优化系部办公室管理，提高工作效能

吴丽萍

摘 要 在高校中，系部办公室是学校管理中不可忽视的重要组成部分，实现系部办公室科学化管理，加强高校系部办公室管理显得更加紧迫和重要。结合笔者在系部办公室的工作经验，就优化系部办公室管理，提高管理效能，提出了几点建议。

关键词 系部办公室 管理 优化 效能

中图分类号：G710 文献标识码：A

Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency

WU Liping

（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000）

Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions.

Key words department office; management; optimization; efficiency

在高校中，系部办公室是学校管理中不可忽视的重要组成部分，是高校基层单位管理系统的中枢。系部办公室人员在学校管理中担当着教学、科研、后勤管理等具体的组织工作，是院系领导的得力助手，是联系院系领导和师生的桥梁，是学校基层、第一线的对外窗口，同时也是协调部门关系的纽带，是学校各项工作正常运转的重要保证。①面对新的教育模式，新的人才观念，实现系部办公室高效管理，加强高校系部办公室人员素质培养显得更加紧迫和重要。以下结合笔者在系部办公室的工作经验，就优化系部办公室管理，提高管理效能，谈谈几点粗浅的意见。

1 建立优化的组织结构，是做好系部办公室高效管理的组织保证

系部办公室是在系主任领导下负责本系的教学、科研、专业建设、师资培训、实验室建设及后勤安全等行政管理工作。要做好系部办公室的高效管理，需要有完善组织结构。建立优化的组织结构，首先要做到办公室内部机构设置合理，人员配备齐全，如系部办公室主任、行政秘书、教学秘书、办事员等，才能发挥出系部办公室的整体效能。②

2 健全完善的规章制度，是系部办公室高效管理的制度保障

高校系部办公室的工作多而紧，内容繁杂琐碎，涉及面广，而且临时性的任务也很多，要做到杂而不乱，高效有序，就必须建立一套完善合理可行的规章制度，把系部办公室各岗位的职责效能、办事程序以条文的形式确定下来，使系部办公室的各项工作都有章可循、衔接有序，从而保证系部办公室的高效运转。

（1）建立健全的岗位责任制。建立健全的岗位责任制，明确各岗位职责，使办公室的每个人都能各司其职，各尽所能，可以有效地防止和克服相互推诿、办事拖拉等现象，并且每个人都可以高效率高质量完成各自承担的工作，从而提高系部办公室的工作效能。③（2）建立相应的监督、奖惩制度。落实岗位责任制， 还必须建立相应的竞争激励机制， 从而调动办公室工作人员的积极性。

3 实现办公室硬件建设自动化，是系部办公室高效管理的物质保证

实现办公自动化，可以为系部办公室公文、通知、公告的传达，各项信息的收集与汇总，以及其他管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办公室工作效率，使办公室日常办公管理规范化、标准化、科学化。为此我们要加快办公室自动化的步伐，做好计算机联网的工作，也要由传统的、经验的办事管理模式转变向现代的、科学的管理，实现办公室管理自动化科学化。

（1）完善设备，实现系部办公室自动化。办公自动化设备，包括计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机、网络设备等设备。除完善相应的设备，我们还要建立一流的、数字化的校内外网络信息平台。完善办公自动化，为办公室管理工作创造了良好的条件，大大地提高了办事效率，也便于学校及系部对内对外的宣传。

（2）开发适用不同专业的教学管理信息系统。随着高校教学管理工作日趋走向办公无纸化。为了加强师生间的沟通、提高教学管理效率及管理水平，应该将信息技术与先进的管理思想有机融合，建立教学资源共享与交流的平台，建立专业化的教学管理信息系统。并可以根据院系不同情况，开发适合不同系部不同专业使用的教育管理系统。

4 管理队伍的素质优化，是系部办公室高效管理的人员保证

（1）转变思想观念。系部办公室的任务多、繁、杂、紧，系办人员很容易产生烦恼、急躁、厌倦等情绪，影响工作效率。因此，系部办公室人员需要具备较强的心理承受能力，以一颗平常心对待工作中的任何事情，不急不躁、高效地处理各种好各种事情。此外，办公室每个人还要转变思想观念，树立高度的服务意识，热情耐心为系部师生提供良好周到的服务，并能从大局出发，从整体利益出发，不能计较个人得失，互帮互助。

（2）树立科学管理理念。系部办公室人员是高校重要的教学、行政管理人员，承担着系部教学、科研、后勤管理等大量繁杂的事务性和服务性工作。面对这样的工作任务，办公室人员必须积极探索管理工作中的改革创新，树立科学的管理理念，强化规范管理的意识，结合现代教育理论，学会运用科学的方法去分析解决工作中所碰到的问题，并对传统的办公管理理念、模式、方法和手段进行客观分析和取舍，提高科学化管理水平。endprint

（3）强化创新意识。随着系部二级管理体制的实施，系部由一个单纯的教学组织转变为有一定权利责任的综合管理部门。因此，系办人员要改变传统的观念，不能仅限于上传下达这样具体的事务性工作上，事事都要请示领导，处处只能被动应付。系办工作人员要增强创新意识，充分发挥个人才智，提高工作效率，建言献策，推动工作创新，当好领导参谋。

（4）提高综合素质。实现系部高效管理，必须提高办公室工作人员的综合素质。提高办公室人员的计算机运用能力，尤其是对办公软件、教务管理系统软件的培训学习是当务之急，这是实现办公自动化科学化的基础。此外，办公室工作人员经常接触的是具有专业知识的高校教师和不同专业学生。因此，一名优秀合格的高校系部办公室不但要掌握一定的公关、文秘、办公、档案等方面的知识，还要熟悉系部的专业设置、学科建设、科研工作等情况。

（5）重视继续教育。长期以来，系部办公室人员忙于日常事务，很少有外出进修培训的机会，导致系部办公室的效能得不到很好的提高。要改变这种状况，就要重视系部办公室人员的在职继续教育，将管理人员跟专职教师一起纳入师资培训范围。通过校内外培训、企事业锻炼及进修深造等多种形式，如院系经常组织开展管理工作的经验交流活动，对管理中出现的典型案例进行研讨，以提高管理水平;组织大家到其他院校参观学习，取长补短，开阔视野，使办公室人员的政治理论水平、业务素质和工作能力不断提高，培养出一支技术型、复合型、创新型的高素质教学管理人员队伍，提高系部办公室的工作效率和水平，实现信息时代教学管理的新模式。

5 结语

高校系部办公室是高校基层单位管理系统的中枢，学校联系内外的窗口。高校系部办公室的效能高低，将会影响系部甚至学校的声誉与发展。因此，高校应重视优化高校系部办公室的科学化管理，重视系部办公室管理队伍的建设，改革创新，促进系部办公室的高效发展。

注释

① 郭泉.高校系部办公室人员工作特点及素质培养[J].科技信息，2009（13）：153.

② 张艺兵.高校系办公室工作的几点思考[J].广西师范大学学报，1998（1）：121-124.

③ 牛艳红.办公室工作科学化 不断提高综合管理水平[J].机械管理开发，2010.2 （25）：172-173.endprint