基于精细化管理的高校学院办公室管理初探

文/武汉大学资源与环境科学学院 雷起宏 王曦阳 魏秀琴

在现代大学制度下，高等院校里的下属学院是基层的教学管理单位，是高校行使科学研究、人才培养、社会服务和文化传承与创新职能的基层组织。高等学校学院办公室（以下简称“办公室”）承担着学院的日常管理、组织协调、辅助决策、后勤保障等工作，是整个学院顺利运转的综合枢纽和服务平台，是高校行政管理的中坚力量。因此提高学院办公室管理的科学化水平显得十分必要。

精细化管理是科学管理的流派之一，源于西方发达国家的一种企业管理理念，经过实践发展，该理论强调管理责任的具体落实，注重工作任务的清晰规范，重视工作流程的细节以追求良好的绩效结果。在当前深化改革的形势下，将这一理论运用于高等学校学院办公室管理中具有现实的指导意义。

一、办公室实施精细化管理的可行性初探

精细化管理在理论渊源上是泰勒的科学管理思想，是在企业管理实践中形成和发展的管理方法和理念。高等学校及下设的学院以非盈利性明显区别于企业，精细化管理需要同办公室工作性质的基本特点结合起来，才能有效地实施。

（一）办公室工作的综合性，是实施精细化管理的基础

办公室工作涉及面广且复杂，不仅要面对学校的多个职能部门，还要面对学院内部的教学科研人员和众多的本科生和研究生。办公室不仅要承担教学管理、科研管理、组织人事、后勤保障等诸多工作，还要沟通和协调各个方面的关系，具有综合性的特点，需要科学分工。精细化管理的核心就是组织内的各部门、各环节需要分工协作，需要精密的配合与互动。整个办公室管理过程是科学方法和组织艺术的有机统一，办公室的大多数工作都有一个对口的职能部门，具有专业化的特点，需要科学的分工，各种工作之间又都服从服务于高校教学科研的中心任务，需要合理的协作。

（二）办公室工作的事务性，是实施精细化管理的关键

办公室承担教学管理、科研管理、人事组织、公文印章、会议接待、资源分配与协调等日常性事务性工作，具有程序化的特点，需要规范流程。精细化管理注重工作方式标准化、管理办法制度化、运行控制绩效化。办公室在处理事务性工作时，可以制定一系列的岗位职责，设定一定的流程，通过计划、审核、执行和监控的过程，减少组织运作的失误，杜绝部分管理漏洞，增强参与人员的责任感。所以，事务性的工作可以量化，通过设立一定的指标加以考核，不断提高管理绩效。

（三）办公室工作的服务性，是实施精细化管理的根本

办公室在组织结构中处于中间层，是学校职能部门和学院师生员工沟通的中间环节，办公室在工作对象位于最基层，直接面对本单位的教师和学生。这些因素决定了办公室工作具有服务性的特点，需要提高质量。精细化管理把服务者的焦点聚集到满足被服务者的需求上，以获得更高效率和效益，从而实现整个组织的竞争力提高。办公室面向学院师生提供各种服务，就是在为师生的教学科研解决各类难题提供保障，使其能集中精神安心于本职工作和学习，发挥出最大的才智取得更好的成绩，这有利于整个学院的发展。因此，实施精细化管理，及时、有效地满足师生员工的需求，是办公室管理的根本所在。

二、办公室实现精细化管理的途径

办公室精细化管理就是指办公室员工在工作态度上能精益求精，追求精进，在工作执行上能见微知著，关注细节。这就需要增强三个意识、健全规章制度和岗位职责及工作流程、加强过程管理和完善激励机制、引入办公信息化管理系统是必要的途径，对改进办公室的工作，提高工作效率有着深远的意义。

（一）增强规则、细节和服务的意识

办公室工作是高校学院运转的枢纽，工作繁多责任重大，更新办公室管理理念，增强办公室成员的规则意识、细节意识和服务意识是抓好办公室工作精细化管理的基础。在办公室工作中，规则意识是指决策和执行行为需要科学规范，按规章办事，按流程办事，这就要求工作人员要有严谨负责的工作态度和强烈的责任感，提高工作的执行力；细节意识是指在行动手段和方法上注重甄选和考量，为达到目标关注细小环节，强调成本控制，注重日常积累，这就要求办公室工作人员树立“细节决定成败”的工作理念，在工作过程讲质量、讲效率，从小事和具体的事情做起，养成精细化工作的习惯；服务意识是指在工作中要注意收集工作效果的反馈，听取意见和建议，根据实际情况的变化和发展，有针对性、协作性地开展工作，这就要求工作人员热爱办公室的工作，树立乐于奉献、任劳任怨、尽职尽责的良好服务意识。办公室工作人员树立并增强这三个意识，就要求加强教育培训工作和思想教育，培养工作人员的精细意识，把对工作的要求固化到工作习惯之中。

（二）健全规章制度、岗位职责和工作流程

精细化管理以制度健全、目标明确、岗位明细、责任落实为显著特征，强调目标的细化、分解、落实。实行刚性的制度，规范人的行为，强化责任的落实，以形成优良的执行文化是其核心理念。因此高校学院办公室管理的每一方面、每个细节都要建立相应的管理制度来进行规范，各项规章制度、岗位职责和工作流程要做到精细化。

制度是管理的基础和保证，是要求大家共同遵守并按照一定程序办事的规程和行动准则。办公室管理制度必须健全，凡办公室主管的工作都要建立相应的规章制度。如：教学、科研、人事组织、后勤保障、安全保卫、公文管理等各方面的规章制度，既要切实可行，又要全面覆盖所有业务，不能遗漏导致无章可循。制度不可能制定了就不修改，还要持续完善。相关规章制度要汇编成册，发放给师生，让他们能够充分了解。

要在办公室工作中，如果岗位职责混乱就会导致管理无序和责任推诿等，影响工作效率。在这种情况下就要围绕岗位制定目标责任制度，将整个管理目标有机分解，合理分工，要按照定岗、定责、定标准的要求，健全办公室工作的岗位责任体系。将各项管理标准具体分解到每一个工作岗位，形成岗位工作规范，制订详细的岗位操作手册。

有了规章制度和岗位职责后，要建立科学、清晰的工作流程。办公室各项工作要依据职能分解科学设计标准化和精细化的流程，要层次清晰和结构合理，查询极其方便迅速，使工作流程成为管理者和岗位操作人员的工作指南。同时在流程设计中要努力实现各环节间的有效对接，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少差错。

（三）加强过程管理，完善激励机制

高校学院办公室工作人员在繁杂且重复的工作和精细化的流程中，人员难免因为过于繁忙和细致而产生的放松、枯燥和厌烦的情绪，在此加强过程管理、引入激励机制，提高人员的积极性显得尤为重要。

办公室管理中要强化过程管理和监控，构建精细化管理的工作架构，提高办公室管理的执行力和效果。首先，要注重工作的前期严密组织策划。办公室要坚持工作例会制度，对需要落实的工作逐一分解，要编制办公室各岗位的工作每周任务表，做到责任到人，提出工作要求和完成时限，方便操作和考核。其次，要做好工作过程中的控制协调和监管。办公室工作例会不仅计划工作，还有进行汇报前期工作进展情况，发现问题及时指导和纠正。同时工作中要及时检查工作进度，帮助发现问题，督促工作保质保量的完成。最后，要建立办公室工作考评体系，进行全面考核评价，完善激励机制。把员工的工作业绩、工作能力、工作态度列入考评标准内，对工作人员的综合情况进行考评，考评结果与奖励和任用挂钩，能促使工作人员更加重视自己的工作完成情况，提高工作积极性，为提高管理水平提供可靠保障。

（四）引入办公信息化管理系统

在信息时代背景下，实现网络信息化管理才能更好地实现信息资源共享、增强科学决策，提高学院的管理水平和工作效率。高校学院办公室要建立起完备的数据库和办公信息化管理平台。

精细化管理以数据化为标准、信息化为手段，讲究程序范式和流程监控。首先，办公信息化系统要通过设计、研发和完善符合组织需要的办公自动化系统，采用相应的硬件设施和设备，建立起相应的信息数据库、办事流程，就可以为实现管理目标创造良好的工具条件。其次，信息化管理系统必须要建立完备的电子档案，做好各类基础信息数据的收集、整理和输入。只要完善的基础信息电子档案才能有助于实施、改进精细化管理，提高院系办公室的工作效率和质量。通过办公自动化系统，还可以实现量化的绩效评估和工作考核，避免考评里不合理的人为因素，达到客观公正，增强管理工作的公平性。

三、办公室实施精细化管理的思考

精细化管理在办公室日常运作和提供服务上具有鲜明的优势，强调成本控制，关注细节优化，重在执行力的提高。这是办公室工作顺利开展的重要保障。同时要注意到办公室工作还包括一些非事务性工作，并且既有服务职能也有管理职能。因此在不同工作中和有关工作交叉时要全盘考虑，避免只重经济效益和经济奖惩，发挥员工的主观能动性，保证各方面工作都能稳步推进。

企业实施精细化管理是和企业特定的用人机制联系在一起的。优胜劣汰是这个机制的显著特点，在办公室实施精细化管理则需要注意在人事制度这方面的差异。在具体操作中避免按岗定责变成按人定责。这需要在刚性的执行纪律之外，考虑到现有管理队伍的构成，既强调精细化管理的基础性，又讲人性化管理的调节性，做到管理科学性和艺术性的统一。这样才能保证组织目标的最终实现，为广大师生提供更好的服务。

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