中学档案管理实践中遇到的问题及对策

施芸芸

[摘 要]中学档案工作是中学学校各项工作的一个组成部分，它不仅是中学开展各项活动的一个载体，真实记录学校发展的历程，更是贯穿学校教育教学管理工作各方面，是学校的信息之源。

[关键词]中学；档案；管理；问题

学校档案是学校作为一个活动范围，其两大主体教师和学生分别从教育教学活动、学校管理、教学督导、教科研及其他工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值，可供查询、利用、佐证的文字、图表、照片、声像等多种载体的历史原始记录。中学档案工作是中学学校各项工作的一个组成部分，它不仅是中学开展各项活动的一个载体，真实记录学校发展的历程，更是贯穿学校教育教学管理工作各方面，是学校的信息之源。作为中学档案管理员，在档案的收集、分类、整理、归档的过程中遇到这样那样的问题，并不断的思考如何通过专业知识技能解决这些问题，在不断的努力尝试碰壁中获得了一些经验。下面笔者结合自身的经历，浅谈一下自己实践过程中遇到的几个问题及解决的对策。

一、中学档案管理实践中遇到的几个问题

1、中学档案收集难，收集全更难

档案收集是档案整理工作的基础，是学校重要信息资源的源头，是保证档案齐全完整，质量合格的第一个关口。所谓巧媳妇难为无米之炊，工作伊始就遇到了这样的“无米之炊”，档案资料收集不上来，更别谈档案资料的完备齐整了。学校根据职责任务划分科室诸如有办公室、教务处、艺术处等好多个部门，但很多部门不是很配合，主要表现在有档案意识淡薄，觉得没有必要设立档案部门，更别提收集档案；有传统思想阻扰，对档案工作的不理解，不愿意将部门资料收归档案室统一保管，只想放在科室供自己保管使用。也有愿意配合，但是毫无档案常识，部门资料不甄别全部移交，不区分资料文件的价值，将档案室当成一个堆放资料的库房。种种表现如同拦路虎让档案收集工作举步维艰，档案工作陷入僵局，更别谈丰富档案室库藏。

2、中学档案利用率低

纵观学校档案资源，可以分为文书类档案，其中包含党群类档案和校务类档案；教学档案，其中包含教师教学、科研、学生、学籍档案；会计档案；基建档案；实物档案等很多类。但是就笔者学校而言，利用比较多的就是学籍档案。学籍档案主要是用来记录学生在校期间学习和生活的基本信息，由学校统一保管，能够达到客观反映学生在校期间的道德素质、人文素质和专业素质，也是学生获得学历的凭证。所以也决定了利用者的需求基本是学历凭证、学习经历的证明等。另外一部分主要是学校用于参加各类评估、评比、重大活动时资料的补充和论证，其中涉及比较多的是学校的荣誉资料和荣誉实物奖牌及相关照片。相对于档案室档案资源的库藏，这些利用的只是很少的一部分，利用率比较低。

3、中学档案管理工作缺乏特色

档案管理工作有着一系列的流程，中学档案管理也不例外，有档案的收集、分类、整理、鉴定、保管、保护、统计、编研和利用。当笔者在档案整理实践中熟悉流程，熟练操作，渐渐地发现自己进入了一个档案的怪圈，为了整理档案而整理档案。由于档案工作本身的一些特征决定了档案工作是要将耐心与细致沉淀到时间的长河中，与各种介质为伍，使得很多档案工作者习惯了沉默，而渐渐思维也开始局限。就比如档案信息化问题，时代的发展、科学的进步，信息的交流和传播使得档案的载体介质开始呈现多元化，除了纸质，照片、声像等传统媒介，现在更多的是电子档案。电子档案呈现的形式也多种多样，不在局限在所谓的电子文字。为了更方便快捷的提供档案的查询和利用，现在很多纸质文件开始通过扫描或者拍照转变成电子形式，原本是电子格式的有价值的文件直接以现有格式保存。档案信息化工作繁重而漫长，使得很多时候工作很被动，为了信息化而信息化。另外学校档案室馆藏档案虽然逐渐丰富，但缺乏有特色、代表学校形象或者有某个重要线索串联的组成的档案记忆，这也是档案利用率的一个因素。

二、中学档案管理中解决一些问题的策略

虽然以上遇到了中学档案管理中几个典型的问题，但是它们也并不是毫无关联的。档案的收集不全会影响档案的利用，而档案的利用低也会影响到档案工作的创新问题，但这并不是全部，所以解决这些问题的对策还是值得探讨一下的。

1.要强化档案宣传力度

很多人认为相比较档案的制度建设、档案的标准化建设等等而言，档案的宣传可有可无，因为它起到的作用微乎其微。而笔者之所以将强化档案的宣传力度作为第一个对策，是觉得档案宣传很重要，宣传得好它能解决工作中很多问题，应该得到更多档案工作者的重视。就拿档案收集难的问题来说，之所以收集难那是由于很多人在意识形态中不了解档案，不由自主地拒绝档案。档案的本质属性原始记录性，使得档案记录的是已经发生过的有价值的历史，而从古至今就如同古董一样越是价值高昂越是束之高阁，使得档案虽然来源于人们的生活，却始终与大家的生活保持一段距离，使得它在大多数人眼中依然是那么神秘，那么格格不入。而当我们实实在在的加大档案的宣传，解开档案的不近人情的面沙，使得大家开始了解档案，了解生活中工作的档案的来源、特征、原则、用途等等，就会慢慢接受并认同档案工作。知道档案的收集是学校档案工作起点和基础，档案的集中统一管理是档案工作的原则核心，档案的归档是有范围的，不是所有文件资料都能成为档案，通过收集工作，实行集中统一管理，才便于综合开发档案信息资源，便于档案资源的充分利用，实现档案资源共享。那么档案的收集就会从被动开始变成了主动。

做好档案的宣传我们需要做到以下几点：（一）、将档案的宣传列入到每个阶段的档案工作计划当中，使档案宣传工作有计划有步骤的进行。（二）、熟悉学校的馆藏，挖掘档案资源找出特点特色并通过创新档案的利用形式扩大档案的影响力，从而起到宣传作用。三扩宽宣传的渠道途径。我们不局限在档案宣传月期间进行档案工作的宣传，而是要通过一切可能的途径，在任何时候宣传我们的档案工作和档案事业。比如结合学校爱国教育活动，比如通过学校的刊物，宣传栏、论坛、校信通等，甚至可以通过特色活动或参与电台、报纸、电视的宣传而扩大档案工作的影响度。

2.建立健全档案收集网络，进行严格考核

根据学校的实际情况，确定学校档案的归档范围。再根据学校机构设置和职能分工，建立健全档案收集网络，确定每个处室的档案责任人，确保每个处室都有相应的兼职档案人员负责本部门档案文件材料的收集、积累和立卷归档工作。

在得到领导的工作支持下，充分利用学校的网站平台，将档案收集网络工作在平台上展示，让处室档案收集工作所有人有目共睹，既相互督促又相互竞争。对收集工作及时到位齐备完整考核优秀的给与加奖，对于拖拉催交不支持档案工作的给与严格考核，将责任落实到人，使得认识到档案的重要性。

3.拓宽档案服务领域，提高档案的利用率

学校档案的服务利用是建立在学校馆藏基础上的，贫乏的馆藏由于档案资源单一，无法全面的满足服务对象的利用需求，一旦他们的利用需要一次或者两次得不到及时的满足，他们的利用热情会降低，很多应当得到利用或者能够提供利用的档案资源得不到及时的开发。所以首先我们要丰富学校档案室的馆藏，突破传统的收集档案的定式，通过多个渠道，多个途径收集有价值、有内容、有特色的档案资源。

时代的发展，科学的飞速进步使得信息化成为档案管理事业发展的趋势，它给档案工作既注入了活动，同时对档案管理工作提出了新的要求。一方面我们要改变档案工作的手段，从传统的手工操作过渡到使用现代化的高科技手段，提高档案工作的工作效率；另一方面用现代化的管理手段提供利用，将档案服务领取拓宽。学校的档案管理员要将学校的信息资源分门别类，通过现代的信息渠道将它们提供给领导、老师、各个处室部门，提供快捷的查阅服务，提高档案的利用率，使学校教职工更多地体验到档案资源的价值，促使他们更加积极在互动的配合学校档案室做好档案工作。

4.创新学校档案管理，挖掘档案特色资源

创新档案工作观念和服务行为。思想是行动的先导，档案工作观念就是档案工作创新的先导。所谓档案管理观念的创新，就是既要实事求是的立足于学校档案管理工作的现状，正确分析当前工作的存在的不足和问题，又要解放思想更新观念，培养独立思考的能力，提高自己的档案工作水平和认知，能够触类旁通地促进档案工作的整体发展。创新档案的服务行为，营造浓郁的档案服务文化氛围。首先学校档案部门要扩展服务方式和服务领域，充分开发档案资源，促使档案室由封闭孤立的看管变成一个公开的服务窗口，档案服务由被动式请求到主动式帮助。

档案资源是一个不动不显山露水的财富，要创新档案管理工作，就要挖掘这样的财富，让它形成自己的特色，让它熠熠生辉。作为学校档案管理员要增加档案信息的开发，主动介入学校的重大活动，跟踪收集学校的档案资料。平时多注重收集学校领导、教职工、处室部门、科研教育的需求，通过线索提前整合资源，形成一个个符合学校特色的资源库。比如我们学校有艺术特色教育，近几年一直屡获成绩，作为学校档案管理员尤其注重这块资源的跟踪及时收集，并开发这些资源，独立形成了有艺术教育历史、艺术教育成就、艺术教育展示等特殊资源。

三、总结

中学档案工作是学校档案工作的重要组成部分，作为学校档案工作的管理员，我们在做好档案工作的同时，要发现问题及时解决问题，让学校档案管理的道路更加通畅。