文书档案管理

◎张秀华

文书档案管理

◎张秀华

文书档案管理工作在各个领域都尤为重要，因为文书档案管理涉及到事业单位的人事机密问题。随着时代的发展，以往文书档案管理方法的弊端逐渐显露，文书档案管理的方法跟不上时代的节奏，有时候甚至出现文件泄露等状况，为事业单位带来了很大的损失。因此，克服文书档案管理传统方法的弊端，进行文书档案管理的创新非常有必要。本文仔细分析了文书档案管理的现状，强调了文书档案管理的重要性，还针对文书档案管理的改革提出了几点要求，希望对文书档案管理日后的发展有参考意义。

一般单位文书档案记载的内容很多，主要包括单位人员的人事档案、单位活动的资料、单位往年的业绩表、单位的工作计划等。这些文件对单位都有非常重要的作用，一般在做决策时某些文书档案可以用来做参考，甚至决定决策的方向。因此，做好文书档案管理工作尤其重要，以往的文书档案管理方法存在很多弊端，为了能让单位更好的适应社会的发展，单位必须进行文书档案管理方法的创新，使重要的文书档案更加保密，而且还要照顾到文书档案的完整性，谨防文书档案遗失。

文书档案管理的重要意义

做好文书档案的管理工作对事业单位具有重要意义。文书档案管理工作是事业单位管理工作的一个重要部分，文书档案记载着事业单位的各类信息，这些信息有的相当重要，关系着事业单位的机密。一般工资做重大决策之时都会参考事业单位的文书档案，因为文书档案能够为事业单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了文书档案，那么就会给事业单位带来不可估量的损失，有的事业单位还可能因此负上法律责任。因此，做好文书档案的管理工作对事业单位本身的发展非常重要。另外，做好文书档案的管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对事业单位的人才管理也起着不可替代的作用。

积极进行文书档案管理的创新对事业单位发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对文书档案的管理工作提出了越来越高的要求，对文书档案管理工作进行创新可以促进事业单位整体竞争力的上升，把事业单位的发展推向一个更高的平台。另外，文书档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决文书档案管理的滞后问题，提高文书档案的保密性和稳定性。信息化时代的到来，为文书档案的管理提供了一个很好的平台，相关工作人员应该借着信息化这股东风将文书档案的管理工作做得更好。

当前文书档案管理存在的问题

在新时代的背景下，文书档案管理的现状堪忧，经调查，文书档案管理主要存在以下几大问题。

事业单位文书档案管理的体制并不完善。文书档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括文书档案的分类存档、文书档案的收藏、文书档案的使用等工作。文书档案的分类非常重要，这关系到文书档案使用时的便捷性问题。文书档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，文书档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有的文书档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多事业单位非常重视文书档案的收藏，却很少将文书档案拿出来利用，这是文市档案管理非常忌讳的一个问题。

文书档案的管理人员素质低下。很多事业单位的文书管理人员的素质没有达到文书档案管理的基本要求，例如，有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行文书管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将事业单位的网站分享给外人，造成文书信息丢失。因此，文书档案的管理人员是问世档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个事业单位的发展都会造成不良影响。

文书档案的管理方法跟不上时代的节奏。有的事业单位的文书档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到文书档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了文书档案管理向信息化发展的必然性，一些事业单位不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。

事业单位不重视文书档案管理，没有针对文书档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的事业单位没有把文书档案的管理摆在一个重要的位置，人为文书档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的。还有的事业单位安排了工作人员进行文书档案的管理，但是并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦文书档案工作出现了漏洞，事业单位不知道应该向谁追究责任。而且文书管理做得好，事业单位也没有相应的奖励制度，这严重打击了管理人员的工作积极性。

提高文书档案管理水平的措施

完善文书档案管理的体制。事业单位应该对现有文书档案管理体制进行完善，促进文书档案管理优化升级。首先，在文书档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对文书档案进行精确的分类，不能粗糙将文书档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对文书档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类。不管文书档案使用电脑存档分类还是收藏在事业单位专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在文书档案管理的收藏方面，事业单位一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，事业单位一定要将文书档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，文书档案还有备份的可以调出来。最后，事业单位一定要注重文书档案使用，文书档案只收藏不使用的话，对事业单位来说就是一堆废纸。实际上，文书档案的使用价值是非常大的，当事业单位遇到难以解决的问题时，文书档案上的信息可以给事业单位提供很多参考意见，促进事业单位的顺利发展。

对管理人员进行专业的培训。事业单位在选择文书档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。事业单位在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括文书管理工作的内容、文书管理工作的方法、文书管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，文书管理工作才有可能做得更好。针对文书管理人员的权责问题，事业单位应该分配到各个部门，部门应该具体分配到人，以免出现推诿现象。

将文书档案管理与信息化接轨。现在是信息化时代，文书档案的管理工作必须与信息化接轨，跟上时代的节奏。文书档案管理工作与信息化接轨的方式一般是对文书档案进行信息化管理，但是给予网络本身的开放性，文书档案的信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。文书档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方。第二，防范网络病毒。网络病毒给文书档案管理带来了严重地威胁，因此，事业单位的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运

行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。

制定科学合理的奖惩制度。事业单位应该对文书档案管理工作引起重视，意识到文书档案对事业单位发展的重要作用。另外，针对文书档案的管理工作，事业单位应该建立讲科学的责任制，这一点非常重要。因为科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性。一个事业单位如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个事业单位的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护事业单位的基本利益，一旦事业单位的文书档案管理出现问题，事业单位可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进事业单位更快更好地发展。

文书档案管理工作本身具有复杂性，这使得事业单位的文书档案管理工作的难度增加。以往文书档案的管理人员素质低下、管理方法不先进、管理制度不完善，这些问题都严重阻碍了文书档案管理的发展，也严重阻碍了工资的整体发展。针对这些问题，事业单位应该采取一定的措施，例如完善文书档案管理的体制、提高文书档案管理人员的素质、建立健全奖惩制度、将文书档案管理腿上信息化道路等，这些措施都有利于文书档案管理的创新，也有利于事业单位的稳定健康发展。

（作者单位 ：长春市固体废弃物管理处）