集团化企业ERP应用水平的提升途径探究

徐冬梅

（中粮集团）

一、R业务单元特点及ERP系统应用现状

R业务单元的主营业务为R商品的原料采购业务（进口及国内采购）、生产加工（含仓储及物流）、销售业务（出口、国内B2B及B2C），在全国各地拥有近20家工厂及10多家销售分公司，其业务的突出特点为产业链长、业务类型复杂多样、关联交易多（销售公司采购自己工厂的产品在市场销售）、产品品类多（近千个存货名称）、业务数据量大；财务方面的突出特点是核算工作量大、合并抵消工作量大、数据分析维度多环节多数据量大。基于管理需要及不断配合业务发展的需要，该单元自2008年起引进了某国产ERP系统，陆续应用了其财务领域的财务核算模块、成本管理模块，业务领域的合同管理模块、销售管理模块、信用/价格管理模块、库存管理模块、采购管理模块等。经过多年的实践，已经初步建立了一个良性的ERP应用体系，从全员的观念培育到供应链及财务环节的实际操作能力都有了一定的基础。但同时随着ERP在单元运营中的广度和深度的不断扩大，一些在应用初期没有给予足够关注的问题逐渐成为了制约ERP进一步发挥效率的瓶颈。

二、改进ERP系统应用的措施

为突破瓶颈，使ERP系统进一步发挥效率，项目上线4年后，该单元采取了一系列措施加以改进和提升。

（一）统一会计语言

1.应用初期存在的风险点

自2008年ERP上线后的几年来，R单元的ERP系统因设立时间有先后、设立形式有新建有合并、工厂及分公司业务侧重有差异等原因，下属各企业会计科目不统一，且各利润点会计信息添加相对随意，导致各利润点会计信息的可比度较差，且总部整体财务信息数据查询时无法统一、批量查询，需要大量数据再加工工作，影响效率及准确性，导出速度与质量方面均存在瓶颈。

例如，存货类、货币资金类的会计科目余额方向要根据科目类型进行严格的管控，杜绝出现按存货档案展开存货类余额有贷方的现象；涉及收入、成本、存货、水电费的会计科目数量要进行核算，避免出现会计凭证上无数量有金额的现象；对会计科目进行受控系统的管控，解决部分会计科目必须通过前端供应链或其他业务系统等传导至总账的问题；辅助核算项先后的排列排序标志着单元查询整体数据的统一性。

2.提升举措

完善并统一各企业的会计科目，确保财务体系一体化。R单元在充分考虑历史数据查询不受影响的前提下，将变更节点选择在了2013年1月初年度结账后的10多天的时间内，在外部ERP专家及各企业骨干财务人员的共同努力下，统一成了一套相对完善的会计科目。

（二）统一会计入账规则

1.应用初期的风险点

不同类型的业务对应着何种入账规则，总部未出台标准，因而导致各工厂及分公司月末结账期间凭证生成经常报错。

2.提升措施

2013年1月，R单元财务部在统一会计语言的同时，通过系统配置，对可固化的会计分录进行了固化，固化比例达总量的70%以上，最大程度统一了会计核算的入账规则。此举可最大程度克服以往月末结账速度慢、部分会计核算的基本分录不太准确等问题，并提升利润点数据间的可比性。随后及时下发了最新版本的会计科目释义，用以指导工厂和分公司的会计核算。

（三）上收ERP系统部分权限

自2013年1月起，R单元财务部取消了各利润点原先NC中对系统节点自主分配的权限，并先后对参数设置、部门档案、结算方式、收付款协议、账龄区间分别进行了统一规范，并逐一落实至每家利润点的系统当中。同时，逐步取消各利润点所有人员对上述系统节点的修改权限，一律上收至总部，彻底形成既集中又协同的管理模式，保证了各工厂和分公司后期在查询数据过程中的口径与唯度的一致性。

（四）月末结账逐一检查

从2013年1月起，R单元财务部以“垂直管理，逐一核查”为中心点进行各工厂和分公司的月末结账检查工作。

1.应用初期的风险点

R单元各工厂和分公司月末结账过程中部分细节存在问题，如应收账款、存货、固定资产的模块数据与总账数据不一致，存在数量与金额的差异；往来账款每月月末尚未及时进行核销处理（如应收单与收款单进行勾对），直接导致账龄分析数据区间值不准确；月末结账后，损益类科目仍然有余额，收入成本数量不相等，有实时凭证尚未生成记账凭证等……这些问题会影响到财务核算数据的准确性。

2.应对措施

2013年，R单元财务部对供应链存货核算总账存量差异、固定资产、应收账款、应付账款、月末损益是否有余额、财务子模块是否关账、其他应收款核销、其他应付款核销、应付账款核销、未生成凭证检查、内部销售、内部采购等16个子模块每月进行正式结账前的检查。月末各工厂和分公司预结账后须通知单元财务部，单元财务部将各工厂和分公司系统中的数据导出，通过复制粘贴至相应的检查EXCEL表格模板中，以同一标准对各家的财务数据进行稽核，若发现错误，第一时间反馈至相关财务人员，要求必须予以更正，再予以重新结账处理。至2013年末，各工厂和分公司1~12月财务模块之间的数据与总账实现零差异，每一笔往来账款都做到了及时处理，收入与成本数量每月月末必须相等，损益类科目没有任何余额，不存在有任何实时凭证尚未生成会计凭证。这些进步对于财务数据的准确度、财务分析的准确及快捷性均具有重要意义。

（五）切实加强往来管理

1.强化信用管控，ERP信用管控设置专岗专人

前期R单元整体信用管控有需提升的空间，表现在工厂及分公司层面可将客商设置为免于账期账额，且多人拥有对客商信用数据设置和修改的权限，一旦有问题无法追溯还原责任人，从而导致虽信用审批流程是完善的，但部分工厂及分公司信用账期账额的实际管理在执行层面存在漏洞。为进一步有效加强信用管控，单元财务部对每一家利润点的客商管理档案落实至专人进行负责，同时，由财务部指定专员对接信用管控，并且对之前可以将任意客商免于账期账额的勾选项永久性置灰，以保证所有客商一旦发生先货后款的业务，就必须要进行新的账期账额申请，否则销售人员订单层面将无法进行审核。

2.月度公示及反馈跟踪

2013年，R单元财务部将收付款业务核销纳入月末结账检查范围，即必须核销完成后，才允许进行结账处理，从而保证工厂及分公司往来账款客商的账龄数据的准确性，同时改变原来工厂及分公司提报、R单元根据提报信息质询分析的方式，采取“R单元统一从系统取数生成各利润点往来账款数据，OA公示，工厂及分公司结合数据向单元反馈说明原因”的管理方式开展，力求规避利润点提报过程中的填报疏漏或人为调整。R单元财务部结合各工厂及分公司反馈的说明原因定期进行跟踪，特别是应收账款要求业务必须落实至具体的预计回款时间与详细原因说明，以便进一步进行追溯。季度时，单元财务部会形成相应的往来账款专项报告。

（六）加强存货管理

1.对未结算数据每月定期跟踪并落实

出库未及时开票及采购未及时结算是长期困扰R单元存货及往来管理的问题。因直营卖场的特殊性，R单元难以做到出库即开票；而人员、管理区域的更换、管控手段的缺失、对直接业务责任人考核机制的不完善等原因，导致前期积累了部分应结算未结算的数据，直接带来存货管理的风险、外部欠款的风险、内部往来不清晰的风险、税收风险等。2013年，R单元财务部在原有制度流程的基础上，下发了新的出库结算管理规范，明确了直营、经销、大客户等不同系统的出库开票时间要求。同时，由R单元财务部每月定期对各利润点采购入库未结算与销售出库未开票数据在OA上公布明细数据给总部及下述工厂及分公司的管理层、营销、运营、采购、储运、财务部门，要求及时反馈原因、计划开票时间、责任人等；同时，次月会针对各利润点上月反馈的计划开票时间予以跟踪并提示相关业务部门关注，以更好地发挥财务部的提示、监督职能，使结算数据更具及时性，财务报表数据更加真实。

2.存货负库存管控

2013年前，工厂和分公司存货在按供应商展开数据进行查询的过程中，数据不规范，但合并抵消的重要步骤之一是为了将内部采购形成的采方库存中的销方的毛利抵消掉，为此必须真实获取采方库存按内部供应商维度展开的毛利情况，因而导致部分负数存货对R单元整体损益类抵消数据产生了影响。

为此，R单元财务部2013年一方面积极清理前期负库存数据，同时要求各工厂和分公司不允许就新发生的业务出现负库存。ERP系统层面也对存货类的会计科目加强严格控制，原则上除直营退货业务外不允许出现负库存现象。对于由于直营系统退货业务发生后，部分门店无法及时结算，甚至有些无法开具红字发票导致的负库存，单元财务部将在月末结账检查过程中重点检查。截止至2013年年末2014年年初，在保证存货总数不变的情况下，将原先的一万多行存货明细数据合并至5 000多行，大大提升了存货数据按供应商展开明细账的清晰度，为今后进一步真实准确呈现单元整体损益合并情况奠定了基础。

（七）提升会计报表报告报送质量

1.ERP应用初期的主要问题

（1）分户报表方面：工厂及分公司各类分户财务报表数据量大，填报水平参差不齐，人员流动性大等导致虽经常加班但数据质量不佳、效率低；

（2）合并报表方面：ERP系统与一些后期开发的业务及财务系统存在兼容性方面的问题，比如合并报表系统不能从ERP的财务端直接取数，需要人工填报进合并报表系统再进行抵销。

2.分户报表质量的提升举措

（1）所有报表的数据源必须要明确从系统当中某一个口径获取；

（2）所有报表的最终数据凡不能够通过系统直接获取的，需要进行加工整理的，必须要明确加工整理过程当中的每一细节口径一致；

（3）所有报表的数据要实现，只要报表人员通过简单的操作（无论是在系统里还是系统外），就能够准确无误地生成最终报表式样当中的各类数据

R单元财务部2013年将ERP系统的数据与EX⁃CEL表格形成紧密联系，固化数据唯度标准值，实现所有数据在导出数据后迅速生成最终报表数据的全过程，大部分工厂及分公司运用后可将原先报表的工作时间从之前的3～5天缩短至目前的1天，从而提升工作效率及准确度。

同时，为了保证报表的填写质量与水平能够得到一定的保障，对于每一份报表模板，R单元财务部单独录制了相应的视频软件，平衡了各利润点报表人员之间填报能力参差不齐的差异化，从而让各工厂和分公司培养自我学习的创新意识。另一方面，R单元也会直接通过系统获取相应的数据整理成报表，与各利润点填报的海波龙系统数据进行二次复核，确保数据的准确率不断提升。

3.合并报表质量的提升举措

R单元ERP系统无法自动将财务数据传导入另外开发的一套合并报表系统，使得每月R单元整体损益情况表需要靠各工厂和分公司人工来进行录入后方可获取，而数据录入的工作量又是错综复杂，以R单元内部关联交易抵消数据量为例：30多家工厂及分公司之间共存在50多个存货大类的交叉买卖关系，这样的抵消数据量理论抵销值约6万多条数据，实际操作层面粗略统计约为11 000条以上。而如果业务与财务分析时需知道某一个具体存货名称而不是大类的全链的损益结果，则所有存货名称的抵消数据量将近100万条。庞大的数据量即便各工厂和分公司在有了对应的EXCEL报表模板之后进行录入，效率会有提升，但数据的准确性要想达到99%以上，避免人为手工录入错误的问题较为困难。

为了保证各利润点手工录入数据的准确性，R单元财务部将ERP系统数据导出用EXCEL表格生成一套与合并报表系统计算逻辑趋同的数据，同时，每月将所有工厂和分公司的100多张涉及损益类的EXCEL表格模板实时更新，并且将其手工录入数据与R单元EXCEL表格数据进行核对，对利润点录入错误的数据进行修正。通过数据核对，R单元财务部避免了将每月损益报表数据因人为因素而导致盈亏的不准确特别是毛利的失真。据不完全统计，2013年平均每月通过数据复核带来的直接影响损益亏损减少近百万元。而2013年年末数据中，最终将EXCEL表格手工计算的理论结果与合并报表系统抵消结果进行对比，毛利差异控制在10万元左右，数据质量的准确度大大提升。

[1]鲁一鸣.浅议SAP ERP系统在企业财务管理上的应用[J].国际商务财会,2014.

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[3]黄爱华,王小强.浅析企业内部控制存在的问题及采取措施[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2013.