时间管理的三个技巧

■黄贵生

（作者为中共湖南省桃源县委办主任）

机关工作特别是办公室业务繁忙，有时因大局需要还领办了很多责任不清的工作，经常出现“白+黑”、“5+2”工作,仍然完成不了任务的情况，很多干部成了“焦郁碌”——焦急、郁闷、忙碌。

我们将现代企业管理中的三种时间管理技巧，应用于机关管理工作中，有效化解了效率危机，使得在人员只减不增的情况下，实现了工作效率和成效双提升。

其一，计划管理法。计划管理就是将每日待办工作事项列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点,实现最大效益，GTD（Getting Things Done—尽管去做）管理系统是目前的主流。GTD 管理分为收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。我们主要采取以下四种方式，实现领导行程、重大事项、交办工作、文件来电、干部个人“五个GTD”的效果。

每周五本办公室主要负责人召集“几大家”办公室相关负责人召开碰头会，汇整领导活动安排表及重大事项安排表，并利用电话及邮件的方式每日跟踪、回顾和调整；运用交办事项处理表，对领导交办事项和外单位来电每日跟踪进度，实行销号式办结；运用文件收发记录表，并结合时间管理软件进行限时闹钟提醒，对文件实行精确到小时的限时办结。

要求每名干部运用GTD EXCEL 工具，对自己的GTD 事项即时搜集，每日整理、组织，每周回顾，执行情况列为干部季度汇报工作和年终总结的重要内容，从而形成人人有计划、人人抓落实的工作格局。

其二，“四象限”法。时间管理“四象限”法是指根据重要性和紧急性，将工作事项分为“重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急”四个象限，采取不同解决方式的时间管理方法。

例如，办公室工作中，事故灾害的上报属于“重要紧急”的事项，需要立即去做，并避免扩大此类事务；工作制度建立、知识管理、技能提升属于“重要不紧急”的事项，需要定出时间细致地做；日常一般文件的签呈、一般来电，属于“不重要紧急”的工作，需要快速处理或授权去做；而“不重要不紧急”的事项，需要尽量避免去做。

机关工作特别是办公室，经常出现“白+黑”、“5+2”工作,仍然完成不了任务的情况。如何运用现代企业管理方法解决这些问题？

在具体应用中，我们将134 项日常事项归类制作成了“四象限”工作表，明确了各类事项的处理方式和处理时限，作为干部时间管理的依据，减少了干部对日常事项的思考、判断、汇报时间，增强了时间管理效率。

同时，为防止教条地执行“四象限”工作表造成的误判，我们对重要事项和模糊事项明确了汇报层级，形成了时间管理和责任制相结合的管理体系。

其三，网络图分析法。将网络图运用到机关管理工作中，就是将办公室的具体业务流程分解成作业、事件和路线三个因素，掌握之间的先后顺序和逻辑，以求得时间管理的最优方案。

例如，筹办一场会务，有会议通知、文件准备、讲稿准备、会场布置、餐宿安排等工作，其中会场布置又有确定参会人员、明确会议形式、拟定会议议程、排定会议座次等诸多细项作业。我们利用网络图将各项作业联接起来，按照“流程最短、并联工作、归并缩减，避免闲置”的方式制作了最优流程方案，并明确了各项作业的责任人和最早开工、最迟完工时间。

在这一网络图方案的支撑下，我们取得了全县性大会16 小时内完成会务工作、连续8年会务工作“零差错”的成绩。目前，我们已将会务安排、文件送签、档案管理等15 项业务流程绘制成了网络图，作为日常工作的指南。