做好高校学术会议会务工作的思考

汤茂买

摘 要：高校的重要职能是教学、科研与社会服务，而学术会议则是促进高校这些职能实现的重要载体。高校学术会议必须经过认真细致的筹备，精心的组织安排，才能提高学术会议的质量，也才能取得理想的和预期的效果。在整个学术会议实施过程中，尤其需要注意的可能主要是在会议筹备阶段代表的通知、邀请与回执处理及因其引起的住宿安排问题以及注册过程中的一些细节问题，也要关注会议进行中注册、物资管理问题及会后的送别等问题。以整个学术会议展开的过程为依托，从而分析和探讨做好高校学术会议会务工作的思路。

关键词：高校；学术会议；会务工作

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）33-0235-02

高校的重要职能是教学、科研与社会服务，而学术会议则是促进高校这些职能实现的重要载体。但是，我们又客观地看到，高校学术会议必须经过认真细致的筹备，精心的组织安排，才能提高学术会议的质量，也才能取得理想的和预期的效果。尤其需要注意的是，特别是参加专家、学者众多的大型学术会议，更需要会议组织者精心安排、筹备周全，制定应对各种突发事件的方案，确保会议过程按会议计划稳步进行。而高校大型学术会议会务工作的繁重性和复杂性，会给会务工作人员带来了巨大的挑战，在收获许多成功经验的同时也会暴露出许多的不足。根据笔者对自己的经历的梳理和总结，我们认为，在整个学术会议实施过程中，尤其需要注意的可能主要是在会议筹备阶段代表的通知、邀请与回执处理及因其引起的住宿安排问题以及注册过程中的一些细节问题，也要关注会议进行中注册、物资管理问题及会后的送别等问题。我们将以整个学术会议展开的过程为依托，来谈谈做好高校学术会议会务工作几点浅见。

一、学术会议筹备阶段的主要工作及注意事项

（一）会议使用材料、参展商联络的前期准备

1.会议材料要准备充分。大会发放给会议代表的材料一般包含以下几项：资料袋、笔记本、签字笔、礼品、会议手册、会议摘要论文集、会议文章发表期刊。大会开始前一个月，开始逐步落实以上各项。首先，经过会务组筹备会议讨论，根据会议规格及经费情况，确定会议礼品；然后，与礼品制作厂家联络，确定礼品具体要求（包装标识、数量）及交货时间节点。会议摘要论文集和会议手册由专人负责，在初稿基础上不断完善更新并动态调整，联系多家印刷厂商，报价比较，确定最优方案。确定资料袋外形款式及数量，联系厂家制作。会议文章发表期刊确定最终到货时间。笔记本和签字笔联系文具店按时送货。以上各项于会议前一天全部就位，并由注册组开始装袋。

会前首先需要确定的材料是大会日程安排及会议论文摘要集，由于部分专家代表迟迟不能确定及提供个人相关材料，会给摘要及排版印刷工作造成了极大的影响。除此之外，还有注册时发放给代表的胸牌、餐券，会议特邀报告主讲人的奖牌，也同时开始准备。经会务组筹备会议讨论，明确了会议胸牌、奖牌和餐券的格式，设计出样版，审核检查内容无误并确定数量后分别联系厂家制作。席卡确定名单后开始制作，会议前一周到位。在这项工作的实施过程中，要特别注意的是：首先，要考虑到会议资料袋的优劣直接影响人们对会议的整体印象，所有会议装包材料应该提前一个月做好准备，确定时需要考虑到各种细节，避免临时出现问题措手不及；其次对会议胸牌、餐券的需要数量要估计充分，准备充分，确保会议需要；第三，会议物品的管理最好由专人在专门地点负责，所有领取材料应该严格登记，确保数量无误。对负责各项工作的人员明确、细致分工，对各项事务都有应急预案，避免遇到特殊突发情况无法应对。

2.参展商联络事宜。应提前数月开始与各个相关厂商的联络，厂商名单可以是之前会议合作过的商家，可以是通过网络等渠道搜集而来，同时，要动员老师积极提供厂商线索。名单确定后，首先是寄发会议赞助商请函，其次是进行电话沟通，以半个月为一周期，始终电话跟进，并且根据会议筹备的进展不断做进一步的说明，确保赞助经费达到预期的计划。

（二）会议前会务协调注意事项

1.重视获取专家学者参会回执的关键问题。专家学者平时均奋斗在工程一线或科研战线上，要求其在数月前即确定是否参加大会具有较大的困难，最终可能只有不超过半数的专家学者在规定时间内提交大会回执，可能会给回执统计工作带来极大的困难。相应地在会务组向宾馆预定房间及确定就餐参数时存在较大的不确定性。

2.注册前期的筹备准备工作要做到事无巨细。注册前期的筹备准备工作非常重要，从会议召开前两个月开始，基本做到会务筹备组每周起码召开一次例会，制定工作时间表，布置检查各小组准备工作，各小组内部根据需要，不定期举行讨论及工作交底，确保小组负责人对本小组工作进展了然于胸，通过汇报，负责人能够对筹备工作进展进行总体把握。

注册小组在会前需要积极参与组委会的各项工作，对整个会务工作各项细节必须有准确的了解，因为注册小组在注册现场会面临各位代表的咨询，很多代表并不会去关心相关资料的细节，有问题会直接来找会务，同时会务注册结束后，不可能调拨另一批专门培训过的咨询人员来回答代表的问询，显然需要注册人员兼具这样的能力，而这需要注册组的人员积极参与会务的各项筹备工作。如此才能对各个节点有充分的了解，在回答代表问询时能够从容有余。

3.对参加会议的学生志愿者进行培训。由于学生志愿者多为首次参与注册工作，所以在会前要加强对学生志愿者的培训。当然，在实际操作过程中，仍可能出现一定的紧张及不适应，随着注册工作的展开，经一段时间磨合，加之相关的指导，方能保障注册工作得以顺畅地进行。会前培训时要提出要微笑服务，一切要为代表考虑，要竭尽所能为代表提供一切便利，杜绝言语生硬，对代表是以一种指挥的口气，而不是引导、服务。特别是在注册时人流量不是很大的时候，很多同学要主动帮助代表提一下行李，提高服务的主动性。

二、注册过程中的主要工作与注意点endprint

固然会议准备工作比较重要，但同样也不能忽视会议报到和注册阶段的主要工作，尤其是对于一些细节的处理，同样关系着学术会议的整体水平和质量。在我们看来，这至少要做到：

1.会务人员要相互补台意识。虽然会议筹备小组对会务人员进行了明确分工，但是会议注册过程中难免会遇到一些突发的情况，如代表住宿、餐饮等问题。所以要求各位会务人员除了完成本职岗位的任务外，必须学会补台，对其他人员出现疏漏或者空缺的情况要及时进行补位。

2.妥善处理注册时突发事件。在注册过程中，可能会与参会代表存在一定的不同意见，如部分代表并未进行注册，会务组亦未收到代表的参会回执，而代表坚称其本人已经提交过回执。实际上，很多代表并未本人提交回执，可能是交由助手或他人帮助办理，委托人可能并未帮其进行办理。此种情况在住宿条件极为紧张，而注册又比较忙碌的时候必须尽快妥善地得到解决，以确保注册队伍不发生拥堵。会务组在筹备期间应该针对这个问题进行专门探讨。因此，承办大型会议时可以在注册过程处设置一个席位，用于确认并解决这个问题，位置虽小，却可解决比较棘手的问题。

3.餐券问题。可能部分会议代表将餐券遗失，或者认为餐券发放是有误，同时可能有代表提出，会议结束前即返程，能否将后面用不到的餐券换成当天的（能够邀请他人一起用餐）。此类问题必须敲定好统一的办法，同时灵活进行处理。

4.注册值班问题。注册地点一定要安排专门人员值守，可能部分代表由于飞机晚点，在抵达会议驻地时，发现仍有专门人员帮其办理住宿及注册事务，会有较为亲切的感觉。

5.丰富注册内容。与会代表报到时首先请与会代表填写报到单，完善个人及单位信息，明确参会类型，勾选相应的注册费用，通过上述选项的设置，可以为注册费用收取、发票开具、材料发放、餐券发放等后续流程提供重要参考依据。在代表填写报到单同时，要求参加注册的会务志愿者完善参会代表通讯信息，可以为完善通讯录提供必要的支撑。

6.物资的管理。注册过程中另一需要注意的细节是要设置专门人员管理相应物资。虽然注册过程中有专门在会务组房间，但是如果责任没有落实至个人，出现会务组注册房间混乱的局面，物品和相应材料不宜放置在统一区域，不利于快速地获取必须的材料。

7.公章的保管。会议公章一定要明确专人进行收回保管。特别是在会议注册高峰、夜间值班时，亦应由值班人员专门负责。

三、学术会议结束后的延伸性会务工作及注意事项

总的来说，学术会议结束后，基本上可以宣告学术会议作为一项工作的完结。但实际上从改进工作质量与进一步提高工作水平的角度考虑，仍然要做好一些延伸性会务工作。具体来说：

1.做好离会手续。会议结束后，陆续有参会代表向会务组提出需要开具参会证明，此工作在会务工作中并未给予充分的重视，注册前期、注册过程中、注册结束后的工作应是完整的，应让参会代表切实感到承办方为代表服务热情，会务工作并未因会议日程结束即宣告结束。

2.热情欢送代表。绝大部分会务人员撤离了会议驻地，会务负责人及少量人员继续留在宾馆等待各位代表的离开，帮助其提送行李，在代表离开的时候，会务组的关怀会给代表留下一定的印象，即使前面有一些不太令其满意之处，也能够给予适当的谅解。

3.会务工作反馈。整个学术会议工作做得好不好，不能自己来评价，而应该要参会人员来评价。因此，在学术会议结束之后，可以选择一定数量的会议代表通过电子邮件等方式进行沟通和联络，获取他们对会务工作的意见和建议，从而有助于更好地改进工作，也有助于展示单位的良好形象以及密切与专家学者的关系等。因而，这一步也是十分必要的。

参考文献：

[1] 张丽琍.秘书会务工作与实训[M].北京：中国人民大学出版社，2011.

[2] 黄立新.会议与会务工作[M].北京：高等教育出版社，2004.

[3] 张丽.会务组织[M].北京：北京师范大学出版社，2011.

[4] 梁春燕.会议组织与服务[M].北京：北京大学出版社，2010.[责任编辑 王玉妹]endprint