浅析高校档案管理工作对兼职档案员的素质要求

文/湖北师范学院 王晴 葛绪广

随着《档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）的贯彻实施，高等院校的档案管理工作发生了翻天覆的变化：门类划分越来越细，档案覆盖内容越来越全面，而且科学技术的含量也越来越密集，随之而来的高校档案工作也越来越繁重，单靠几个专职的档案管理工作人员，是远远不够的。伴随着工作量的加大，高校兼职档案员随之诞生，并逐渐成为档案管理队伍中不可或缺的有生力量。然而，就目前情况来看，高校兼职档案员还存在着一些问题，如：专业素质不高、人员变动性大，不固定、工作压力大，不受重视等，影响了档案工作的有效进行。因此，如何充分利用好这支队伍，使之更好地为档案管理工作服务？如何培养出一支高水平的兼职档案管理人员队伍，以适应新形势下档案管理工作的需要？成为亟待解决的难题。

一、高校兼职档案人员应具备的基本素质

档案管理工作包括收集、整理、归档、编目、鉴定、保管等许多环节，需要多方面的知识，这就要求他们要具有良好的基本素质。多数学者认为，档案工作人员的素质是指档案人员在从事档案工作过程中所具有的体魄、智力、思想道德的总体水平。具体可分为：政治思想、职业道德、知识、能力、创新等素质。

第一，坚定的政治思想素质。树立坚定的政治思想素质，要求档案管理人员除了要具备社会各类专业工作人员所共同具体的基本政治素质外，还要不断加强政治理论学习，用科学的理论武装头脑，坚决执行党和国家的各项法律法规，讲道德，守纪律。一个合格的兼职档案员必须具有过硬的政治思想素质，这是最基本的素质。只有具备了这种素质，才能在实际工作中自觉坚守档案管理工作的政治方向，贯彻落实好党和国家的各项法律法规和方针政策，才能不辜负自己所担负的重要责任。不管在任何时候，任何地点，都要据实立档、用档，不能随意更改档案内容；为此，作为兼职档案员应在树立正确的世界观、人生观、价值观的基础上，用理论武装自己的头脑，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”，关心时政，与时俱进，无论在任何环境下，始终保持清醒，做出正确的决策；有自觉遵守党纪国法的观念，积极主动地贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策、法律、法规，具有高度的革命事业心和政治责任感。

第二，良好的职业道德素质。道德素质是指个人的思想境界和道德范畴内的行为准侧。良好的职业道德素质是立足岗位的根本，高尚的道德情操是档案工作者必备的基本素质和职业规范，职业道德素质有利于塑造良好的档案工作者形象，有利于增强档案工作的影响力。档案工作具有政治性、保密性、复杂性、多样性等特殊性，这就要求档案人员包括兼职档案工作者必须具有良好的职业道德。

第三，广博的知识素养。在新的历史条件下，人类的实践活动赋予档案工作以十分丰富的内容，涉及到社会科学、自然科学等方面的知识。要对这些内容广泛的历史遗产进行科学管理和有效利用，无疑对档案工作提出了较高的文化知识要求，兼职档案工作者除了具备相应的专业知识外，还要熟悉上级和本单位的档案行政管理部门的各种业务，掌握文秘、历史、计算机等多方面的知识，努力使自己成为一个知识全面的、德才兼备的档案管理工作者。

第四，较强的能力素质。能力素质是个体具备的多种条件的综合。它是一个整体的、综合性的概念，在这一框架中，各种不同的知识、技能与职业素养共同作用、影响个体行为，它们的组合便构成了个体的能力素质结构。作为档案工作人员的能力素质，主要体现在以下几个方面：较强的协调沟通能力、文字表达能力和较高的科学研究能力。

第五，与时俱进的创新素质。所谓创新素质，概括地说，就是创新意识和创新能力的统一。创新是人类的本性，是推动社会发展的动力。面对新的问题，新的情况，档案管理工作也必须有创新方法、手段来解决。因此，兼职档案员必须具有创新意识和创新能力，档案员要利用各种方法、要注意总结前人的经验和教训、注意发现和总结前人失败的创新经验、要学会借鉴和组合、遇到问题要注意从多方面考虑、要培养科学的学习习惯和思考习惯、持续积累夯实基础知识，战胜自我，不断寻求新的突破，实现高校档案工作的可持续发展。

二、提高高校兼职档案员素质的对策与建议

培养高素质的兼职档案工作人员，是高校档案管理工作的一项艰巨任务。在这种知识爆炸的时代下，为了适应新形势档案工作发展的需要，做好高校档案管理工作，加强档案队伍建设，提高兼职档案员的整体素质势在必行。

第一，领导重视，增强档案意识。高校领导尤其是二级学院领导从思想上改变认识，把档案工作作为日常工作来抓，这就要求无论是从档案室的建设的投资还是兼职档案员的地位和待遇都要给予资金方面的支持，并给兼职档案员创造良好的工作环境。高校的各级领导尤其是二级学院领导应意识到到高校档案工作在学校发展中所起的继往开来的作用，把档案工作列入学校整体事业发展的规划之中，为档案工作的建设创造良好的工作氛围。不但重视本学院的档案建设工作，同时也要加强对兼职档案员的培养和关心，对兼职档案工作人员的前程安排有一个全面和长远的规划和安排。把兼职档案工作人员的学历层次、专业层次、职称职务评聘等方面纳入正轨，使高校兼职档案人员的整体素质从根本上得到保证。

第二，建立健全培训机制、定期对兼职档案人员进行业务培训。对兼职档案管理人员从思想认识角度和业务知识方面进行培训。兼职档案人员流动性大，所以对于新上岗的人员有重点地进行培训，让他们尽快熟悉档案方面的业务、了解档案工作的具体流程，做好本单位的归档、存档和转档工作。尤其是每年的试卷、成绩、教案等方面的归档方面，在归档立卷前一定对兼职人员进行专门的培训工作。培训方式尽量形式多样，可以采取实例教学和模拟实践相结合的方法，让档案人员一方面学习到档案方面的专业知识，另一方面又掌握到立卷的方法和技能，有计划、有重点地使兼职档案员的业务素质得到提高，同时适应了档案工作发展的新趋势。当然，业务培训应结合各高校自身状况进行，并将其经常化、制度化。培训内容要有实用性和针对性，以专业知识教育为主，同时在业务素质和综合能力的培养上下功夫。

第三，提高兼职档案员的职业道德水平、增强法制意识。职业道德建设是提高档案工作者素质的现实需要。档案工作者的职业道德水平直接关系到档案事业发展的水平。档案工作从根本上说一项服务性很强的工作，而高校档案工作是为高校教师和学生服务的，因此档案人员要“围绕学校中心工作，服务师生”的思想。做到积极主动，不厌其烦，精益求精的工作态度，努力提高服务质量和工作效率。严格遵守国家各项档案法律、法规以及学校各项规章制度，坚持原则，廉洁自律，确保档案的保密与安全。只有档案人员的职业道德素质提高了，才能使高校兼职档案员坚定信念，热爱档案工作，积极为高校各项工作尤其是档案工作做出应有的贡献。

第四，建立健全经验交流机制，加强宣传和沟通。建立健全经验交流机制旨在取长补短、相互促进、共同提高。经验交流会可与专业人员同时进行，也可兼职人员单独举办。在经验交流的基础上，树立先进典型，推广先进经验，使兼职人员干有榜样，学有经验，为兼职档案员的工作增添活力。高校档案馆做好宣传，并与二级学院进行沟通与交流，可以增强二级学院教职员工对档案的了解，促进行政部门及二级学院对档案工作的理解和支持。让学校领导和各部门负责人潜移默化中意识到档案工作是学校整体工作一个不可缺少的部分，是一项非常重要而繁杂的工作，从而在工作环境、福利待遇，经费投入等方面给予物质的支持和精神的鼓励。

第五，完善考核机制和激励机制。要对兼职档案员实行绩效考核管理，建立健全的考核制度，并依靠完善的制度对高校档案人员的工作做出客观公正的评价。对于表现优秀的兼职档案员，学校要对其进行大会表扬并给予物质奖励；对于不能如期做好的人员，要对其进行批评、告诫，并责令限期加以改进。同时，考核的结果应与奖金、职称评定、晋级、评先等相挂钩。建立一套完善的考核制度有利于做到对兼职档案员公正、公开、客观的考核，真正达到考评的目的。促进档案人员之间相互竞争，激发其提高业务素质、技能水平和工作态度，进而推动高校档案工作的持续发展和不断创新。

总之，只有培养出一批高水平，高素质的兼职档案人员队伍，才能保证高校的档案管理工作有序、高效地运行，从而提高馆藏质量，为高校的各项工作提供真实、珍贵的历史资料。

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