送、网页推送、专用通道推送等形式）在网站首页展示，提高了信息服务的效率，节省了用户信息摸索查询时间。

档案信息资源虚拟咨询服务模式。在数字档案馆建设的的信息环境中，档案用户大部分用户希望能够随时随地向档案管理部门提出问题，而不收任何限制，并能及时获得回复。通过建立Q/A数据库（Question/ Answer数据库）采用分布式参考咨询系统则能够实现这种请求，用户可以通过档案馆网页上的咨询服务链接按钮，按照网页规定的格式提出问题，档案管理人员通过请求管理器将问题的解答传给用户，同时咨询的问题及答案也会自动存入Q/A数据库（Question/Answer数据库），下次有相同或类似的提问时，请求管理器则可以直接通过检索数据库回答问题。目前比较流行的虚拟咨询信息服务形式主要是电子邮件、留言板、BBS论坛系统等等。

档案信息资源定题服务模式。数字档案馆的定题服务，是广大用户通过局域网或广域网范围给出所需信息的主题，由档案管理人员通过多种技术手段及方式将档案信息提供给用户的一种过程。这个过程体现了档案信息的一站式服务程度，这项任务的主体是档案管理人员，他们通过对用户提出问题的分类、筛选进行信息检索，最后通过RSS订阅形式、电子邮件或者网页式推送等方式将用户所需信息“推送”到他们面前。

构建基于门户网站的综合服务平台系统

档案信息在线征集系统。主要是针对不能亲自到学校档案管理部门进行档案归档的单位或者个人，通过在线征集系统，将有保管价值的档案（包括电子照片，视频，录音，各类证书扫描件等）归集到档案馆。

预约查档服务系统。针对身处外地导致当日无法办理完成所需档案或者有特殊需求的用户，可以通过预约查档系统，登记个人相关信息，以及需要办理的档案服务内容（例如开具毕业证明、查询相关论文信息、入学信息、录检表信息等），档案馆工作人员可以根据其需要办理的内容，提前准备好档案，这样大大提高了档案服务效率。

档案成绩翻译系统。对已经毕业或者在校大学生，需要翻译在校学习期间的各门成绩，可以通过档案馆网站点击成绩翻译系统链接，注册并登录，根据要求填写个人信息，可以通过两种方式进行成绩翻译，一种是由本人录入各门课程成绩通过系统提交，再由档案馆成绩翻译负责人审核无误后通知其本人来档案馆拿取纸质成绩翻译证明。另一种是直接选择由档案工作人员进行成绩翻译，本人在规定工作日内直接到档案馆来取英文成绩单。

档案专题展示系统。根据高校自身发展、馆藏信息资源、档案数字化等情况将档案信息资源内容进行深层次加工，形成专题汇编、文件汇编、声像汇编等，通过档案馆网站开辟专题栏目进行网上对外开放和展示。

档案信息服务在线反馈系统。反馈系统一方面能及时解答用户在访问档案馆网站过程中遇到的问题，使用户被关注，从而提高用户的体验度和满意度；另一方面，也使得网站管理员能及时了解用户的需求、分析用户需求并作出网站功能的调整，从而使网站内容更符合用户的需求。例如，可以设置“档案论坛”栏目，为用户交流提供场所；设置“网上留言”、“在线QQ”“网站BBS”等栏目，安排专人负责，及时与网站登录用户进行沟通，解决用户的需求。

搭建基于VPN技术的综合档案管理系统登录平台。使用计算机和计算机网络可以在特定的权限和网络范围内对数字档案随时进行访问，简化了档案的查阅流程，提高了档案利用率。但是，由于档案查阅及系统登录服务往往局限至在一定的局域网范围内，造成有权限登录档案系统却由于不在规定的局域网范围内而无法进行正常的档案信息查阅，这对于数字化程度较高的一些档案部门造成了一定的局限性。针对这种情况，可以通过铺设专用的局域网来实现。而对于办公地点分散不在同一城市、距离较远的情况，如果铺设专用网络或者使用拨号进行访问，网络建造成本和通信费用都很高。而通过VPN(Virtual Private Networking，虚拟专用网络)技术则不需要安装专用的网络，利用公共网络基础设施，就可以达到类似私有专网的效果。VPN采用隧道技术、身份验证、密钥管理技术和加解密技术等四个方面的技术保证了档案系统通信的安全性,能确保信息在传输过程中不被偷看、篡改或复制，保证了不同的档案用户只要拥有校园或者档案馆VPN帐号就可以在任何地方、任何时间登录档案管理系统进行信息查询。

加强基于门户网站的数字档案馆知识服务构建的建议

建立档案网站知识服务管理机制。档案管理部门以门户网站为依托开展知识服务不仅要以有效的知识管理作为保障，还要建立起严格的管理机制：一要基于档案馆管理职能构建一个稳定的基础组织单元机制，以保证日常的档案信息发布工作；二要完善相关的协调组织机制，以档案学者、专家以及资深档案工作者组建成档案知识服务团队，以延伸档案网站知识服务内容的广度和深度。

优化馆藏，拓展服务内容。由于大部分档案管理部门对门户网站服务功能的关注度不够，往往只从管理的高度加以规划，而不是从被服务对象的角度出发，缺乏服务需要的考虑，造成了重形式、轻内容的局面，忽视了档案网站的内容建设。在数字档案馆建设和档案信息化程度较高的大背景下，档案部门在加快馆藏档案信息资源数字化的同时，要对馆藏档案进行专题组织加工与开发，为用户提供不同层次的知识服务。

构建档案网站专题知识库。档案知识服务更关注的是服务内容的知识属性，因而，需要构建基于门户网站的档案服务专题知识库和档案服务专家信息库。档案服务专题知识库应该包括档案工作基础知识、档案实践知识、档案信息资源专题汇编等。档案服务专家知识库的内容应该是由一批高校或档案研究领域的学者、专家及档案实践工作者组成，利用他们的知识来解决用户遇到的知识难题。建立档案网站专题知识库是实现档案知识共享与创新的需要，也是档案馆网站开展知识服务的基础之一。

构建基于门户网站的知识服务技术平台。档案部门门户网站对外提供的知识服务不仅需要丰富的知识内容，还需要建立在强大的技术平台基础之上，通过这种技术平台能够实现档案资源由基础信息向知识的演变，并通过相关的技术实现知识的积累、共享、挖掘与利用，从而实现基于实体馆藏资源体系和虚拟知识馆藏资源体系的档案信息服务集成，最终达到以档案用户为中心的个性化、专业化和智能化档案信息服务。

（作者单位：南京中医药大学档案馆）

2013年南京中医药大学校哲学社会科学基金项目（13XSK09）。