档案网站信息服务评价指标体系研究

唐江玲

（四川文理学院 档案馆，四川 达州635000）

随着互联网的普及，越来越多的用户习惯于直接利用档案网站获取所需档案信息，但各个档案网站的信息服务水平高低不一，且对于如何评价档案网站的信息服务水平，至今尚未形成一个统一的标准.[1]

1 初始指标体系构建

与档案网站评价指标体系有关的现有研究主要有中国人民大学档案网站调查和测评项目组进行的《档案网站评价指标体系研究》、傅荣校的《基于功能角度的档案网站评价指标体系研究》、魏佳丽的《中外档案在线服务比较研究》、颜海的《档案网站评价指标体系研究》等，通过对以上研究构建出的指标体系进行逐一参考比较，并与档案网站信息服务的特点相结合，本研究首先选择档案信息资源、网站设计以及服务方式作为档案网站信息服务初始评价指标体系的第一级指标（A），然后再从这三个一级指标出发，分解为数据库、电子文件、其他信息资源、外观设计、功能设计、单向服务、交互服务七个二级指标（B），最后再将二级指标细化为更具体的三级指标（C），如：全文数据库、目录数据库、历史文件、现行文件、档案编研信息、政务信息、用户类型的区分、用户二次访问的记忆功能、检索服务、在线展览、网上论坛等，由此初步建立了评价档案网站信息服务的三级初始指标体系，如表1所示：

表1 档案网站信息服务初始评价指标体系

一级指标 二级指标 三级指标外观设计B4 A2功能设计B5栏目设置C11页面布局C12用户类型的区分C13用户二次访问的记忆功能C14与其他网站的链接C15单向服务B6服务方式A3交互服务B7资源介绍及帮助C16检索服务C17及时信息发布C18在线音视频C19在线展览C20在线教育培训C21信息提示与推送C22在线咨询C23网上预约C24在线交易C25网上论坛C26

2 档案网站信息服务评价初始指标体系描述

2.1 档案信息资源（A1）

档案信息资源是档案网站的核心内容，也是决定用户是否选择和利用某个档案网站的关键因素.[2]

2.1.1 数据库（B1）

数据库是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库，是档案网站存放网站数据的空间，是档案网站内容能够动态变化的基础，在档案网站建设与用户使用中发挥着非常重要的作用，数据库有很多种类型，从最简单的存储各种数据的表格到能够进行海量数据存储的大型数据库系统，都可以在档案网站信息服务上有广泛的应用.其包含：

目录数据库（C1）.目录（Catalog）是以完整的档案为单位，按照一定次序编排的对档案信息进行描述和报道的工具.目录对文献的描述比较简单，每条记录的字段主要包括：文献题名、责任者、分类号、主题词等.档案经过如此描述后形成一条记录，将所有的记录组织起来就形成了目录.目录数据库就是指对档案目录数据进行组织、存储和管理的数据库.

全文数据库（C2）.全文数据库集档案文献检索与全文提供于一体.优点是免去了检索目录数据库后还得费力去获取原文的麻烦和提供全文字段检索，用户可以很方便地获取档案文献的全文，极大地方便了用户的使用.[3]

照片档案数据库（C3）.照片档案数据库，就是指对照片档案进行存储、组织和管理的数据库.

声像档案数据库（C4）.所谓声像档案数据库，就是指对声像档案如音频档案、视频档案等进行组织、存储和管理的数据库.

2.1.2 电子文件（B2）

档案网站上的电子文件主要可以分为现行文件和历史文件两大类.

现行文件（C5）.现行文件是指国家、省、市各级机关部门制发的正在执行的政策性、法规性、服务性、公益性的非涉密文件.简单说应当是已经生效并正在被执行的文件.

历史文件（C6）.历史文件就是指国家、省、市各级机关部门制发的，已经超过其有效期限、不能发挥其之前的法定作用的文件.[4]

2.1.3 其他信息资源（B3）

其他信息资源是指档案网站上除了数据库资源和电子文件资源之外的其他信息资源.主要包括：

档案编研信息（C7）.档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等.

政务信息（C8）.政务信息也是档案网站信息的重要门类，是政务活动中反映政务工作以及相关事物的情况、情报、文字、数据、图表、资料及音像材料等的总称.

地方人文信息（C9）.地方人文信息是指档案网站上反映出的当地特有的风土人情、古建民居、历史变迁等特有信息.[5]

其他网络信息（C10）.其他网络信息是指档案网站上除了档案信息、政务信息、人文信息之外的其他网络信息.如有关医疗卫生、交通出行、天气情况等的其他网络信息.

2.2 网站设计（A2）

档案网站的内容与功能固然重要，但为什么有的档案网站能给人一种干净整洁，有条不紊的感觉，而有的网站则让人不想在此页面多停留一分种，这就是网站在设计上的区别导致了这种结果的产生.一个档案网站不仅要有能满足客户需求的功能，还应该有一个美观、合体的外观.[6]

2.2.1 外观设计（B4）

档案网站的外观是决定用户对网站印象的第一要素，因此，网站的外观设计非常重要.外观设计主要包括栏目设置和页面布局两个方面.

栏目设置（C11）.网站的栏目设置直接影响到用户对档案网站的使用效果及满意度，其栏目设置应该尽量主题突出，少而精.设置太多的栏目往往会让用户眼花缭乱.

页面布局（C12）.网站的页面布局应尽量追求简洁明了，过于花哨的布局和过于复杂的配色往往会导致用户无所适从，难以寻找到自己所需的信息.[7]

2.2.2 功能设计（B5）

功能设计主要包括：

用户类型的区分（C13）.不同类型的用户在登陆档案网站时，往往有不同的档案信息需求，因此在设计档案网站时，最好将不同的用户类型区分开来，有针对性地为不同的用户提供最有效的服务.

用户二次访问的记忆功能（C14）.一个好的档案网站在用户登陆本档案网站时，可以对用户的访问偏好等进行记录，这样用户在下次登陆本档案网站时，可以有针对性地为用户进行服务，方便用户的使用.

与其他网站的链接（C15）.用户在访问某一个档案网站时，往往还需要访问其他相关的档案网站，一个优秀的档案网站总是能为用户提供与之紧密相关的其他链接.

2.3 服务方式（A3）

2.3.1 单向服务（B6）

资源介绍及帮助（C16）.用户在访问档案网站时，对其所涵括的信息资源并不是很了解，对如何快速有效地寻找到所需信息也不是很明了，因此，档案网站如果可以很好地为用户提供资源介绍及帮助信息，对提高用户使用档案网站的效率来说是事半功倍的.

检索服务（C17）.检索服务就是档案网站对档案信息进行加工、储存，并按照利用者的特定需求查找档案信息的全过程，包括编制档案检索工具、建立档案检索系统、通过各种检索工具检索出所需要的档案等.然而目前我国只有为数不多的档案网站可以提供检索，大多数网站都是以静态的HTML页面形式存在，不能提供动态信息检索.

及时信息发布（C18）.目前我国很多档案网站上的页面信息，长时间得不到更新，一个好的档案网站在内容上应该是与时俱进的，能为用户提供最快、最新的信息.

在线音视频（C19）.档案网站不只为用户提供文字、图片信息，很多网站还通过在线音视频的方式向用户提供本馆或者本地的一些特色信息，方便用户对档案网站的信息资源和特色进行了解.

在线展览（C20）.在线展览是指档案网站就某一个或某一些专题进行加工，通过图片、文字等方式直观地向用户提供在线的展览，如北京档案信息网举行的党旗飘扬主题展、朝阳区档案利用事例展，天津档案网举行的天津世博档案专题展览、天津老红军专题展览等.

在线教育培训（C21）.在为用户提供信息资源之外，很多档案网站还开展了教育培训，为用户提供有关档案的知识介绍，为用户开展某一些讲座或者为用户提供学术交流的平台，帮助用户提高自身的知识水平和工作水平.

信息提示与推送（C22）.信息提示与推送是指档案网站将用户有可能感兴趣的信息以主动服务的形式推送给用户，这也是档案网站变被动服务为主动服务的一个有力措施.

2.3.2 交互服务（B7）

在线咨询（C23）.在线咨询，又称在线客服、在线洽谈，是新一代的网络即时通讯方式，它以网页为载体，为网站访客提供方便快捷的交流方式.在线咨询可以应用于服务行业、医疗行业、机械行业等，随着网络的普及与档案网站的建立，在线咨询已经越来越多地应用到档案网站中，为用户解答疑惑提供了有力的帮助.

网上预约（C24）.由于档案网站的影响力越来越大，越来越多的用户喜欢使用档案网站来获取信息资源，导致档案网站的承载能力及档案实体资源的外借系统出现薄弱环节，为了解决此项问题，用户可以通过网上预约的方式，向档案机构提前申请，保证用户的信息资源尽量得到满足.

在线交易（C25）.很多人提到档案网站，就会认为档案网站是和盈利无关的，其实档案网站可以通过在线销售商品如档案装具、防虫药物、密集架以及在线销售服务如代保管，代扫描，代录入等来实现盈利，这也是体现档案网站信息服务水平的一个方面.

网上论坛（C26）.网上论坛是一种在线的电子信息服务系统，主要功能是帮助用户与其他人保持联络、获取信息，以及通过电子邮件进行有效地沟通.

3 档案网站信息服务评价指标体系的最终建立

德尔菲法，又称专家调查法，是研究人员就某一研究课题拟出调查表，然后按规定程序向相关专家征询意见，经过几次反复征询和反馈，使专家组成员的意见逐步趋于集中，最后汇总成专家基本一致的判断结果的一种调查方法.其大致流程是：在对需要调查的问题征得专家的意见之后，对意见进行统计汇总，再将结果匿名反馈给专家，并再次征求意见，再集中，再反馈，直至得到一致的意见.本次调查选择专家的原则是专家需要具备与档案网站信息服务相关的专业素质，对档案网站信息服务比较了解，具有丰富的实践经验或较高的理论知识水平，从而保证了专家组合理的知识结构.最终选择的10名专家中有5位长期从事网站信息服务工作，对网站信息服务比较了解或非常了解，另外5位专家则长期直接从事档案工作，且经常需要对档案网站进行维护更新或经常需要使用档案网站.

通过调查表对档案网站信息服务评价初始指标体系指标设置的合理性对专家进行调查，采用五级评价等级，请专家对每一项指标进行逐一评价，A为非常重要，B为比较重要，C为一般，D为较不重要，E为很不重要.其判断依据分别为 ：A非常重要，缺少这个指标，指标体系评价档案网站信息服务的意义会大幅降低；B重要，是评价体系的重要组成部分；C一般，可以作为一个指标，能丰富指标体系的内容；D较不重要，比较没有意义的指标，与档案网站信息服务评价关系不紧密或者数据的可获得性比较差；E毫无意义的指标，与档案网站信息服务评价毫无关系，不宜作为指标使用.此外，专家觉得有意义但初始指标体系中未包含的指标，也可以在调查表中附上.

根据第一轮调查得出的结果，剔除绝大多数专家都认为毫无意义的指标.

将剔除无意义指标后的指标体系呈送给专家，请专家直接为每个指标赋予其认为最合适的权重.

汇总结果，根据专家的意见调整指标权重.

将调整权重后的指标体系反馈给专家，再次征求专家的意见，达成比较一致的意见，最终确定体系内各指标的权重.

经过几轮关于重要性和权重的调查，最终确定的指标体系如下表：

表2 档案网站信息服务评价指标体系

[1]魏佳丽.中外档案在线服务比较研究——基于中、美、英、澳、加五国档案网站的调查[D].浙江：浙江大学硕士学位论文 ，2010：16.

[2]傅荣校，韩云云.基于功能角度的档案网站评价指标体系研究[J].档案管理，2006（5）：11-14.

[3]颜 海.档案网站评价指标体系研究[J].档案管理，2003（1）：21-22.

[4]曾 智.地方档案网站评估指标体系研究——以湖北省地市级档案网站为例[J].湖北档案，2010（6）：9-12.

[5]郭艳玲.国内外档案网站信息服务比较及启示[J].档案管理，2011（4）：72-75.

[6]刘 菁.档案信息化指标体系研究——基于实证和定量方法的分析[D].浙江：浙江大学硕士学位论文，2009：8.

[7]聂云霞，韩亚兰.档案网站建设的功能定位和内容建构[J].兰台世界，2007（2）：22-24.