高校机构知识库建设探析

张海芸

摘 要：本文基于国内外机构知识库的建设现状，分析了高校构建机构知识库的必要性，阐述了高校机构知识库建设的内容和方式，并提出要加强机构库后期建设的管理和维护，以保证机构库的持续健康发展。

关键词：机构知识库；高校图书馆；开放获取，资源建设

机构知识库（Institutional Repository）又称机构信息库、成果数据库、机构知识库、机构典藏库，是收集、存放由某个或多个学术机构（例如大学、研究所、图书馆、博物馆等）创造的，可供机构内外用户共享的学术文献数据库[1]。一个资源丰富、功能完善的机构知识库平台不仅为本校的科研学术成果提供了收集、整理、保存和管理的平台，也为本校师生提供了一个学术交流和资源共享的平台，有利于促进数字环境下高校的学术信息交流与知识资源共享，对于提高高校的学术影响力和机构知名度有着重要的意义。高校图书馆作为高校内部知识信息存储与利用的枢纽，应充分利用自己的专业优势和技术特长来构建具有自身特色的机构知识库[2]。

1 国内外机构知识库建设现状

近年来，随着理论研究的逐步深入和相关软件平台的出现，国外高校和科研院所对机构知识库这一领域的研究也在逐渐升温，许多科研机构和高校建设了自己的机构知识库。据笔者2014年5月29日统计，在机构知识库目录（简称OpenDOAR）上注册的机构知识库共计2666个，在机构知识库开放存取仓储（the Registry of Open Access Repositories，简称ROAR）上注册的机构知识库共计3681个。

相较于国外的研究与发展现状，机构知识库在我国的发展尚处于起步阶段，还没有形成一定的规模和体系。2004年初，时任上海图书馆馆长的吴建中先生在其发表的论文中探讨了“‘机构库热对图书馆整体管理模式的冲击”[3]，首次将国外关于机构知识库研究的部分研究成果引入我国。2005年7月，以北京大学图书馆为首的国内50多所高等院校图书馆在武汉大学召开了“中国大学图书馆馆长论坛”，并在会后联合发表《图书馆合作与信息资源共享武汉宣言》，在宣言中明确指出我国高校图书馆应“建设特色馆藏，开展特色服务，建立一批特色学术机构库（institutional depository）”[4]。会议之后，机构知识库的建设在国内，特别是我国高校图书馆逐步开启[5]。

2 高校建设机构知识库的必要性

一个资源丰富、功能完善的机构知识库平台是一所高校科研实力的展现，它实现了对本机构所产出的知识资源的系统整理和长期保存。构建机构知识库是目前高校图书馆发展的一个热点和大趋势，其原因主要有以下几点：

2.1 构建高校机构知识库，可以打破用户和出版商之间的利益壁垒，便于高校进行学术交流

在现今的学术信息交流大环境下，科研人员、学术机构及出版商之间的利益关系一直是阻碍学术信息自由交流的最大障碍。高校和科研院所是学术成果产出的重要产地，是大量原生数字化资源的创造者。在传统的学术交流环境下，科研人员只能通过发表其科研成果来获取社会公认的学术地位。而这些科研成果又大部分是在科研机构提供的经费支持下产生的。然而，当科研人员或者其所在的机构由于科研需求而要查阅相关资料和信息时，却要通过向出版商支付高额费用购买才能获取。如今的现实情况是，学术期刊价格日益增长，而图书馆的资金却相对不足，这种现状无疑阻碍了学术交流和科研工作的顺利开展。高校机构知识库的建设正是基于这种现状，力求避开出版商的高门槛，借助于Internet这一方便、快捷的运行平台，通过开放存取方式为广大科研人员和科研机构开通一条低成本、高效益、灵活方便且能免费获取所需资源信息的新途径，促进学术交流的健康发展。

2.2 构建高校机构知识库，可以为高校师生提供一个学术交流和共享的平台，促进高校的学术交流与沟通

目前，许多高校的学术交流平台都局限在本院系或者科室之间，而在整个校园内的学术交流平台比较缺乏，造成彼此对对方的研究情况和研究成果互不了解，在教学、科研的沟通与交流上存在一定瓶颈的局面。机构知识库的构建可以弥补这个空缺，为高校师生提供一个学术交流和共享的平台。机构知识库可以长期保存和系统管理高校教职工和科研人员创建的具有较高学术价值的期刊论文、会议论文、学术著作、学位论文、教学参考资料、科研数据资料以及重要的学术活动资料等，同时，机构知识库作为一个学术信息资源库，不仅为高校师生和科研人员提供基本的信息浏览和检索服务，还能提供个性化的信息定制服务、知识发现与分析服务等扩展服务，这不仅展示了高校的学术成果，提升高校的学术声誉和学术影响力，而且促进了高校的学术资源开放获取，增进了师生和科研人员之间的学术交流和信息共享。

2.3 构建高校机构知识库，可以帮助高校提高本校的教学质量和科研影响力

高校构建机构知识库，对于教师来说，可以通过机构知识库交流学术资源和教学心得，完善教学课件和教学方法；对于大学生来说，可以通过机构知识库中的教学课件、教学参考信息和自己感兴趣的知识信息进行学习吸收；对于科研人员来说，可以通过机构库获取所需要的科研信息，并可通过该平台与同事和同行进行学术交流活动。高校师生和科研人员的认可和使用，使机构库不仅实现了知识保存的价值，同时也实现了学术交流的价值，有助于提高高校的教学质量和学术影响力。

3 高校机构知识库的资源建设

3.1 高校机构知识库的资源构成

在对高校的教学科研成果分析梳理之后，高校图书馆在建设机构知识库时可以把学校原创的学术资源和科研成果主要分为以下几种类型：期刊论文、会议论文、学位论文、科研报告和科研数据、学术专著、专家文集、发明专利、多媒体课件、学术讲座、优秀学生作品、高校学术机构出版物、学生组织出版物以及教职工和科研人员未发表的灰色文献等13类学术资源。

3.2 高校建设机构知识库的软件平台选择

在建设机构库的软件平台选择上，目前被广泛应用的软件主要有Dspace、Eprints、Fedora，还有近年来以IR+、Zentity、Islandora、Hydra等为代表的新型开源IR软件。

我国专业图书馆和高校图书馆使用的开源软件主要是Dspace，如中国国家科学院图书馆、清华大学图书馆、浙江大学图书馆、厦门大学图书馆、香港大学图书馆以及台湾的国立清华大学图书馆等，该软件的优点是：（1）Dspace的开发虽然晚一些，但吸收了其它同类软件平台的优点；（2）Dspace的开发社区和用户社区活跃，技术支持良好；（3）Dspace的安装和使用比较简单，用户数量增长速度快，用户认可度比较高；（4）Dspace软件开源免费，不需开发者授权即可进行二次开发。

3.3 高校机构知识库的资源获取

资源的有效获取和持续更新是机构库健康发展的关键因素，是机构库建设中重中之重的工作环节。高校机构知识库可以通过以下途径获取资源：科研人员自主提交、图书馆员提交、科研人员和图书馆员共同协作提交资源。

（1）科研人员自主提交，即高校教师和科研人员主动、及时的向机构库自存其科研成果。高校机构库最主要的价值在于存储其中的学术信息资源，然而机构库信息资源获取的困难恰恰是制约和阻碍机构库建设和发展的关键因素之一。这其中很重要的一个原因就是，高校机构库建设中，大学生、教职工和科研人员主动向机构库提交学术成果的意愿较低，资源提交率一直徘徊在较低的水平。为了鼓励机构成员提交其学术成果，机构库建设者应制定出科学合理的资源提交政策。鼓励机构成员自存缴资源的策略一般有三种：强制存缴、鼓励存缴和自愿存缴三种。Swan等对美国强制性自存储和自愿自存储的开放获取优势进行了比较研究，结果发现，在1至2年内，如果没有强制性要求，机构知识库自愿自存储的论文数量只有15%，但对于强制要求的存储，这一数量可达100%[6]。Swan的调查结果表明，在机构知识库建库之初，采取强制存储措施，能有效保证机构库学术资源的收录。虽然强制存缴效果比较明显，但是在我国目前缺乏宏观层面上的强制性存储指导政策的科研环境下，并不能广泛推行强制存缴政策，只能根据不同情况采取相应策略。例如，对于本科生和研究生等的学位论文，可以采用强制存缴政策；对于期刊论文、会议论文等公开发表的论文采用鼓励存缴政策；而对于科研数据、教学参考以及一些未发表的论文等灰色文献资源则可以采用建议自愿存缴的原则。

除了制定合理的资源存缴策略，鼓励师生和科研人员存缴资源外，机构库建设者还要积极改进机构库系统平台，使自存储界面更加合理完善，更加人性化，便于用户操作，以提高用户存缴资源的积极性。

（2）图书馆员提交，即高校图书馆参与机构知识库建设工作的图书馆员提交信息资源。由图书馆员来提交信息资源，有其自身的优势：第一，参与建库的图书馆员多是馆内的学科馆员，他们的职责就是深化高校图书馆与院系学科的交流，加强资源建设的针对性，对用户提供专业化的参考咨询服务。学科馆员由于工作关系，和本校的机构成员联系较为密切，比较了解机构成员的科研情况以及论文、成果的发表状况。第二，参与建库的图书馆员熟悉建库平台的功能和使用方法，能够熟练运用机构库平台的相关功能和软件进行信息录入，能够保证元数据的质量，保证提交的学术信息格式标准，信息完备。但是，图书馆员除了建库工作，还有其它许多工作要做，真正用于收集、整理、加工及上传资源的时间非常有限，所以完全依靠图书馆员进行机构库建设会使工作进展缓慢，难以形成规模。

（3）科研人员和图书馆员共同协作提交资源。鼓励科研人员主动上传自己的学术成果。在科研人员提交完信息资源之后，图书馆员在后台进行审核，合格的信息直接上传发布，不完善的信息资源由审核人员进行完善补充，待信息补充完善之后再审核发布。这种方式既保证了资料上传的数量也保证了所发布的学术信息质量，是比较可行的信息资源录入模式。

4 高校机构知识库的管理和维护

4.1 内容更新

因为科研机构的教育科研产出是源源不断的，所以以收集、保存、管理机构成果为主要职能的机构知识库建设也将永不止步。因此，机构库的创建单位应出台相关的机制和体制来鼓励机构成员在有新的科研成果或原有的知识发生变更时，及时主动向机构库存缴资源。与此同时，机构库的建设者也要随时关注本校的学术科研动态，提醒相关机构成员在产出新的资源时及时向机构库存缴资源，以提高机构库中资源的丰富性和新颖性，确保机构库建设的持续健康发展。

4.2 经费支持

高校机构库的建设是一项长期而艰巨的工作，只有持续的做下来，才能真正体现机构库的价值和影响力。而机构库作为一项可持续发展的工程，其项目建设规划、用户培训、元数据建立、内容更新、软件升级、系统维护等都需要经费的支持。充足的经费支持是保证机构库可持续性发展的重要物质基础[7]。然而由于机构知识库提供学术信息资源的开放获取服务， 任何用户都可免费得到机构库存储的信息资源。为了更好的推动机构库的发展，促进科学信息的传播与创新，机构库建设者就要积极主动的想办法解决经费问题。首先，可以争取国家和行业政策支持范围内的经济资助，其次可以争取使用该机构库较多的其他相关单位的支持。另外，我国高校还可借鉴国外项目资助委员会的经验，获得经费支持，例如英国的JISC，联合一些大型科研资助委员会，资助某些具有典型性代表的机构知识库的建设。除了争取各项经费的支持，机构库建设者还要做好切实可行的资金规划与预算计划，构建经济合理的资金运作模式，争取把有限的资金都用在最需要的地方，发挥其最大的效应。

4.3 数据备份

完善的数据备份是保证机构库中数据资源的安全、可靠和完整的必备技术方式。如果机构库没有及时的做好完整的数据备份，一旦机子发生故障，数据丢失，原来所做的一切的工作努力都归零，所有的工作还要重新开始。所以，机构库建设者应在平时的工作中高度重视机构库的数据备份问题，制定合理的数据备份计划并严格执行。合理的数据备份计划是全方位多层次的，不仅要有硬件备份计划来预防硬件故障，更要有软件备份方案来全方位保障服务器系统和数据的安全。备份工作做好了，一旦服务器遇到故障，就能利用已有的备份把损坏的数据库恢复的较为完整，使损失减到最小。

4.4 宣传推广

用户的认可是机构库发展的动力和能量来源。只有得到用户的认可和使用，机构库才能实现其存在的价值。要想使机构库得到用户的认可，恰当有效的宣传推广服务是必不可少的。所以，机构库建设中有一项重要的工作，就是要积极进行机构库的宣传推广。对机构库积极进行宣传，一方面，通过宣传推广，争取获得更多的学术资源，以及争取获得相关政策和经费支持，使机构库处于良性循环状态；另一方面，通过宣传推广，使机构知识库中的资源为更大范围、更多层次的人所知道、了解和利用，以实现机构库的真实价值，扩大机构库的学术影响力。。

5 结束语

高校机构知识库的建设对于本机构的原创学术资源的保存、管理和利用有着深远的意义和影响。我国高校机构知识库的建设正处于蓬勃发展的关键时期，还有许多需要在不断实践探索中逐步解决的问题。随着高校机构库建设的增多和机构库内容的不断充实，高校机构库对高校的教学和科研的影响力也将不断提高，在高校的学术交流与信息沟通中也将发挥更大的作用。

[参考文献]

[1]王瑞文，刘东鹏.构建高校学术信息机构库的知识交流环境分析[J].情报理论与实践.2008（4）：554-556.

[2]张立肖，杨亚晶.高校图书馆机构知识库构建的问题及策略研究[J].兰台世界.2009（16）：66-67.

[3]吴建中.图书馆VS机构库—图书馆战略发展的再思考[J].中国图书馆学报.2004（5）：5-8.

[4]中国大学图书馆馆长论坛 图书馆合作与信息资源共享武汉宣言.大学图书馆学报.2005（6）：3-4.

[5]喻文，何琳.机构知识库的发展及图书馆的应对策略[J].图书馆学刊.2009（7）：30-32.

[6]肖可以.高校图书馆机构知识库建设存在的问题及其对策[J].情报资料工作.2010（6）：90-93.

[7]施雁冰.高校机构知识库的资源建设与管理维护[J].图书馆理论与实践.2011（6）：51-53.