高职院校档案工作的建设与发展

[摘 要] 高职院校档案工作的建设与发展十分重要，结合新形势下对高职院校档案工作以及对从事高职院校档案工作人员要求的分析，提出构建高职院校档案工作管理体制的科学化、高职院校档案工作管理范畴的细分化、培养高职院校档案工作人员的专业化等机制建议。

[关键词] 高职院校； 档案工作； 科学化； 专业化

档案工作的建设与发展不仅对于高职院校的建设与发展十分重要，而且对于高职院校档案工作的人员以及相关发展也是非常重要。为了适应我国教育事业的发展，规范高校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和开发利用档案资源，教育部和国家档案局联合制定《中华人民共和国高等学校档案管理办法》.笔者将在分析《高等学校档案管理办法》对高职院校档案工作以及对从事高职院校档案工作人员要求的基础之上，讨论高职院校档案工作的建设与发展。

一、高职院校档案工作的基础性以及所需明确的建设

高职院校档案工作是高职院校教学和日常管理以及各项事业发展的重要依据及体现，也是高职院校可持续发展不可或缺的信息资源，这是高职院校档案工作基础性的体现。《高等学校档案管理办法》（下称《办法》）中强调了档案工作在学校中的重要基础性地位，进而强化各级学校对档案工作重要性的认识，对促进高职院校档案工作的建设与发展都具有重大作用。因此，高职院校档案工作在新形势下，所需明确的建设主要有以下几个方面。

1、进一步理清高职院校档案工作的管理体制

《高等学校档案管理办法》规定学校校长负责领导学校的档案工作，并进一步明确校长的主要工作职责。一是学校校长要确保国家在宏观层面上出台的相关档案管理的法律法规及方针政策的有效贯彻落实；二是根据学校档案工作的实际情况，批准并制定学校档案工作的相关规章制度；三是为了促进学校档案信息化的建设能够与学校其他各项工作保持同步发展的进程，应当在学校的整体发展规划中明确档案工作的地位和重要性，便于今后档案工作的顺利开展；四是重视学校档案机构的岗位设置、人员编制、馆库建设、经费保障等方面的建设和发展，确保学校档案机构能与学校的整体发展规模相协调；五是明确方向，做好学校档案工作的重要奖惩和其他一些重大问题的决策。

2、明确高职院校档案工作的管理范畴

根据《高等学校档案管理办法》，高职院校应当对纸质文件档案料和电子文件档案材料同步归档。归档范畴主要有：党群类、行政类、教学类、学生类、出版物类、外事类，此外还有科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、财会类等，这一些范畴都必须归于档案工作的管理范围。高职院校档案工作管理范畴的明确，是新时期国家重视档案工作基础性的重要体现，有利于进一步加快高职院校的建设和发展，便于提高档案工作在学校中的地位作用，对促进高职院校档案工作的快速发展和具有积极的推动作用。

3、明确高职院校档案机构负责人及工作人员的素质要求

随着档案信息化建设和管理现代化的逐渐深入，学校档案工作的研究性和学术性日益上升，从而对高职院校档案机构负责人的综合素质和能力的要求也越来越高。《高等学校档案管理办法》在第二章第九条中明确规定：“馆长、副馆长和综合档案室主任应当具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神”。由此可见，作为高职院校档案机构的负责人，必须具备较高的专业技能，才能胜任管理与组织开展档案工作，也只有具有创新的思维和开拓的意识，才能做好新时期档案建设与发展工作。

其次，对高职院校档案人员的素质要求进一步提高。档案工作发展的关键在于人才，《高等学校档案管理办法》第十条规定：“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”。因此，专职档案工作人员是高职院校档案工作的基本力量，只有配备了相应数量和较高专业水平的专职档案人员，才能保证高校档案工作的正常、有序推进。同时《办法》还对学校档案工作人员的业务知识、文化知识以及管理技能等进行了明文规定，如档案工作人员要熟练掌握档案业务知识理论，具备较为宽泛的科学文化知识面，要精通现代办公设备的使用方法，特别是当前档案信息化水平要求日益增高，提升对现代化信息技术的研究是非常重要的业务素质。

二、高职院校档案工作建设与发展的机制

高职院校档案工作在教学、科研、管理育人等各项工作中发挥着直接服务的作用，不仅是高职院校工作的一个重要组成部分，而且还是高职院校办学过程和增强办学实力的重要财富，对高职院校的可持续发展有着非常重要的影响。因此，只有不断完善高职院校档案工作建设与发展的机制，才可以在新形势下建设高职院校档案工作的管理体制和管理范围，不断提高高职院校档案工作人员的素质要求。具体体现在以下几个方面：

1、构建高职院校档案工作管理体制的科学化

在现行高等院校档案工作领导体制的基础上，《高等学校档案管理办法》进一步对学校档案工作的领导体制进行了划分，并明确规定“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。这一规定为高职院校档案工作领导与管理体制的科学化提供了实施的依据和方案。众所周知，高职院校的管理工作任务繁重复杂，校长作为学校的法定代表人不可能直接管理学校的一切工作，高职院校可以由副校长分管档案工作，由该副校长承担第一责任人校长的责任，并对校长负责。这样可以使高职院校档案机构有明确的直接负责人，而且也能够确保《高等学校档案管理办法》所规定的“校长负责制”真正落实到位。当高职院校档案工作职责纳入到校长的管理职责中，就转化成为校长应尽的义务，并相应地承担应有的法律责任，从而构建科学化的高职院校档案工作管理体制。

2、高职院校档案工作管理范畴的细分化

高职院校档案是国家档案的重要内容，同时也是学校在建设中、发展壮大中的见证。为了加强高职院校档案资源建设，更好地为学校中心工作服务，应该坚持集中管理为基础，在保证学校档案信息、资源完整、齐全的前提下，需要研究档案网络分级管理，进一步加快学校档案工作的现代化、信息化建设。也即实行分级管理制度是高职院校档案工作发展的需要。

分级管理可以采用实体分级管理和流程分级管理两种模式，即分别以档案实体和档案工作流程为划分依据，进行分范围、分阶段的管理。在实际工作中，各高职院校可以根据学校具体实际情况灵活采用。分级管理遵循国家制定颁布的档案法规和学校制订的有关档案管理的规章制度，坚持在学校的统一领导下，对档案工作集中管理，并辅助于分级管理；同时，分级管理还应坚持纸质文档与电子文档同步归档的原则，保证归档材料的齐全、完整、安全和利用。而针对高职院校，分级管理的机构主要由各院系、部门成立的档案分级管理机构组成，统一管理院校所形成的档案。因此，高职院校需要制订出各类档案管理办法与细则，以及文件材料归档范围及保管期限表，为各院系、部门顺利开展档案工作提供指导依据，从而更好地构建高职院校档案工作管理范畴的细分化。

3、培养高职院校档案工作人员的专业化

高职院校档案工作伴随着信息化、数字化时代的到来，已经呈现出新的发展态势。档案信息化己成发展的必然趋势。高职院校档案工作急需要档案信息化人才以及复合型人才，同时己在岗的档案工作人员对信息技术手段的掌握程度也在一定程度上制约着档案管理信息化、数字化进程的快慢与否。因此，拥有专业化的档案工作人员是高职院校档案工作发展的关键。一个专业的高职院校档案工作人员首先要具备良好的业务水平和工作能力，精通档案工作各个业务环节的同时，还要具备一定的信息挖掘、分析材料及编研能力。特别是要学习掌握计算机等信息技术，对电子环境下产生的信息进行搜集、加工、整理，逐步提高档案工作的现代化管理水平。其次，服务与沟通意识也是高职院校档案工作人员不可缺少的素质。

总之，在新形势下高职院校档案工作应当继续保持蓬勃向上的势头，为了在根本上满足建设高水平、特色鲜明的高职院校需求，应不断通过协同创新，适应社会发展和高等职业教育事业健康发展的需要，扎实推动新形势的高职院校档案工作向前发展的科学化与专业化。

参考文献：

[1]熊欢欢，高校信息公开与高校档案提供利用的差异化与整和性研究[J].档案管理，2011（03）.

[2]王玉玲，高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯，2013（02）.

[3]康云霞，王文慧，贯彻落实《高等学校档案管理办法》促进档案工作全面发展[J].陕西档案，2010（02）.

作者简介：谭捷（1978— ），女，湖南衡阳人，讲师，硕士，广东食品药品职业学院档案室。研究方向：档案管理、古代文学与中国文化。