图书馆书目数据库建设的前期准备工作

王玉刚/新疆社会科学院

图书馆书目数据库建设的前期准备工作

王玉刚/新疆社会科学院

本文结合书目数据库的建设工作，就传统图书馆实现馆藏资源书目数字化，从管理软件的选择、建库工作流程及管理细则的制定、工作人员的培训和书目数据制作前应注意的问题等方面入手，简述了书目数据库建设的前期准备工作。

图书馆；书目数据库建设；前期工作

上世纪90年代开始，信息技术革命突飞猛进，促使图书馆新的转型。制作标准、规范、高质量的馆藏书目数据，实现图书馆数字化与资源共享，已成为图书馆的发展方向。我们社会科学院图书馆数字化建设起步晚、底子薄，如何做好书目数据库建设工作，是摆在我们面前的一个十分重要且急需解决的重要问题。现就针对新疆社会科学院图书馆书目数据库建设的前期工作，谈点粗浅的认识。

1.书目数据库建设的前期工作

书目数据库建设前期工作的核心任务是制定一个既切合本馆实际又具有前瞻性的建设方案以及实施细则，其目的就是对书目数据库的建设进行规划和设计，切实保证书目数据库的建设健康、可持续的不断向前发展。

1.1 图书馆自动化管理系统应用软件的选择

这是一个关键的问题，因为管理软件的选择直接关系到建库工作的成败。选择图书馆集成系统时，要全面考虑，不但要评价系统对图书馆“传统”业务管理的能力，还要综合评价系统的综合性能，如性价比、稳定性、技术运用的成熟程度，以及对未来图书馆发展目标和需求的满足程度。

我馆选择管理软件时，经过相关的调研，最后确定购置“金盘”图书馆集成系统。该系统在高校拥有广泛的用户，在全国数十种图书馆管理软件中占有重要地位。金盘系统有六个应用模块，包括采购子系统、编目子系统、流通管理子系统、读者管理子系统、出版发行物等，涵盖了图书馆工作的全部内容，具有符合国际或国家的图书文献标准、快速建立即建即用、操作简单培训容易、投资少应用扩展空间大、系统管理方便等特点，根据新疆少数民族地区的特点，还增设少数民族文字的处理模块。此系统的价格合理，售后服务完备。

1.2 制定建库工作具体流程以及质量管理细则

建库是一项人机结合的复杂过程，首先必须制定相应的各种规则，以便工作人员有章可循。如录入字段的确定、剔旧原则、复本标准、分编、标引规则和录入、加工、维护等各类人员的职责及日工作量。

我们充分借鉴兄弟图书馆的经验，结合本馆的实际，制定书目数据制作的具体标准和规范。首先应制定《馆藏文献著录标准和规范》、《操作工作流程》、《岗位职责》等一系列管理规范。其次，组织管理是数据库建设各要素中的“枢纽”，它将所以因素合理地组合起来，对数据库建设建设诸要素进行总控。由部门领导和技术人员带领几位业务骨干组成质量管理小组，统一根据《馆藏文献著录标准和规范》进行管理。质量检查人员应当全面检查各科室人员录入的数据，如实记录每天的“质量检查工作日志”，以便审核工作量，及时纠正录入人员的错误，确保后期工作的正常运行。第三，指定专人管理书目数据库，负责书目数据库的数据维护、传递等工作。建立责任追究制，以保证数据库的安全正常运行。

1.3 人员的培训

回溯建库是早建早受益，为缩短建库时间，需组织一批专门人员参与此项工作。工作人员的业务素质是保证回溯建库质量的关键。提高馆员的计算机网络技术水平及其应用能力，途径有两条，即引进计算机人才和加强在职人员的培训。我馆采取两条腿走路的方法，引进与自配相结合。一方面，向上级主管部门申请，努力引进计算机人才；另一方面，对现有的工作人员进行自主培养。通过在岗培训、转岗培训等方法，提高业务素质。另外，在人员紧张的情况下，可采取临时外聘录入人员、本馆专业人员把关的办法。

1.4 同步进行的其他工作

1.4.1 分析馆藏

建库前首要的是对藏书数量和质量、文献分布和结构、人员和财力等各方面的情况进行深入细致的分析，以便确定建库范围、建库顺序、建库时序和建库依据，确立总目标，避免建库的随意性和盲目性。结合图书馆馆藏实际，笔者认为要提高对建库工作重要性的认识，力求书目数据反映馆藏的完整性、通用性和规范性，做到起点高、标准高、质量高。

1.4.2 确定回溯建库顺序

根据读者利用文献的情况，笔者认为采用按读者利用率高低来确定建库先后顺序的办法比较合适，利用率高的先建，如历史类、民族宗教类、政治类、法律类等读者利用率比较高，则可先采集这部分的数据，集中精力建好外借数据库，使其尽快投入流通。然后再采集其他类目的数据，逐个建库。此种操作流程，既能借鉴先采集数据时的经验，少走弯路，又能提高整个建库的速度，缩短窗口闭馆的时间。

1.4.3 停借催还借书

完整的藏书是实施依文献建库重新给号的重要基础，在回溯建库前，必须进行分期分批的催还借书(先建的先催)。停借催还图书，既是建库完整性的保证，又可达到解决部分读者借书长期不还的难题，提高图书利用率。

1.4.4 剔旧、整理书库

组织业务熟悉、能力较强的人员对书库进行全面整理，图书归架，无保存价值的书和复本过多的书剔除，以优化数据库质量，节省人、财、物力和数据库存空间，尽量减少浪费。

2.书目数据制作前应考虑的几个问题

书目数据库由每一条款目数据所组成，每一条款目数据的标准化、规范化程度，将决定整个数据库的质量。根据我馆的实际情况，从实用和文献资源共享的角度出发，在书目数据制作前应考虑以下几个问题：

2.1 规范主题标准

把文献的主题概念转换为经过规范的语词标识即主题词，并进行整序的过程被称为主题标引。它是书目数据一项十分重要内容，也是建库过程中最困难的工作，最能体现书目数据的价值，只有依照文献本身进行标引，才能科学、准确地揭示文献内容。一些图书馆为了提高建库速度采用以卡片目录为依据进行主题标引，这种作法有一定的弊端，如果卡片目录的著录项目全面、准确，那么，对主题标引会有一定的帮助，如果著录内容简单，那么主题标引无从入手；而且这样的主题标引往往不是十分简单或有错误，就是不能完全揭示文献的主题。本人认为应采用以文献为依据进行主题标引，既能充分揭示文献主题，又利于读者检索。

2.2 书目数据库建设的质量控制

2.2.1 尽可能地使用性能优良的计算机

在编目工作中，计算机本身的性能直接影响着图书查重、数据的录人、修改、转录等工作的速度和效率。有时由于计算机的原因甚至会在数据制作过程中出现非人员的错误。因此我们不断地更新设备，不断升级，采用技术更先进、性能更优良的计算机，以确保工作的质量。

2.2.2 深入学习和理解机读目录格式

CNMARC机读目录是在传统的手工编目基础上发展起来的，它与传统的文献著录、标引有很大不同，要求更细、更全面、更为复杂。机读目录质量控制贯穿于编目行为的全过程。因此，质量控制是一项系统而复杂的工程，编制机读目录必须依照标准的机读目录格式，否则是无法进行的。《中国机读目录格式》应该说是我们目前编制机读目录的依据，但由于格式本身的深奥、复杂使我们很难准确的理解和掌握，这就要求编目人员在工作中不断的探索、学习，灵活掌握机读格式，不断地提高工作人员素质，确保文献标引的深度和质量。

2.2.3 机读目录数据的质量控制是一项长期任务

随着机读目录编制工作的发展和深人，会出现许多新问题和新要求。因此，机读目录数据的质量控制是计算机编目工作中的一项长期任务，并非一朝一夕所能完成的。特别是我们基层图书馆，对它的长期性、连续性、完整性不能忽视。

2.3 书目数据库建设的标准化、规范化

编制数据库是一项长期的工作，已认定的标准要始终如一，不要轻易删改或省略既定的项目，否则会影响书目数据库的标准化水平。

2.3.1 数据著录项目及数据结构应符合CNMARC标准

目前，我国大多数图书馆自动化软件系统都是严格按照CNMARC格式著录数据研制的。它已经被我国图书馆广泛地接受并得到肯定。在建库过程中，我们要严格按照机内数据格式操作，具体来说就是图书的著录标引、书次号及数据格式都要标准化。

2.3.2 要以高质量数据库记录交换格式的统一为标准

在书目数据库建设中，会碰到许多诸如正副题名、责任者名称、主题标引、参考类号等方面的问题。为使标目名称和标目形式的规范统一，保证检索点的唯一性和检索途径的广泛性，必须实现数据的一次性输人、多次使用，一家输人、多家利用。标准统一是规范化的基本条件，从兄弟馆建立书目数据库过程来看，编目工作标准化，是数据库建设中的关键性的一环，编目工作应进一步明确分工，让重复、琐碎的劳动工序化、流程化、有效地提高工作的专业化程度，在分类、标引、加工及录人过程中均严格一致。

2.3.3 图书标引标准化

图书的标引是揭示图书内容的一个方面，它包含分类标引和主题标引，标引质量直接影响计算机检索功能的发挥和检索次序，因此，要对图书标引工作进行比较细致和统一的规范，力求避免由于标引人员的理解程度及出发点的不同而出现千差万别的标引结果。

2.3.4 加工程序的标准化

从建库开始，还要对新进图书的流程进行规范，从图书的采购验收到著录都是对图书预编记录加工的开始，一系列过程都要严格把关，从每个环节抓起，实行全过程的标准化、规范化管理，不断提高数据库的质量，是保证书目数据库标准化、规范化的根本要求。

[1] 陈玉霞.日文书目数据库建设中外部数据源利用分析. 图书馆建设，2008（5）

[2] 郑满庄.科研机构图书馆的数字化转型实践. 图书馆杂志，2008（1）

[3] 王曙光.谈新疆区图书馆特色数据库的建设.西域图书馆论坛，2006（1）