高校机构知识库的资源建设及有效管理建议

陈钢++陈德1++穆卫锋++朱培怡

摘 要

机构知识库是开放存取的实现形式之一，对我国高校图书馆的信息服务方式、学术信息资源的交流具有重要现实意义。文章简单分析了高校机构知识库的建设意义，阐述了高校机构知识库的资源建设方式和管理建议。

【关键词】高校 知识库 资源建设 有效管理

1 高校机构知识库的建设意义

高校机构知识库的建设意义具体体现在：系统揭示与组织了学术性信息资源、降低信息资源的购置成本、促进信息资源的动态增长与长期保存。

1.1 系统性的揭示和组织了学术性资源

高校图书馆的信息资源流程主要有采访、编目、加工等多个环节，并且这些环节的任务是由不同部门和人员来完成的。因为业务环节有先后秩序之分和自身存在的分散性，所以其中某个环节出现问题，都会影响到文献揭示和描述的准确性。

机构知识库收集了多类型的数字资源，而数字资源对信息资源的组织、描述、揭示的要求更高。高校图书馆人员可以整合、组织数字化信息资源，如规范处理数字资源本身、结合馆际或者共享获取的数字资源与现有数字资源的优势进行系统组织与揭示，给用户提供更高效率和质量的信息服务。此外，通过组织和揭示学术信息资源，有助于发掘资源间的内在关系，可以实现资源创新。

1.2 降低信息资源的购置成本

目前，国内高校主要是在一些电子期刊数据库如知网、万方等上采购非纸质文献资源。因为学术期刊数字化采购及维护成本增加，高校资金投入不能支撑资源采购和维护的成本，影响了高校科研人员及师生对学术活动资源的利用和获取。机构知识库可以有效解决这一问题。若高校在采购某种信息资源前，发现完全可以通过网络免费获得此种信息资源，这就能够缩减购置成本。机构知识库可以通过利用机构成员所提交的档案和网络资源，缓解资源购置与维护所带来的经济压力。

1.3 促进信息资源的动态增长和长期保存

图书馆是高校的学术资源中心，是可以满足广大师生需要的馆藏结构，能够覆盖所有专业的需求，同时也能实现数字资源和纸质文献资源的结构平衡。高校图书馆可以对学术科研成果、开放存取资源等进行分类标引、数字化加工整理，建立一个能够实现动态增长、长期保存的数字资源系统。

2 高校机构知识库的资源建设方式

2.1 资源采集与管理

2.1.1 资源采集类型

高校机构知识库能够收录各种格式的数字化资源如音视频、图片、文字文件等。为了资源增长和长期保存，提交者最好以PDF格式上传和储存。

2.1.2 资源采集范围

主要面向高校的科研人员、校内教学人员采集资源为宜。

2.1.3 资源采集方式

高校机构知识库的建构早期，并未普及开放存取理念，需要工作人员到高校院系中利用会议、讲座等形式进行宣传、推荐机构知识库的使用方法和功能，并邀请知名学者上传学术资源。经实地调研后，由高校图书馆馆员提交和采集学者的信息资源，并将结果反馈给学者。此种方式促进了数量和内容的增加扩展。

2.1.4 资源提交方式

资源拥有者可以实现自主提交，也可以联系工作人员帮助提交。

2.2 服务功能

2.2.1 检索服务

资源需求者可以通过检索栏对高校机构知识库直接进行检索，也可以精确检索。同时，需求者也可以根据自身需要选择检索条目，如题名、作者、摘要、赞助者等信息，进行布尔逻辑组合的检索。此外，还可以针对用户需求进行信息推送服务，提高信息服务能力。

2.2.2 浏览方式

用户可以自行点击院系、作者、主题、专集等选项浏览。

2.2.3 机构知识库和资源推广

为提高资源的利用率，充分利用DSpace的OAI接口向搜索服务器提供站点文件，在搜索引擎上注册登记，这些搜索引擎、网站能够搜索到机构知识库的元数据，并可以作为索引，让更多用户找到本库中的资源，提高了机构知识库的资源利用率，也可以提高高校的知名度。

3 高校机构知识库的管理建议

3.1 期限管理

高校机构知识库可以实现资源长期保存，也有义务对资源进行长期保存，但机构知识库并不能长期保存所有资源。例如，院系、科研中心、部门等的公告、时事通讯等内容，过一段时间后就会自动失效。因为失效信息的作用性不强，长期存在于库中，会直接影响到知识库的运行。所以，需要充分利用机构知识库的期限管理功能，确定某些资源的有效期限，对这部分资源进行期限管理。

3.2 经费支持

机构知识库的健康可持续发展需要足够的经费支持。机构知识库的建设工作需要作为学校事业的经常性工作来进行。建库初期需要给予一定资金支持，每年也需要一定资金进行维护。例如培训人员、维护系统、升级软件和更新硬件设施等，让知识库的软硬件都能跟上时代进步。

3.3 数据备份

备份数据是提高数据库资源可靠性的必要技术手段，可以保障数据资源的完整性、一致性。机构知识库的管理人员需要高度重视数据备份问题，要定期备份，做好系统日志，记录使用者操作知识库的活动。若知识库遭到破坏，就可以通过系统日志、备份文件，恢复数据库，促使损失最小化。

3.4 内容更新

在知识发生变更或者产生新知识时，也需要鼓励原作者主动更新机构知识库的内容。此外，机构知识库管理人员也应该关注最新科研动态，并及时提醒作者更新其内容。

4 结束语

高校机构知识库方便科研人员、高校教学人员进行学术知识交流，通过利用网络信息技术来构建用于管理、储存知识成果，并将知识成果提供给高校成员的一种数字化资源和服务的集合。利用高校本身拥有的人力、技术和资源优势构建高校机构知识库，采用合理的资源采集和管理形式、用户管理形式、建设形式等，做好高校机构知识库的建设管理工作，促进知识库的可持续发展。

参考文献

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