对档案工作创新的思考

于薇

哈尔滨市南岗房产经营物业管理有限责任公司第八分公司

对档案工作创新的思考

于薇

哈尔滨市南岗房产经营物业管理有限责任公司第八分公司

知识经济时代的到来，使我国传统的档案管理工作面临着前所未有的挑战，档案工作者要跟上时代的脚步，就必须积极探索，不断谱写新篇章，开创新境界。要在创新上下工夫，大胆地进行观念创新、服务创新、体制创新、技术创新，使档案工作更好地适应形势发展的需要，不断在创新中求得全面发展。

一、服务创新

1．创新服务思路，服务是档案工作的生命线。

（1）要树立良好的服务意识。档案部门只有树立起良好的社会服务意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。美国档案利用的原则是：公众需要什么，我们就做什么，把利用者的需要放在第一位来考虑。档案工作者始终都要保持着良好的服务状态。只有把广大群众的需要放在第一位，只有树立其良好的服务意识，才有可能改变传统档案馆在公众中的不良形象，从而激发广大群众现有和潜在的各种利用需求，达到充分发挥档案价值目的。

（2）要增强大服务意识。进一步提高服务的主动性，增强大服务意识，就是说档案工作不能停留在接档案、管档案这个标准上，要瞄准领导的关注、社会的急需、群众关切的问题，大力开发档案信息资源，认真研究社会发展的服务要求与规律，在服务过程中既要热情细致，又要主动超前。改变过去传统的被动坐等服务，确立“经济建设发展到哪里，档案工作就延伸、服务到哪里”的工作思路。利用馆藏中的丰富内容，从经济建设的大局出发，从群众的迫切需要出发，积极上动地提供服务。

（3）要增强大开放意识。随着改革开放和社会主义市场经济的发展，以及民主法制建设的不断推进，人们对档案的公开性和开放性的需求越来越多，对政府出台的政策性、法规性、公益性、服务性文件需求越来越强烈，迫切要求档案工作走出封闭状态，服务企业、服务社会、服务员上、服务百姓。因此，我们必须打破封闭的状态，该开放的开放，该解密的解密，把档案工作放在经济建设和社会发展的大环境中去，真正做到开放办档案，使档案在为领导、为群众、为社会服务的过程中，实现其价值。

2．创新服务方式，呼唤全新的信息服务模式。

一是以新的信息服务理念为指导，强化改革创新、主动服务意识，不断扩大服务范围，拓展服务领域，力求面向社会各行各业和每一个公民，最大限度地开发利用档案信息服务社会化。二是以新技术改善服务环境，在传统阅览设施的基础上，加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、触摸屏、激光打印机等现代技术设备，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务。三是服务手段多样化。充分利用计算机和网络技术，建立数据库、局域网和档案馆网上的主页，实行新信息上网发布、电子邮件服务，联机公共目录查询、光盘远程检索服务等；开展档案信息咨询服务，定向定题为用户进行交互式信息咨询，并运用跟踪反馈、代查代译等方式代用户查询、传递信息；运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层开发，提供更多二次、三次信息产品，拓展档案馆服务功能，提高档案服务水平。

二、科技创新

1．要加快档案存储的数字化。

面对各地数量庞大的馆藏档案和更大范围对国家和社会具有保存价值的档案信息资源，要分清轻重缓急，从中挑选出急需利用和重点保护的档案先行数字化。要开阔视野，积极引进当今国际上最先进的技术和设备，聘用一批专业技术人员，多管齐下，集中力量，加速实现馆藏档案和进馆前档案的数字化。使档案工作从传统的收集、分类、编目等工作方式中走出来，从手工操作中脱离出来，将所有馆藏中的原始记录转换成数据，存入数据库，运用计算机进行管理。要通过科普教育，加大实施标准化的力度，推行立卷改革和文档一体化，为不同平台条件下档案信息转换格式、资源共享奠定基础。

2．要加快档案安全保护的现代化。

要积极走出去，联合相关学科的专家，集思广益，大胆尝试，大力发挥高新科学技术在推进档案保护技术和管理手段现代化进程中的先导作用。传统意义上的档案保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化，以及档案载体保管保护水平的现代化。随着存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现许多新型载体的档案，这些新型载体档案与传统载体档案的形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，以新型档案载体为对象的档案保护现代化将成为今后研究的重点内容，不仅要研究有效保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入研究如何保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

3．要加快档案开发利用的信息化。

要将所有的相关数据通过计算机与通讯系统等连接起来形成网络，实现信息资源共享。贯彻信息网络化“积极发展、加强管理、趋利避害、为我所用”的基本方针，按照国家和各地信息化技术的总体规划和要求，不断推进档案信息网站和不同途径的网络建设。要依托高科技，建立一次、二次档案文献数据库，改变传统的利用方式，优化利用的手段和环境，不断提高档案利用工作的科技含量和效率。

三、体制创新

建立档案资料信息目录服务中心。档案工作是适应社会实践需要而产生和发展的，它受制于国家现行的政治体制、经济体制、文化传统等大的社会环境因素，又受制于档案机构发展的历史因素、思想观念因素等档案自身系统因素。在我国经济体制正由传统的计划经济向具有中国特色的社会主义市场经济转轨的情况下，档案管理体制也要适应这种变化，及时调整已与周围环境不一致、不协调的内容，从而使档案工作同社会齐项事业同步发展。应建立以加快档案信息化、数字化为重点，以管理现代化、服务化为日标，丰富馆藏内容，提高信息时效，拓展服务功能，查档手段先进、方便为目的的档案资料目录信息服务中心（简称“档案目录中心”），以充分发挥档案信息资源的作用。

建立档案目录中心的好处：一是可以缓解机构改革后各单位机关人员编制减少、对档案工作的投入相对不足与档案安全保管、开发利用客观要求提高之间的矛盾。二是符合精简、统一、效能的原则。三是档案目录中心队伍相对稳定，可克服现行机关档案工作人员非专职性和非专业性带来的弊端，也为档案工作更广泛的社会服务准备了良好的条件。四是实行档案目录中心对各单位文件、档案实行集中统一管理，可避免因各单位领导对档案工作的重视程度、财力投入和专兼职档案人员素质等因素对档案工作的直接或间接影响。五是符合信息共享的原则。现行档案管理体制，使得提供信息的分散性与社会需求信息的集中性的矛盾日益突山。六是由于档案目录中心承担进馆的鉴定和档案信息化的前期处理工作，可以明显地改变档案馆基础薄弱的状况，优化馆藏结构，提高馆藏质量，有助于加快档案资源整合的步伐。