从工作规范视角审视商品化会计软件功能

黄敏

摘 要：本文结合财政部发布的“工作规范”，对现行商品化会计软件的部分功能进行了分析探讨。认为现行会计软件应限制账套数、根据内部控制原则设置系统管理员的权限、取消反记账等功能，增加或完善会计资料归档、用户操作日志等功能，鼓励集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能。

关键词：工作规范；会计软件；功能；XBRL

为了推动我国企业会计信息化，节约社会资源，完善会计软件功能，提高会计软件相关社会服务的质量，财政部在2013年12月份发布了《企业会计信息化工作规范》（以下简称“工作规范”），该工作规范共有5章49条。其中第2章是会计软件和服务，它对会计软件功能要求进行了重新划定。在实际工作中，由于相关监督管理没有跟上，对会计软件功能的管理一度成为空白，导致会计软件市场和领域出现了一些非常现象，最终影响到企业的会计信息质量，这不能不引起我们的重视。本文拟结合该工作规范，对现行商品化会计软件功能进行重新审视。

一、工作规范中会计软件功能的相关规定

对于会计软件的功能要求，工作规范中主要集中在第6条至14条。第6条对会计软件功能提出总的原则性要求，即应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算，不得有违背准则制度的功能设计。第7条重申会计软件的语言问题，要求软件界面要使用中文，要支持中文处理。第8条要求会计软件具有与准则制度相符合的科目分类和编码方式功能。第9条强调会计软件应当提供符合准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。第10条要求会计软件应当提供不可逆的记账功能，保护好记账顺序和记账内容：确保对同类已记账凭证的连续编号，禁止对已记账凭证删除和插入，禁止对已记账凭证关键信息的修改。第11条鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能，以便企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。第12条要求会计软件系统应当有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督的需要。第13条强调会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口。第14条要求会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志记录的安全性、完整性和可查询性。

二、宜修改或摒弃的的会计软件功能

（一）建立多套账的功能。现有的商品化会计软件几乎都提供了建立多套账的功能。该功能就像一把双刃剑，一方面为一个会计主体的内部多部门、多处室的核算提供了方便；另一方面也为一个独立核算单位设置多套账、账外账、偷逃税款提供了可乘之机。按照现行会计法规制度的规定，每个独立核算单位只能建一套账，不允许建账外账，私设小金库。建议会计软件中对建立的账套数应有所限制，如限定在十套以内，软件供应商在软件设计时应设法控制同一核算单位建两套或多套账的情况。

（二）系统管理员的权利高度集中。目前，几乎所有的会计软件系统中系统管理员是权限最高的操作员。它可以指定或取消某操作员为账套主管，也可以对各个账套的操作员进行授权。有的会计软件中系统管理员还可以对任何操作员的密码进行修改，且修改后可以删除系统操作日志中的记录。权限之大却没有人对他进行监督。系统中的这项制度设计明显地不符合内部控制制度的规定，没有体现内部牵制的要求，这也给系统管理员进行会计舞弊提供了技术支持。建议软件供应商在会计软件版本升级时重新设计系统管理员的权限，以体现内部控制的原则要求。

（三）灵活多样的参数设置功能。通过对目前市场上会计软件的调查，我们发现，大多数会计软件都提供了灵活多样的参数设置功能，只不过功能名称不同而已。如有的会计软件提供了“出纳凭证必须经由出纳签字”、“允许修改他人填制的凭证”等，用户可以自由设置这些参数，一旦设定其中的某个参数，在会计软件系统中就会自动按照该参数设定的规则进行会计核算与控制。可以说，较多的参数设置给会计人员提供了较多的选择余地，给他们操作也提供了方便。但另一方面，如果这些参数设置不当，将导致的直接后果是出纳凭证可不必经过出纳签字就进入下一环节；进入系统的任何人都可以修改别人填制的凭证。这些很显然违反了《会计基础工作规范》等相关法规的规定。建议软件供应商在会计软件版本升级时对相关的参数设置选项进行修改调整，如上述的“出纳凭证必须经由出纳签字”、“允许修改他人填制的凭证”选项不要作为参数来设置，应强调出纳凭证一定要经过出纳签字；不允许修改他人填制的凭证。

（四）反审核、反记账与反结账的功能。 目前，大部分商品化会计软件都提供了反审核、反记账与反结账的功能，这在某些时候给会计人员带来了很大的方便，提高了会计工作的效率。但是同时对会计核算过程的可信赖、可追溯造成了威胁，导致核算过程失去严肃性，核算结果出现随意性。于是这成为了工作规范重点治理的领域之一。

工作规范第10条规定“会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。”此条规定抓住了最关键的记账环节。的确，在会计核算流程中记账是改变科目发生额和余额，进而决定会计报表数据的关键一步。所以对记账功能和已记账凭证进行控制，防止相关数据被随意篡改，是会计软件必须满足的要求。特别值得强调的是不可逆的记账功能。这里所说的记账，它强调的是记账后果，而不是记账过程，与会计软件对记账操作如何进行后台处理没有关系。也就是说，已记账凭证发生的后果是不可撤销的。

虽然工作规范并没有对所有逆向操作（包括前面所述的反审核、反结账）加以禁止，但我们认为宜在会计软件系统中取消“反审核、反结账”功能。其实，取消这些功能不会对会计工作产生不利的影响，相反还容易发现会计人员在会计工作中存在的问题，有利于正确评价会计人员的工作效率和水平。

三、宜增加或强调的会计软件功能

（一）会计资料归档功能。工作规范第13条规定：“会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。”目前，几乎所有的商品化会计软件都提供了数据备份、恢复的功能，其实，这并不是真正意义上的归档保存。归档应该是对电子会计资料进行鉴别、加工整理和移送档案管理部门进行保存的过程。换句话说，首先要进行鉴定、加工整理电子会计资料，甄别需要归档的和不需要归档的部分，去掉不需要归档数据和冗余数据，对准备归档的电子会计资料要鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分其保管的期限，组成保管单位。然后将需要归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式，与其元数据一起按要求封装打包，从会计软件系统中导出，传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置，然后对已完成归档的会计资料进行标记，以防止重复归档。需要说明的是，会计软件宜还具有定期删除已归档数据，以释放存储空间的功能。endprint

（二）用户操作日志功能。为了确保会计软件系统的安全运行，目前，绝大部分商品化会计软件均提供了用户操作日志功能（亦称“上机日志”功能）。会计软件系统随时会对各个模块中的每位操作员的上下机时间、操作的具体内容等情况进行记载，形成上机日志，以便使所有的操作都有记录，有迹可循。工作规范第十四条对此有规定，“会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能，并能以简单易懂的形式输出。”这说明用户操作日志的重要性。值得注意的是，这条规定里的日志功能，是为会计监督服务的，它和传统的上机日志功能是有区别的，一是传统的上机日志功能主要供技术人员使用，而工作规范规定的日志功能直接供会计监督人员使用；二是传统的上机日志功能主要采用技术术语描述，而工作规范规定的日志功能宜采用自然语言与会计业务术语描述。

用户操作日志应当满足以下几点要求：（1）完整性。会计软件必须要保证用户操作日志记录的完整，将所有对会计核算结果可能造成影响的用户操作记录下来，包括对核算结果有直接影响的数据的相关操作，以及对核算工作所依赖的基础数据的维护。当然还应该记录操作员以及精确到分秒的操作时间。（2）安全性。会计软件应当采取一定的技术手段，确保用户操作日志中的任何信息内容不被用户以任何手段修改与删除。（3）可查询性。用户操作日志必须提供对各类操作的查询，以便会计监督人员筛选出他们想要的信息内容。

（三）可扩展商业报告语言（XBRL）功能。 XBRL是XML（可扩展标记语言）在财务报告信息交换方面的一种应用，用于商业与会计信息的定义和交换，是目前应用于非结构化信息处理，尤其是财务报表信息处理的最新技术，它的出现与迅速发展为会计信息提供模式的革新提供了崭新的思路。XBRL的技术框架主要包括四个部分，即XBRL技术规范、XBRL分类标准、XBRL实例文档和样式表。其中，技术规范提供了描述XBRL如何运作的基本技术细节，规定了XBRL分类标准和XBRL实例文档所应遵循的各种规则；分类标准是XBRL技术的核心部分，定义了各项目的属性及其之间的关系等，它是在XBRL技术规范的基础上，结合各个国家、行业、企业的实际情况制定的；实例文档是根据XBRL技术规范，依据某些XBRL分类标准制作的财务事实数据文件，一个XBRL实例文档就对应着一个企业财务报告的实例文件；样式表用于定义财务报告发布时的显示项目和格式，将实例文档以用户可读的方式显示出来。

2010年10月，我国国家标准化管理委员会发布了《可扩展商业报告语言技术规范》系列国家标准，财政部同时发布了基于企业会计准则的XBRL通用分类标准，分别在技术和业务层面构建了我国XBRL应用的标准体系。此后，财政部组织了基于企业会计准则的XBRL通用分类标准的实施工作，要求实施企业向财政部报送XBRL格式年度财务报告。截止到2013年，实施的企业包括大型中央企业、银行业金融机构、保险公司、地方大中型企业共计206家。我们相信，随着XBRL的广泛应用，将为财务报告及其相关信息使用者带来极大的便利，提升整个社会的科学化、精细化管理水平。因此，工作规范强调“鼓励软件供应商在会计软件中集成XBRL功能，便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。

结束语：结合工作规范，纵观目前商品化会计软件的功能，还存在着一些不尽人意的地方，特别是前面所述及的“反审核、反记账、反结账”功能，使会计工作变得更加便捷的同时，也使会计舞弊变得更加隐蔽与方便，进而加大了审计工作的技术难度和审计风险。因此，在实际工作中要按照工作规范的要求慎用或不用。另一方面，对照工作规范，现有的会计软件系统还不具备的一些功能，如会计资料归档功能等，作为软件供应商应抓紧时间进行版本升级，增加、完善相关功能，以便于会计监督，不断提高会计工作效率和会计信息质量。

参考文献：

[1] 财政部.企业会计信息化工作规范.2013年12月.

[2] 王风华.从审计视角评价财务软件功能[J].财会月刊，2009年第10期.endprint