文书档案工作要与公文管理做好衔接合作

文/吉林省农业科学院 翟季 栾天浩 郭金瑞

文书档案管理工作是档案工作的一个重要组成部分，由机关、企业事业单位在领导和行政管理等活动中形成的具有保存价值的公文整理而来，为工作人员了解、研究机关事业时提供重要的查考依据和资料。公文是档案的前身和源泉。要做好文书档案（以下简称“档案”，非特别提出均专指文书档案）工作，必须与公文管理有机的结合起来。本文将尝试结合作者的实际工作经验和体会阐述两者衔接合作的方式方法和必要性。

一、档案管理的各个环节与公文管理密不可分

档案是公文在一定条件下转化形态而来，所以公文管理直接影响到档案工作的质量和发展。档案工作和公文管理做为两个接续部门，不能简单的进行“来料加工”。尤其在档案局8号令施行以后，档案保存由“卷改件”，虽然在检索、保存等方面带来便利，但也在一定程度上打破原有立卷方法中公文的关联性，把相当的工作量后置到档案工作中。这种情况下，在档案工作的收集、整理、鉴定几个环节，更需要加强两项工作的合作。

（一）档案收集的源头是公文

要在源头就形成有利后期归档的便利条件。在公文产生的初期就引导公文管理者养成易于归档、勤于归档、文件符合归档条件的良好习惯。督促在前期做好登记、回收工作，才能保证文件的完整性。但是这也不能保证工作不出现纰漏，这时就需要档案工作人员在整理中做大量细致的工作来拾遗补缺，认真阅读每份归档文件，发现可能遗漏的未归的文件，及时补全，确保档案的完整性。

（二）档案整理时要借助公文管理

尤其在文件排列环节，按照文件所反映的问题或工作上的联系排列是最常用的也是比较好的一种排列方法，这样查找起来关联性强，非常直接，是大多数单位归档时所采用的方法。“卷改件”后移交档案部门时文件大多按照时间排列，这就需要档案人员认真阅读所有文件，在同一层次上尽量找到关联文件连续排列。在此情况下，更应该咨询公文管理人员的意见。例如：作者单位在2004年为建设某大型区域创新中心时，不断与上级各部门之间交换大量各种报告、请示、批复，这些文件从档案工作本身角度考虑可能关联不明显，为此档案室与公文办理人员配合进行甄别，寻找联系，用一周时间才找到较为合理的排列顺序。

（三）档案鉴定时要尊重公文工作者的意见

文书档案的鉴定工作主要由档案人员来完成，又有国家档案局8号令做为指导，但档案工作人员并不是当时文件的直接经手人，教条的按照8号令来鉴别文件重要性和时效性难免有失偏颇，此时最好是由文书工作人员和档案工作人员协力合作，对档案进行鉴定，这样才能真正做到符合档案鉴定工作的三个基本要求：全面、历史、发展。

二、档案开发利用要助力借力公文管理工作

档案的利用是收藏档案的根本目的。档案编研工作是系统、广泛地提供档案利用服务的有效方式，也是提高档案工作利用水平的一个重要途径。在实际使用中，查阅最频繁的也是机关内公文管理人员。做为主要的服务对象，档案工作人员要和他们充分沟通，掌握他们的查阅需要，除了提供最常规的查阅服务外，要在编研档案参考资料时重点考虑到他们的需要。

例如：作者所在单位，档案室经过对文书人员的调查和借阅登记的统计，了解到他们最常用的档案之一是关于单位制度方面的内容，为此专门编辑收录了单位近10年《规章制度汇编》印制发放到个人手中，这样既方便了工作，又体现了档案在实际工作中的应用；作者所在的是涉农单位，拥有大量涉农用地，在起草的文件中经常会提到用地的数据、由来等信息。档案室针对此情况，大量调出单位建制以来所有划拨使用土地的手续、合同、地形图等档案，全部复印编册备用，极大的方便了工作人员查阅使用，提高了工作效率。

又比如最典型的档案参考资料“大事记”，如果单纯由档案部门根据所藏档案编辑而成，会遗漏很多重要事件，因为实际事件发生情况不同，产生的档案未必能反映真实全貌。而公文管理以及具体职能人员做为很多事件的直接参与者，对事件的重要性和具体情况有最直观的了解，由他们对“大事记”进行修订补缺是非常必要的，这时候就需要双方配合，才能保证“大事记”真实可靠，不会遗漏。目前我单位采用的就是由各部门与档案室分头记录大事记，最后汇总的办法，这样既有文字资料又有当事人记录相互印证。

以上所谈是对档案工作与公文管理中需要衔结合作的一些方面。作为一个合格的档案人员，要熟悉整个机关业务，尤其是公文处理的的流程，加深公文与档案相互联系的认识，对进一步做好档案工作有着重要意义。

当然，在实际工作中，档案工作除了要注重与公文管理工作的合作以外，还需要注意一点，那就是各自岗位的工作纪律和保密原则。相近但不同的工作对象决定了两者之间需要相互注意保密工作。档案的工作对象是已经转换成档案的过往文件，而文书人员的工作对象是正在进行中的文件。两类工作人员要各自坚持执行单位的相关规章制度，不可逾矩，注意在紧密合作的同时切实做好保密工作。

[1] 高卫.公文处理与档案管理在衔接中存在的问题及对策[J].办公室业务,2012(19).