档案管理服务的发展与革新

李兰芳

摘 要：档案管理对于各行各业来说都具有重要意义，而档案工作的目的就在于对信息资源的有效利用和开发。当前的信息建设中，通过有效的服务创新，可以为社会的建设和经济的发展创造更加优异的环境。随着信息系统以及网络技术的进步，档案管理应当向着网络化方向发展，以经济建设为中心，不断加强档案管理服务，建设现代化档案管理系统。

关键词：档案管理；服务；网络；革新

1 服务手段的革新

建立档案馆（室）首先应当开发网页式的档案管理服务体系，通过开办网页档案馆，利用现代化的电子设备以及网络服务，充分建立起一个现代化的档案信息管理平台，作为企事业单位以及组织的信息集散地。通过对网络数据以及信息资源的整合，完善信息系统并同企业、事业单位网站相连，从而实现通过网络检索获取档案管理服务中心信息，以方便用户对信息的获取。很多档案馆（室）已经开始意识到网络服务的重要性，并逐步的开始建立起自设的网络档案管理服务体系，这已经成为目前档案管理服务重要形式之一。在这种现代化的档案管理服务工作中，管理者首先应当将网站作为基础工作内容，完善信息资源库，并通过对数据库中的内容的完善，尤其是文件全文数据库的完善。通过网络数据库，完成对数据的实时收集、快速处理以及高效发布。在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

电子档案管理中心的建立。通过同企业事业单位的信息管理部门联系，档案馆（室）可以通过电子信息平台加强信息服务的建设，通过电子档案管理中心的建立，企业、事业单位可以充分利用信息资源库中的内容，通过对归档电子问责管理，数据管理中心可以提供电子档案的查询以及利用服务，同时还能够将管理中心中的数据及时的予以共享。具有高速、快捷的优势，并且覆盖率更广，内容更加丰富。

电子信息的收集。在档案管理部门中，电子信息的手机已经成为了最重要的组成部分。通过电子信息的自动上传、下载，档案服务工作便可以完成。同传统的档案服务相比，现代化的电子信息传播方式能够更加便捷的完成。所以，档案部门应当逐步的开始建立起电子化的档案管理模式，转变已有的管理方式，建立起文档上传专用窗口，提高文档的收集销量，并进行及时的归档处理。

在线服务的开展。档案的利用方式中，传统的利用方式主要包括到档案部门进行借阅、参加展览或者复制档案文件以及档案公布件的阅读灯，尤其是对原件的阅读，是最常用的方式。但是信息化的档案管理以及档案服务体系中，必然会在形式以及方法上发生转变。信息化社会的发展使得们的生活习惯、工作习惯以及思维习惯发生了全面性的转变，信息的实效性要求越来越突出，在信息获取的过程中人们不但要求信息具有及时性，还应当具有准确性。因此，传统的手工方式以及纸质档案管理模式必然会被更为先进的电子化网络化的服务模式替代。

2 服务领域的发展革新

信息服务多主体化。过去档案管理服务主要面向企事业单位，而目前全新的档案管理服务的信息服务对象逐步向着大众方向转变，这已经成为了当前档案管理发展的主流方向。这是由于不单单企事业单位以及机关中的组织或者个人会利用到档案信息，社会组织以及个人也会利用到档案信息，除此之外，还需要针对一些特殊人群进行服务。目前人类活动离不开信息的收集以及分析，人们对于信息的依赖日益加强，并且由于生产生活行为越来越复杂，无论是建设、学习还是管理越来越离不开信息服务。而信息化服务业从开始的单一需求向着更加复杂的综合性的信息需求转变。在经济迅速发展，信息价值日益增加的今天，档案产业的发展以及信息服务实体的兴办已经成为了必然的趋势，从资源开发角度看，信息的发布以及档案人员并不仅仅局限于信息的保存以及档案的报关，而是应当将档案信息作为一种财富看待。而档案室以及管理机构也不再是档案的保存收藏单位，而是信息的集散地，为用户提供交流的场所。档案馆（室）应当逐步的向着信息化方向发展，其创新服务应当建立面向全社会提供信息服务之上，并逐步的建立起以服务为主、信息的收集、贮存、加工检索为补充的实体性服务体系。档案人员应当以新型的产业意识以及服务意识作为主导，建立起以经济建设为中心的信息化产业服务意识体系。例如在进行专题信息的汇编过程中，开发信息主要用来帮助对技术产品的开发引进；开发经济信息的主要服务于企业的结构调整；而开发市场信息的目的就在于，给予企业以营销机会；开发房地产信息则可以服务于城市建设以及城市改造。

加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

3 学校档案服务创新的主要任务

面对高校档案部门“生存”的现状，既不能依靠“上帝”的仁爱，也不能坐等学校的“恩赐”，必须用改革发展的思路来解决前进中的困难。

进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦学校重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作，全面推进常规归档与及时归档的相结合，大力开展校史人物、校史资料和社会媒体对学校工作报道等方面的征集工作，为学校历史站好岗，为学校今天服好务，为学校明天积累好精神财富。

馆藏档案数字化是学校档案服务创新的基础建设。馆藏档案数字化的主要目的是方便利用和保护档案。馆藏档案数字化已不再是一个理论探索问题，而是如何创造条件，抢抓机遇，力争支持，这是学校档案服务创新一项重要的基础性建设任务。一些名牌高校档案部门已完成建国前历史档案的数字化工作。有的高校档案部门正争取完成馆藏历史、党群、行政、教学等档案类的数字化工作。

努力培养造就一支素质较高的人才队伍是档案服务创新的根本保障。学校档案部门仍然是一个弱势群体，也是一个弱势部门。究其原因，关键在于人才，关键在是否有所作为。我们在具有忧患意识的同时，还要苦练内功，更新理念，努力探索档案服务创新之路。不能得过且过，小富即安。只有人才兴馆强室，才能实现逆境中崛起。只要有一支档案服务创新团队，学校档案工作才能实现跨越式发展。因此，要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才。

参考文献

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[2]董珍春.办公自动化在档案管理中的应用[A].江苏省档案现代化管理与档案信息化建设学术研讨会交流材料[C].2002.

[3]樊雨云.重点建设项目的档案管理[A].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].2002.