浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率

2014-12-04广西玉林市第一人民医院梁珍丁宁宁

办公室业务 2014年23期

文/广西玉林市第一人民医院梁珍丁宁宁

办公室档案管理为医院的各项工作提供了必要的档案信息支持，它是医院办公室管理工作的重要组成部分。信息技术的普及为医院办公室档案管理工作提供了新的发展方向和发展领域，以往的办公室档案管理缺乏科学合理的管理体制，无法实现办公室档案管理工作的高效运行，因此尽管档案工作管理者做了很大的努力，但是档案管理事业依然没有得到较好的发展，新时期下医院办公室档案需要完善管理制度、强化管理意识并结合信息技术实现办公室档案的高效利用和管理。

一、医院办公室档案管理工作中存在的问题

（一）对办公室档案管理的重视程度不够

医院作为一种特殊的行业，一直是社会关注的焦点，而且从过去的工作形式来看，医院对医疗事业发展比较重视，没有从根本上重视办公室档案管理工作。多数医院办公室负责认为办公室档案管理属于档案管理人员的事情，与自己没有太大的关系，再加上医院的工作比较繁多，很多医院的领导对办公室档案的管理持一种消极的态度，因此就形成了当前的这种局面：办公室档案管理工作对医院来说可有可无。

（二）办公室档案管理信息库建设不够完善

建立完善的办公室档案信息库是医院开展档案管理工作的基本条件。目前，多数医院使用的档案管理系统是 2005年中组部下发的信息管理系统，这套系统可以使档案管理者更好的掌握、了解医院的发展情况和职工基本信息。但是，在实际的工作当中，该系统并没有得到充分的利用，医院的发展现状和很多职工的基本信息处于一种空白的情况，甚至有极个别档案对医院开展的社会实践活动日期记载错误，对医院的发展和建设情况不能做到及时更新，而且档案信息的收集也不全面。

（三）档案归档材料目录不完整

从医院当前对办公室档案管理工作开展的实际情况来看，医院社会实践活动的归档缺少必要的目录，而且有的职工查找档案材料也没有目录，无法及时、有效、准确的查找医院实践活动和职工的相关资料，给医院的管理工作造成了很大的影响。多数医院办公室档案管理者在整理人事材料并进行装档的过程中，只是将一般的资料装入档案袋之中，其他重要的资料则不收录，这一点主要体现在医院对党员职工人事档案管理上尤为突出。

二、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室档案作为医院一笔无形的财富潜藏着巨大的经济价值和社会价值，如同企业的项目一样在没有完成之前永远是沉睡的隐性资产，一旦将其开发并将加以合理的利用，就会为社会的发展和进步贡献出巨大的力量。因此如何让医院的办公室档案信息为医院的建设和发展提供优质的服务，为医疗卫生事业的发展创造良好的经济效益，是所有医院档案管理工作者所面临的一道难题。

（一）建立完善的办公室档案管理制度

医院的办公室负责人要协助档案管理人员建立完善的档案管理制度，使办公室档案管理工作向规范有序安全化发展。首先，要建立一套健全的、确实可行的综合档案管理制度。制定档案管理工作的分工办法和档案工作手册，配备两名专职工作人员，明确职责，各司其职，工作中相互监督和约束，进而促进办公室档案管理工作的顺利进行。在日常管理工作中，档案管理工作人员必须严格执行档案管理的工作制度，加强档案管理工作的标准化、规范化，严格按照相关规定执行档案的收编、检索、使用等工作。其次，办公室领导应该与医院的其他部门商榷办公室档案管理的方法、概念、制度、原则等，然后制定出科学合理的的机制，并且坚决执行，以此来实现医院办公室档案管理工作的标准化和规范化。

（二）加强档案管理者的工作意识和责任意识

长期以来，由于受到传统观念的影响，多数医院将经济效益放在最为显著的位置，忽略了对办公室档案管理工作必要的投入和研究，因此档案收集中具备时代性的信息难以得到办公室领导的重视。在今后的工作中，办公室档案管理工作者必须以档案管理理论为基础，提高自己对档案管理工作的认识，转变对档案管理工作的功利主义思想，摒弃档案管理工作显业绩的不端正态度，要积极主动的去了解医院当前的发展情况和经营现状，并以档案管理工作为中心来确立自己的管理目标，在平时的工作中留意做好医院社会实践活动的档案收集和整理，完成相关工作之后要将整理的成果回报给办公室领导。这样做的目的是为了改变办公室档案管理工作者独立的工作能力，根据实际需要联合相关的部门构建信息合作平台，在做到优势互补的同时也可以有效的避免档案管理工作者的盲目性和随意性，确保办公室档案的信息成果能够应用于医院的发展和经营当中，提高档案管理工作效率和质量的同时也为我国医疗卫生事业的发展贡献力量。

在医院办公室档案保密管理中要将档案的保密工作落实到个人身上，医院的相关领导要及时关注办公室档案管理工作的进展，要确保每一个档案管理员在日常工作中都有属于自己负责的工作内容，提高工作人员档案保密责任感。针对保密工作医院要设置严格的奖罚制度，因个人原因对办公室档案管理工作造成严重影响的，该职工和办公室档案管理领导要负主要责任，而针对在档案管理中表现优秀的职工医院要给予一定的物质奖励，通过制定一系列合理的奖励措施切实提高办公室档案管理人员的工作积极性，充分发挥每一位工作人员的潜能，以此来确保办公室档案管理工作的顺利进行，提高医院办公室档案的保密性和安全性。

（三）提升办公室档案管理人员的专业水平

医院要根据社会发展和时代的进步，对办公室档案管理人员做定期的工作培训，在不断增强工作人员保密意识的同时，提高档案管理工作人员的专业水平。在培训中要加强法制教育，使档案管理人员充分认识到办公室档案管理的重要性和复杂性，并采用多种不同的形式开展相关知识的学习和积累，使档案管理工作者在提高专业技能的同时也扩充知识的储备量，确保每一位档案管理人员都能够独立掌握档案管理工作的核心思想和操作技能。当前多数医院和单位的办公室档案管理面临着工作人员专业水平较低的困境，提高相关工作人员的专业水平首先需要保证档案管理工作队伍的稳定，不能够随意的调动档案管理工作者或者辞退，任何一个高水平的技术人才都需要有成长的过程，因此医院要敢于给予档案管理者一定的时间用于提高业务水平和综合分析能力，若频繁的调动只会对档案管理工作的进度和质量产生负面影响。

（四）建立办公室档案管理数据库

当前，信息化技术已经发展成熟，而且医院办公室档案的信息量也有了很大的提升，传统的档案管理方式以手工抄写和转录加工为主，已经很难适应医院现代化的发展要求，这就需要医院档案管理工作者与时俱进，借助信息技术的优势，从目前档案管理工作的实际出发，着手档案管理的信息化建设，将各项新技术和新策略付诸于实践，从而推动档案管理工作的良性发展，因此建设完善的档案信息资源管理库势在必行。信息化的新型技术要求档案管理人员具备独立思考能力，在兢兢业业的整理分析工作中，能够及时发现档案管理中存在的问题，并通过有效的分析加以解决。拥有自身的独立思考，既能提高档案管理人员的工作积极性，又能使其在突破传统管理模式的前提下，对新发现的问题进行创新解答，从而拓宽档案管理的新型管理模式。对办公室档案管理工作进行创新性建设，是医院档案实现信息化管理的基础，对档案信息的有效保管起着核心作用。办公室档案数据库的建设能够让信息技术对档案资源发挥科学而系统的管理作用，进而使得档案管理工作与计算机信息技术紧密结合并良性运作，进一步促进数据库和档案目录库的有效结合，形成网络化开放式的数据库，真正地提高办公室档案管理工作的效率。

（五）加大医院办公室档案管理的现代化投入

首先，分管办公室档案管理工作的领导，要定期开展档案管理工作汇报大会，及时了解医院档案管理工作的情况，针对工作过程中出现的问题，及时布置解决方案，为以后顺利开展工作奠定基础。其次，主管档案管理工作的领导，应该关心和支持档案管理现代化工作，医院要加大投资购进先进的机械设备，引进优秀的档案管理人才，把档案管理现代化作为医院档案管理的目标之一。保障档案管理工作是医院一项耗资巨大的工程，涉及到档案的收编、整理、检索、查阅、维护、抢救等多个环节，因此必须要对办公室档案管理经费进行预算，保障经费的合理支出。最后，医院必须要严格按照相关标准来建设档案管理室，包括：通风、采光、防盗、防潮、防火等保护措施必须到位。