高校图书馆业务外包生存机制探源

刘春鸿

摘要 高校图书馆的业务外包涉及图书馆工作的方方面面，该文通过分析图书馆业务外包产生的原因，以及影响图书馆业务外包持续发展的因素，探讨业务外包的生存机制。

关键词 业务外包 生存机制 影响因素 风险分析

高校图书馆的业务外包就是通过委托外部企业或机构提供本来应该由图书馆提供的各种业务活动，以起到降低人力成本、节约时间、提高效率和改进质量的效果。近十年来，图书馆业务外包发展很快，将一些业务承包给社会专业公司的北京高校图书馆就有数十家。为什么会出现这种情况？未来图书馆的业务外包能否持续发展？其生存机制如何，本文试作探讨。

1 图书馆外包业务的基本类型

1.1 基础业务外包

包括图书加工外包：盖章、贴条码、贴标签、嵌磁条、贴期限表、贴书标、贴膜；书库、阅览室管理外包：上架、下架、顺架、整架、倒库、盘库、改馆藏址；目录数据编制：新文献编目数据；回溯文献编目数据。

1.2 特色资源建设外包

指古籍、拓片、珍贵手稿、地图、地方文献等馆藏纸本特色资源的数字化，并在数字化的基础上搭建系统平台，建成可供检索的特色数据库。

1.3 专用系统平台搭建外包

包括特色数据库加工系统平台、移动图书馆、发现系统、座位管理系统、研讨室预约系统、电子阅览室管理系统、OPAC书目管理系统、图书馆信息发布系统等平台的搭建外包。

1.4 采访业务外包

采访馆员给供货商提供所需求的文献类型、复本量、品种要求、载体要求、经费额度控制等，供货商整合出版社书目，把符合图书馆要求的书目数据发给采访馆员口]。采访馆员审核之后反馈给供货商，由供货商向图书馆配送图书和书目数据。

1.5 信息咨询业务外包

一些高校图书馆依靠图书馆联盟如CAIAS、CASHL、BALIS等组织形成的专业化服务机构，以及具有很高水准的高校图书馆，共同完成高校教学、科研中的信息咨询问题。

1.6 行政管理外包

图书馆的安全保卫、卫生保洁、楼宇电气化设备管理、建筑内外的绿化美化管理等工作从行政管理工作转变为后勤保障工作，有些学校把图书馆的安保、保洁、楼宇设备管理的工作当作学校整体化后勤管理的一部分。

上述六大方面的业务外包是图书馆界认可的广义的图书馆业务外包。从狭义的方面讲，一般指的是编目数据外包和流通阅览、书库管理的业务外包。

2 图书馆业务外包产生的原因分析

2.1 解决图书馆人员编制不足的问题

近些年，图书馆建筑规模急剧扩大，为读者服务的面积相应增加，开馆时间也在延长，而图书馆事业编制人员的核定数额却在逐年减少，导致图书馆人员不足。另外在学校进人指标中由于对学历的要求和限制，导致图书馆某些岗位严重缺人。多数高学历馆员从事采访、编目、信息咨询、自动化、网络化等技术含量比较高的工作。而借还书、图书的上架和整架等基础性工作，人员补充不及时。

2.2 解决图书馆某些工作效率低下的问题

高校图书馆的一些业务岗位的工作效率低下，比如图书编目，编目员的定额长期处于很低的水平，造成图书到馆后长期积压，不能及时上架，读者意见很大。

2.3 解决馆员管理难度大的问题

长期以来，图书馆一直作为学校解决职工子弟、教师配偶、关系户人员、学校机关分流人员的就业主渠道，由于这些人都有各种背景，自我感觉良好，期望值高于能力所及，怨气大于朝气，时常搬出救兵阻碍正常管理工作，在这种情况下，一些馆长宁可外聘临时人员，解决读者服务的数量和质量上不去的问题，也不愿意投入很大精力放在这些人身上，有些图书馆编制不缺，也要把图书馆的部分业务外包出去。

3 高校图书馆业务外包持续发展的原因分析

3.1 编制内人员持续短缺的现象将长期存在

在现行的人事管理体制下，事业编制内定额是根据在校本科生、硕士生、博士生人数核定出来的，高校首先确保的是教师人数，其次是教辅人员人数，再次是行政人员人数，支付这些人员的工资及福利费用大部分来源于国家的财政拨款，总体而言，国家拨款与学校实际行政事业经费需求会有一定差距，长期以来，这样的缺口一直未能补齐，在这种情况下，事业编制内人员永远都不可能满足图书馆应对读者服务工作的需求。高校图书馆编制内人员持续短缺的现象的存在就成为利用其他来源的人员补充图书馆所需的重要影响因素。

3.2 图书馆业务工作的层级化管理导致图书馆业务的社会化需求

一般认为，图书馆的业务工作分为几个部分，一是以围绕纸质书刊为核心的业务工作，包括采访、编目、加工、阅览室及书库管理；二是以非书资料为核心的业务工作，如电子资源的存取、多媒体阅览、参考咨询服务、课题查新、引文收录、文献传递等；三是图书馆的专用设备管理、专用软件维护；四是图书馆行政管理工作。从上述业务流程设置，从业务工作本身的难易程度、技术含量、对人员的要求等来考量，图书馆管理层面会把“馆员不愿意做的事情”、“图书馆做不了的事情”、“图书馆做的不专业的事情”拿出来交给学校以外的专业化公司或机构。从图书馆业务的四个方面看，“编目、图书加工、书库管理”等工作属于“馆员不愿意做的事情”，而图书馆某些专用设备和系统平台的开发和维护是“图书馆做不了的事情”，那么什么是图书馆做的不专业的事情呢？图书馆特色数据库的建设、馆藏资源的数字化加工等，的确不如社会上的专业公司做得专业、效率高。这三方面需求的存在，必然导致外包业务的持续供给。

3.3 外包公司提供可持续的专业化服务是图书馆业务外包的前提条件

以北京地区的专营图书馆业务的公司为例，A公司成立于2003年，主要定位于图书馆流通业务外包、图书馆编目业务外包、图书管理软件代理业务、图书馆搬迁等文献整理业务、图书补采销售业务、中小学图书馆筹建/管理业务，经过十余年的打磨，已经在高校图书馆界拥有众多用户。B公司在2005年，根据高校图书馆业务的市场需求和所具备的资源优势，成立了图书数据及加工部门，在与高校图书馆的合作过程中积累经验，业务发展很快，跨省用户众多。从这几年的业务外包的实际开展的情况看，其编目外包、流通阅览业务外包服务趋于成熟，公司对图书馆业务发展的动态理解比较到位，有越来越多的高校图书馆向其提出了业务外包的需求。endprint

3.4 信息技术的飞速发展完全颠覆了图书馆固有的“包打天下”的管理理念

以图书馆文献资源建设发展阶段为例，第一阶段为传统文献形式+传统采集方式。该阶段图书馆以印刷型文献馆藏为主，资源采集以传统的手工采集方式为主，资源建设的目的是满足读者的借阅需求。第二阶段为传统文献形式+自动化采集方式。该阶段图书馆仍旧以传统的印刷型文献为采集对象，自动化系统在图书馆的应用将高度重复性的采集工作从手工状态中解放出来，率先实现了自动化处理。第三阶段为电子化、数字化资源形式+网络采集方式。图书馆的资源采集范围扩大到了图书馆之外的更广泛的领域，方式上也结合了网络采集工具。资源建设是图书馆业务流程的龙头，从文献载体形式到采集方式的变化，意味着图书馆业务流程、技术手段、读者服务模式都要适应这种变化。由简单到复杂，由馆员包揽一切工作岗位，到很多工作必须借助专业公司或机构来共同完成，当图书馆面对很多业务想做又做不了的时候，图书馆的管理者们的观念也在悄然改变，图书馆界“自力更生”的年代已经被“合作共赢”的现实所取代。

4 图书馆业务外包的生存风险分析

4.1 用人制度的改变将会影响图书馆的业务外包行、内

现行的使用业务外包人员最多的是编目人员和流通阅览的服务人员，其根本原因是图书馆整体人员编制不足引起的，如果学校拥有更多的自主办学的权利的时候，图书馆有可能具有更灵活的选择不同学历层次、不同学科专业背景、性别、年龄、特殊技能等多方位人员的权利，这时候的图书馆管理者就不一定选择业务外包的形式来补充人员不足。

4.2 经费运作体制的改变也会影响图书馆业务外包

高校图书馆的人员编制由学校核定，经费由学校划拨，有些学校把雇佣临时工作人员的费用交由图书馆自行处理，这些图书馆对这笔经费的使用相对比较灵活，可以采取业务外包的形式补充人员不足，也可以单独聘用临时人员。而有些学校对于经费控制比较严，规定图书馆用人形式，专款专用，图书馆的自主权非常小，补充人员的模式一般会选择易操作、学校容易认可的方式，业务外包就成为首选。随着高校办学自主权的趋势明朗化，经费来源的多渠道化，经费使用方向也会出现多元化，学校也会增加图书馆经费使用权限的自由度，图书馆不光在文献资源建设方面有自主权，更应该体现在人员使用的灵活度、行政经费使用的弹性化。

4.3 图书馆工作人员的主体意识会影响图书馆业务外包

主体意识，指主体的自我意识。它是人对于自身的主体地位、主体能力和主体价值的一种自觉意识，是人之所以具有主观能动性的重要根据。在图书馆工作的业务外包人员，他们的人事管理、劳动关系隶属于所在的公司，他们跟图书馆的关系是两个机构之间的契约关系，他们只是劳务合作中的具体执行人员。从图书馆角度看，从没有把业务外包工作人员当作本单位的人员管理；从公司角度看，公司承包了图书馆的某项业务，业务之外的事情与公司没有直接关系，合同之外的问题他们可以不负责任；从外包人员角度看，他们只是机械地完成公司派给的任务就可以拿到报酬，在图书馆的工作环境下，他们深知和图书馆编制内的馆员既不同工也不同酬，他们的工作具有很强的被动型和流动性，会在公司承包的图书馆之间轮转，所以他们不可能具有主体意识，像编制内的馆员一样具有主观能动性，与图书馆共荣共生。但是对于读者而言，读者进入图书馆，会把在图书馆工作的人员“一视同仁”，读者遇到的任何问题都会向外包人员提出来，当他们得不到满意答复的时候，就会对图书馆服务水准提出质疑，图书馆也无法向读者作出详细的解释；另一方面，外包人员对于读者的各种不符合图书馆规定的行为会采取充耳不闻的态度，除非图书馆方有特别的交代。外包人员的责任意识不强和他们的身份认可度有关，这不能强加于人。问题是，图书馆使用的外包人员越多，编制内人员与编制外人员的主体意识越分裂，这意味着外包人员的使用会是有限度的使用，图书馆的业务外包项目也会是有限度的发展，绝不会是无限增长的态势。

5 图书馆业务外包应关注的几个问题

实践表明图书馆的部分业务外包的效果是明显的，补充了人员、提高了工作效率，规范了管理流程，职责明晰，奖惩到位，利弊明确。虽然图书馆业务外包有发展前景，但有些问题还是应该考虑清楚。

5.1 高校图书馆业务外包人员的比例以多少为科学合理

以中国人民大学图书馆为例，2013年编制内员工为135人，业务外包人员为40人，外包人员占总人数的22.85%，就是说5个工作人员中有一位是外包公司派来的人员。流通部门有35人，其中外包人员有20名，占到流通部的57.14%，这个比例数还有可能提升。笔者认为，外包人员数占总人数的30%，就达到可容忍的上限，再增加比例，会有新的问题出现。比如在每周103个小时的阅览室开放时间内，周末和晚上就没有足够的编制内工作人员值班，读者需要解决的问题，业务外包人员是不能完全胜任的。

5.2 图书馆业务外包的增长点是什么

在已经开展的外包业务中，图书馆的基础业务，包括流通阅览、编目、图书加工等方面的工作已经开展得比较成熟，特色数据库建设对于有特色馆藏的、有经费支持的图书馆做了一些工作，建成了一批数据库，图书馆专用系统平台搭建的工作也因馆而异，图书馆技术力量强的、特别是系统开发能力强的图书馆与公司合作开发的情况比较普遍，但对于大多数不具备开发能力的图书馆，图书馆专用系统平台外包给专业公司的情况比较多，图书馆的行政管理工作基本上取决于学校对这块工作的认识，安保、保洁的业务外包大多数是学校统一安排，图书馆提需求就可以了。采访业务、咨询业务虽然有些图书馆采取外包形式，但毕竟还是少数图书馆做的事情，不具有普遍意义。那么哪些业务才是未来图书馆实行外包的重点呢？图书馆占有优势的采访业务、咨询业务能否成为外包业务的增长点，是值得思考的问题。

5.3 如何确立外包人员的主体意识

这是一个在现有体制下很难说得清楚的事情，在讲究责、权、利三者互为关系的今天，要求外包人员具有主体意识，不如说希望外包人员更有责任心，能承担更多的咨询导读类的业务工作，但这是悖论，笔者认为，在责权利三者中，首等重要的是权力，外包人员有权享有与编制内工作人员相同的待遇、福利和平等工作的权利，而不是时时刻刻被贴上临时工作人员的标签，没有相应的权利，就没有相应的责任和义务，他们就不会按照图书馆希望他们做到的那样去“认真负责地”完成工作。要想解决这个问题，根本解决之道在于改变现有的用人制度，加强“人人享有平等权利”的观念，让在同一场所工作的人员没有被歧视的感觉。

5.4 未来的图书馆谁在掌控

当图书馆热衷于业务外包的时候，实际上是把自身推向了越来越尴尬的地位，比如等专业公司成熟起来，有了自我培养编目人员能力的时候，图书馆的编目人员就没有存在的必要了，事实上也的确如此，现在除了一些大馆还有一些专业的编目人员外，很多图书馆都不设编目岗位了。同理，采访岗位、咨询岗位、系统维护等技术岗位同样面临着被专业公司替代的可能性，到了那个时候，图书馆是谁在掌控就很难说了。

总而言之，高校图书馆的业务外包既然有其存在的原因，就有其不断生长的环境，但这样的图书馆运营模式能够维持多久，是高校图书馆管理者需要思考的问题，既不要盲目跟风，也不可举步不前。

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