基于办公自动化特点及其用户权限的分析

2014-12-25李迎

无锡职业技术学院学报 2014年4期

李迎

（无锡职业技术学院数字化校园中心，江苏无锡 214121）

OA（Office Automation）－办公自动化是将现代化办公理念和计算机网络结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化主要是针对办公事务处理，信息加工与管理以及决策制定，利用现代化的综合技术和科学的管理手段来处理繁杂的办公事务，以提高工作效率和质量，实现管理现代化和决策的科学化。

办公自动化系统与传统办公体系对比，是结合了计算机网络技术的新型办公方式。办公体系已经不止局限于MS office之类的软件。OA经过了多个阶段的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大并延伸到组织内部的各项管理活动环节。目前已经发展成为组织运营信息化的一个重要组织部分，可以协同工作型、发展型的移动OA。本文主要针对办公自动化的特点以及基于用户权限理念对其进行研究分析。

1 办公自动化校园普及的可行性、必然性

随着新知识经济时代的到来，信息技术的快速发展，校园采用自动化办公可有效提高办公效率。我国教育OA管理信息化建设开始朝标准化、规范化的方向发展。办公自动化极其适用于校园，首先办公自动化有利于校园各部门间的凝聚力提升，并且有利于改变工作模式，还能节省行政开支，节省人力。

办公自动化对于在原有基础上加强高校管理、提高教育教学水平、人才培养质量、办公效率和节约资源等提出了更高的要求。我们应该通过实现办公自动化，优化现有的管理组织结构，调整管理体制。校园办公需要协同合作、综合分析、集成信息制定解决方案。将人事处、教务处，学生处，招生办等多部门建立协作机制，实现用户的信息交流共享。高校在办公自动化向网络化、数字化发展的过程中始终处于领先地位。高校管理工作是各项活动中所反映的信息流，数据流，办公自动化是控制管理信息流的直接手段。办公自动化能够帮助我们对信息流进行科学合理的控制，一流的校园管理应该是现代化、科学化、规范化的，办公自动化直接体现高校现代化管理的一个重要方面。

2 办公自动化的优势

对于现代化校园管理，办公自动化最大的特点是在提升个人的办公工作效率的基础上，增加了协同办公能力提高群体的办公效率。这也需要个体与个体之间的相互协作，需要群体行动的规范效应。也能避免数据在传阅中所产生的各种问题，第一时间修正后，各部门间得到的数据都能及时更新。

通过办公自动化的管理，可以使各个部门管理及处理业务更规范，来实现通过网络对信息进行发布、传递、修正、接收等一系列功能。其中设置个人办公管理模块，为个人办公提供了一个更为方便的管理平台，设有提醒服务，系统按工作的轻重缓急提醒用户进行催办。提高个人的工作效率，进而提高整个校园的办公效率，同时也使业务信息资料等更易整理。

通过会议管理工具来便于申请会议室，通知参会人员，确定人员的参会，会后将会议记录下发给特定的人员。并且电子文件在网络中传输，比纸质文件的传送效率要高，还可包含更多的信息。同时建议可以在个人业务中加入视频会议的管理模块，有了视频会议使工作繁重的人们节省了时间和精力，能保证决策的即时性。随着视频技术的发展，视频会议一定会得到大力推广。

有了办公自动化系统能更好地进行工作汇报工作，无论是年工作汇报，月工作汇报，周工作汇报都能做到了如指掌，工作思路保持清晰，资料管理更系统。

3 办公自动化的劣势

OA涉及的知识面广，如群件平台、工作流管理、协同工作、安全权限等，让教职工尤其是年纪大的教职工接收并熟练应用，需要一个过程。教职工趋向于高学历，但办公模式的更改仍要增强各部门教职工的信息化素养。

为达到协同合作，及时沟通等目的，系统是依赖网络的，所以网络一旦不可用将严重影响正常办公，后果非常严重。

初期系统的建设费用高。经过前期分析确定自身的需求，下一步就是设计系统，虽然根据自身需求量身定制的系统会提升成本的消耗，但是却能够更快更好更优质的为内部人员的使用服务，有针对性的提升办公效率与决策正确性。

4 在校园办公自动化工作流中针对用户设定的权限及功能

“办公”是通过单位中人与人，人与部门，部门与部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现单位整体目标的过程。

系统中针对用户权限问题，由于系统的使用对象多，身份不一，要有较好的权限管理制度。相应的权限下，管理数据方便简单，保障数据稳定性，安全性。应注意避免同一数据多人同时操作造成错误。不同用户权限功能也有差异具体附图说明。另外对教师，学生的基本情况进行全面管理可以考虑结合一卡通实施，并与教务系统、人事系统、财务系统的信息进行整合。

加入了用户协同合作的功能（例如，实时沟通平台、信使代理、公文管理等等），另外建议系统中设置公文及数据统计、打印的功能。务必要保证数据的安全性、定时备份、及时更新等。

5 总结

办公自动化系统对于用户权限的管理提出了更高的要求，所分配的权限映射到用户所处的岗位、职责、等级等，通过部门提出申请，系统管理员创建并发放不同的权限，完成授权。管理好用户权限才能更好地处理信息流，才能更好地使用、管理OA系统。与此同时，办公自动化系统是根据需求而定，所以要重视实用性，同一自动化办公系统并不一定适用于两个不同的单位。以需求为驱动力，以需求定内容定方向。重视工作流，处理起事务来使部门与部门间、上下级之间有较好的衔接工作流程。内外部各种资源的有效组合，才能为员工提供高效的协作工作平台。应根据自身需求建立适用于实用的“个人”的办公自动化系统。