新时期文书工作存在的问题及解决措施

岳燕岭

摘要：在新的历史时期之下，必须提高文书工作的管理水平，确保工作达到系统、完整与准确的要求，更好地服务于各单位。因此，不断优化当前文书工作也是新时期我国各行各业发展的必然选择与需求。

关键词：新时期 文书工作 问题 解决措施

中图分类号：C931文献标识码： A

前言

文书工作是现代企业管理过程中一项不可缺少的重要工作，它对于提升企业管理实效，提高文秘工作效率，对外树立良好形象具有重要作用。企业文书工作质量的高低和反应速度的快慢，既体现一个企业工作面貌和工作作风，又直接影响企业的工作效率和质量。企业的档案管理工作来源于文书工作，档案管理是由文书工作转化而来的。文书工作是档案管理工作的起点，文书工作的精细化水平、态度是否严谨、专业化、知识化水平高低对档案管理工作的质量具有决定性作用。

一、文书处理工作的重要性

1、文书工作关系到党和国家的生命

文书工作是一项政治性很强的工作，在中国，党和国家的各项方针、政策大都是以公文的形式下达的，而文书就是对这些文书进行管理和处理。特别是在一些关于党和国家的机密文件、绝密文件的处理上，文书如果稍有疏忽，造成文件的丢失或内容的外泄，那给党和国家带来的损失将是不可估量的。所以，文书工作是保守组织、乃至党和国家秘密的重要环节。

2、文书工作会直接影响到一个组织的工作效率

文书工作是提高组织工作效率的重要环节，文书工作就是通过文件及时、迅速、准确的收发、登记、分送、拟办、保管等具体步骤来进行，从而起到承上启下、协调左右、沟通信息， 提高工作效率的做用。文书工作是组织正常运转的重要保证，文书工作如果能高速、准确、有效地运转，就能促进提高组织的工作效率；反之，则将对提高组织的工作效率起到消极作用。由此可以看出，文书工作做得怎样会对整个组织内部的运行状况和工作效率起到重要的影响。

3、文书工作会直接影响到领导决策的正确与否

文书工作不但是组织正常运行的重要保证，也是领导进行正确决策的重要保障。因为它不仅仅是收集、整理和撰写各种文书材料，做好会议记录这么简单， 同时，文书材料还会作为领导的层决策时的重要的信息参考。所以，它要求文书在进行文书工作的时候必须要准确、周密、严谨，只有这样才能保证信息的准确、及时、有效。而领导在进行决策的时候才能拥有最准确和详尽的信息资源作为基础，从而保证决策的正确性，避免错误的决策。

4、文书工作是档案管理的基础

文书工作对规范性的要求十分严格，文书工作一个非常明显的特点就是对每一道程序如何进行都有明确的规定。文书工作与档案管理工作有着密切的联系，从文件的收集到立卷归档都与档案工作有着直接的关系。档案管理工作同样要求严谨、规范和准确。文书人员每年都会将有保存价值的文件归类整理后保存起来，以便于日后的检索和利用。所以，档案管理工作与文书工作密不可分，档案管理工作是在文书工作的基础上进行的，如果文书工作的质量高，那么档案管理工作也就能够做得更好。

二、目前文书工作存在的问题

1、有的部门对文书工作认识不够

文书工作是一项政治性、事务性、执行性很强的工作，并具有琐碎和繁杂的特点。其主要内容包括文件的收发、登记、传阅，文件的拟写、印制、立卷、归档及各种会议、重大活动的记录和整理等。从文件的传阅过程看，它是联系决策部门和具体执行部门的纽带，从各项活动记录和案卷归档角度看，它是历史的记载和资源开发的第一手材料。可以说文书工作的价值体现在一项工作的各个环节，文书工作的重要性不容否认。但在现实工作中，有些部门常因各种原因拖延上级来文的处理，影响后续工作的开展；有的部门对已收文件不认真保管甚至丢失，不但影响具体工作，还影响文件按时归档，影响以后文件的查阅，使文书工作很被动。归根结底是有些部门没有把文书工作放在正确的位置上。文书工作是提高工作质量与效率的关键，是传递信息，存储信息的基础。忽视了文书工作，领导的意志传达就缺少了重要渠道，各项任务的贯彻执行就会延缓，它的服务职能就不能有效的发挥。因此，各级部门都要对文书工作给以充分的认识和支持，更好地发挥文书工作参与政务和事务的职能。

2、文书人员的业务水平与时代发展不同步

文书工作是一项事务性、业务性很强的工作，随着科技、信息化时代的来临，对于文书工作的质量和效率有了更高要求。但目前很多文书工作方法落后于时代发展，在日复一日的文件收发、传阅登记、文件打印、校对等繁琐工作中不善于协调，不能按轻重缓急合理安排时间，产生懈怠情绪，疲于应付。新时期对文书人员提出了更高要求，需具备一定的文字能力，遵循规范的行文规则、格式进行文稿的拟写、修改和校对，记录会议内容，整理有关活动材料。但目前文书人员的文字水平还有很大差距，还需不断学习锻炼提高文字水平。科学、规范的文书档案立卷，是新时期文书工作的一项重要改革内容，最大特点是运用文书档案软件实现计算机管理，要求文书人员将传统立卷方法与现代文书立卷方法相结合，熟练运用计算机处理技术进行文书立卷管理工作，实现文书档案的科学化、制度化、规范化。

三、针对当前状况摇要采取的措施

1、加强文书人员的自身素质建设

（1）工作作风：文书工作要有严谨的作风,养成良好的工作习惯,具体说应具备以下四种工作作风;一要有雷厉风行的工作作风。文书工作的主要任务是处理文件,而每份文件都有很强的时效性,积压一天,公文内容涉及的工作就要晚开展一天,这样就有可能造成严重的政治影响或造成经济上的重大损失,特别是当前已进人信息社会,事事都要求高效率、高质量、快节奏地完我们要把提高工作效率作为转变工作作风的一个重要环节,真正养成雷厉风行的好习惯。文书工作比较繁杂,在日常工作中要分清轻重缓急,以及应注意的环节,做到有章可循,确保工作不误时、不误事、不拖拉,当日事当日毕。处理工作及事情要统筹考虑,做到严、细、周、实,不拖泥带水。二要有脚踏实地的工作作风。文书工作的性质决定文书人员必须“守铺”,有事无事常在岗,养成脚踏实地的习惯。要树立勇于奉献和甘当无名英雄的精神。这是文书人员应有的品德。工作一定要严肃认真、一丝不苟、任劳任怨、埋头苦干,在平凡的工作岗位上为四化建设事业做出贡献。三要有守口如瓶的工作作风，文书工作是机密性很强的工作,文书人员接触和掌握大量的核心机密,严守保密纪律是文书人员必须做到的。所以要增强保密观念,养成守口如瓶的好习惯,做到不该说的绝对不说,不该间的绝对不问,不该看的绝对不看,严格按规章制度办事,确保党和国家机密的安全。四要有热情周到的工作作风。作为办公部门的文书人员除了搞好文件收发等项工作外,还要接待许多外来办事人员,态度好坏,将对一个机关的文明程度和精神风貌产生一定的影响。所以要注意职业道德,待人要讲究方式,做到主动、热情、有礼、不盛气凌人,给人以宾至如归的感觉。

（2）业务素质:信息化社会对低效的办公手段提出了挑战，停留在手工操作的文书处理方式已不能适应社会发展的需要。文书人员需要把现代信息技术和传统的文书工作相结合，掌握一定的计算机和现代通信技术使用技能，例如传真机、复印机、扫描仪等现代化办公设备的使用，利用计算机进行文字处理、收发文登录和检索、进行综合统计、文书立卷、编制案卷目录等，利用通讯设备和网络进行远距离的文件传送，建立各类数据库，并以此为领导和办文人员提供资料服务。在当今信息技术时代，文书工作的信息化和网络化会大大提高工作效率和质量。

2、提高各部门人员对文书工作的认识

文书工作不仅是文书人员的工作，各部门都在不同程度上接触和参与文书工作，文书工作贯穿和渗透于各项工作，因此，搞好文书工作是全员的共同职贵。文书人员进行文件的收发登记、运转及文书处理结束后的保管、整理、调阅过程，都需要各部门密切配合和执行，比如批办文件不签署意见、办理过程拖拉、积压文件、文件横传乱转、办理结束不留具体办理结果、不及时归档等，都需要引起各级领导和经办人员的高度重视，通过制定文书工作制度规范，建立岗位责任制，要求全员严格遵守，共同推进文书工作，使其更好地为各项工作服务。

结束语

总之，在现代化的发展中，文书工作也受到了越来越多人员的重视。只有在实际的文书工作中把握关键、留心重点，才能实现文书工作现代化的跨越，才能够更好地服务于各个单位和部门，才能够促进共同的成长。

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