浅析提高事业单位档案管理人员综合素质的具体措施

2014-12-04吉林省第三地质调查所王忠梁秋波

办公室业务 2014年23期

文/吉林省第三地质调查所王忠梁秋波

随着档案工作重心从“档案管理”转移到“档案利用”上，档案管理人员的素质要求越来越高。科学的、规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，才能开创档案管理工作的新局面。进而激发广大档案管理人员的工作热情，使档案工作逐渐走上专业化、科学化、规范化和法制化的道路。

一、档案管理工作的重要意义

档案管理是维护单位人员及单位资料真实面貌的一项必不可少的工作，是衡量单位业绩和管理水平的重要尺度，也是对单位进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的重要依据。因此，做好档案管理工作，对于促进单位健康发展，具有重要意义。

二、事业单位档案管理人员的素质现状

（一）整体发展不均衡

目前事业单位档案管理水平参差不齐，各单位之间缺乏共享，个别单位档案管理工作相对滞后。档案管理方法陈旧，手段老化，档案利用率低，多数单位只停留在普通查阅利用率的单一的服务方式上。

（二）档案管理基础薄弱

有一些单位档案管理缺乏相应的管理制度和规范标准，没有形成统一、高效、专门的工作体系。管理人员坐等上门，分散在各职能部门和下属单位的档案不能及时收集综合到档案室，档案安全管理无保障。

（三）档案管理人员素质偏低

多数事业单位缺乏专业的档案管理人员，有的单位是办公室主管，职员兼职，学历较低，甚至还经常轮换，由于缺乏工作技能和业务知识，使档案利用效率不高，影响了档案工作的连续性和稳定性，在一定程度上影响了单位的健康发展。

（四）领导重视不够，硬件条件落后

由于财政紧张，再加上领导对档案管理意识薄弱，使管理上投入的资金、人力、技术设备等方面严重不足，有的连保存档案的环境都十分落后。认为档案管理就是抄抄写写，整理整理，存起来不丢失，不泄密，不失密，应付查阅就可以了。没有实现规范化、科学化。个别单位的档案室连基本的电脑和打印机都没有，防火、防潮、防盗的措施不健全，甚至没有。违反了档案管理的规章制度，降低了档案的利用价值。

三、提高档案管理人员综合素质的具体措施。

档案工作是一项科学性、服务性和技术性很强的工作，更是一项复杂、细致、繁琐的工作。所以，作为一名合格的档案管理人员，必须具有坚定的政治思想素质，管理技能、业务技能、创新能力和协调与合作能力，只有具备综合素质，才能运用现代化管理手段，及时、准确、高效地开发档案资源，为单位和社会服务。

（一）提高领导的思想认识

单位领导要时刻关注国家的发展形势，跟上档案管理工作的步伐，主动和上级档案管理部门进行交流，理解档案管理人员的工作压力和管理难度，对高素质的档案管理人才的要求要有一个深刻的认识，对档案管理工作在政策上、经济上、精神上给予大力支持，把档案工作纳入单位的工作计划，关心爱护档案管理人员，切实解决他们现实工作上、生活上的实际困难，改善他们的工作环境，提高他们的工资和福利待遇。加大投资力度，不断完善各项软、硬件设施。

（二）加强指导工作的宣传力度和教育培训

做好档案工作的推介和宣传服务工作。争取上级主管部门的政策和资金支持，开展形式多样的交流会，将内容与实际工作相结合。完善档案管理人员的知识结构和技术能力，通过聘请专家讲学、专业培训，进修学习等提高档案管理人员的综合素质，把学习情况与管理人员的晋升、聘任挂钩，使档案管理人员能够积极地驾驭复杂局面的能力。

（三）增加服务意识

服务质量的好坏是衡量档案管理人员职业道德标准的重要尺度。档案管理人员和利用者要形成一种相互信任，相互理解的和谐关系，真正起到档案服务部门的职能作用。档案管理人员要树立超前服务和主动服务意识，了解信息需求方向，充分发挥档案的管理价值和作用。积极开展职业道德教育，发挥主观能动性，完善服务方法，提高服务质量，即坚持原则，又要照章办事，甘于清苦，乐于奉献的无名英雄，忠诚档案事业，爱岗敬业，无私奉献，精心做好档案工作。

（四）加强档案安全保密意识

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。严格执行档案法规，落实档案安全责任制，加强档案安全保密工作的领导，必须守口如瓶，不该说的坚决不说，不能做的坚决不做，不随处摆放带机密文件、资料，不准擅自允许闲杂人员进入档案库房重地，确保不丢失、不失密、不泄密及文件完好无损，真正把保密工作落实到实处，在安全保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。

（五）更新观念，提高创新能力

创新是促进档案事业的必然要求，也是档案事业发展的永恒主题。档案管理人员思路要创新，从被动坐等上门的服务方式，向主动开发档案资源服务，由事后收集材料，变事前介入及事中参与的新的档案管理制度；管理模式要创新，改进工作手段和方法，简化繁锁、低效的操作步骤，提高工作效率，要善于从工作中，吸取有效的经验，以服务助管理，以管理助完善服务，建立完善的规章制度，科学地制定岗位职责规范，可以减少档案管理的随意性，通过思想观念的转变，增强档案管理人员的创新意识，在创新中掌握现代科学知识和专业技能，使之成为胜任本职工作的高素质人才。发挥档案的功能和价值。

（六）建立健全激励制度

科学地制定岗位职责规范和目标责任制，把档案管理人员的德、能、勤纳入全年的考核中，把考评结果与工资、晋升、职称评聘、先进评选等结合起来，充分调动档案管理人员的工作积极性、主动性、创造性。同时，还要奖惩分解，对完不成任务的，给予处罚，对玩忽职守，造成重大损失的给予必要的党纪、政纪、法纪处分。只有奖罚分明，才能逐步完善档案管理工作。