论高职院校档案的管理和利用

文/湖南化工职业技术学院党政办 刘敏

高职院校档案是高职院校进行各项活动后所形成的文件材料、照片及证件，是国家档案的重要组成部分。高职院校档案是学校师生依法维护自己合法权益的重要凭证。随着公民的法制意识不断增强，对高职院校档案的需求越来越多，日常工作中如何做才能使档案工作顺利开展，决定了高职院校档案机构依法行政的权威性、公民合法权益的有效性。高职院校档案管理要先遵循国家有关法律法规要求、档案管理规律，规范化管理高职院校档案的归档、保管和利用，推进高职院校档案更好地为社会服务。

一、规范化管理高职院校档案

随着高职院校机关的业务范围涉及面越来越广，高职院校档案呈现出了内容多、增长快、数量大的特征。高职院校档案是学校的重要组成部分，记载了高职院校活动的全过程，在经济社会生活中具有一定的影响力，这就需要规范化管理高职院校档案。要保证高职院校档案管理的硬件和软件都过硬，保证高职院校档案日常管理、工作机构和各项制度等方面规范化、标准化。

（一）规范化档案的日常管理

档案在日常管理过程中，要做好“四防”工作，更要做好防火、防盗、防虫鼠、防泄密等重点工作。档案管理方面的投入资金要保证设备的安全，确保档案管理室内的各项设备都达到国家标准，并安排专人进行定期检查，对存在的漏洞及时处理，确保档案存放的安全。同时，高职院校档案管理部门要不断同其他档案管理机构进行交流，不断学习别人先进的工作经验，进而不断提高档案管理水平。

（二）规范化档案管理的工作机构

要合理设置档案管理的机构，配备相应的办公室和接待室，强化档案室的专业化职能，对档案管理人员要不断的进行培训，使工作人员都能够达到政治觉悟高、业务能力强的标准。同时，积极组织开展档案工作人员的培训活动，多渠道、多方式的培训方式，不断提升高职院校档案人员的综合素质。

（三）规范化档案管理的工作制度

要实现档案管理工作的规范化和标准化，维护档案管理的安全性，提升档案管理工作水平，高职院校档案管理要严格遵守《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，并根据工作实际情况，制定适合本单位内部的档案管理制度，确保档案管理工作顺利开展。因高职院校机关涉及领域广、利用资料次数频繁，管理部门还在原有的法规基础上，制订有关高职院校材料立卷、高职院校文书归档、高职院校档案整理和保管、高职院校档案借调和查阅等相关的标准制度。同时，要对制度的执行情况进行定期检查。确保制度能够真正实施下去，以制度推进高职院校档案工作进入规范化的轨道。

二、程序化管理高职院校档案

高职院校活动所形成的档案包括了各个方面的内容，十分繁杂。高职院校档案部门对高职院校文书整理形成档案这一个过程具有较强的系统性和复杂性。高职院校档案管理要有一个标准化的流程，特别是其中的立卷和归档工作尤为重要。因此，管理高职院校档案应遵循以下程序：

（一）高职院校档案立卷要实行“五个检查”

高职院校档案要对完成的教学等资料进行整理和装订，形成各类文件，然后进行分类，使案卷符合标准规范，档案管理工作人员要两种模式同时严格要求自己，平时要按照程序和标准，认真收集档案资料，依据类别进行存放，方便以后的定期集中归档。集中进行归档时，要组织专门人员来进行装订整理归档。这个过程中，要依据国家相关的立卷原则，分类检查每一份资料，对拟归档的资料进行调整，要有所侧重“五个重点”：一是检查教学与管理事项是否按一证一卷一号的原则立卷；二是检查高职院校资料是否完整，对破损的资料进行修补，删除多余的资料；三是检查高职院校档案资料排序是否正确；四是检查高职院校档案资料是否有保存的价值，保管期限是否准确；五是检查整理的高职院校档案资料数量是否恰当。

（二）档案管理排列顺序要遵守“三个要求”

对高职院校档案资料进行排列编号要遵循以下三个要求：一是对归档资料进行排列编号，要依据高职院校活动的时间先后和材料的重要程度，要记录高职院校活动的整个过程，即有利于用户查阅，要把高职院校管理活动记录放在第一位。二是对归档的资料进行编号时，应依据要求对卷宗封面、卷内目标和卷底外用阿拉伯数字编号。三是档案室设置要合理，按照科学规划设置档案柜密集架，使档案的陈列井然有序，便于查找。

（三）档案管理装订要遵循“四个步骤”

一是要依据卷内的文本资料的顺序，逐项填写好卷内的目录。填写过程中，要清楚写明高职院校文书的题目名称、承办人姓名、年月日，并标注起止页码。有关高职院校资料的说明，要认真填写在备考表上，还要写清立卷人、检查人和时间。二是要认真填写卷宗的封面，要用黑色签字笔填写封面上的各个项目。同时，案卷的题目名称要简明、准确地反映卷内的资料内容。办结日期应为出具高职院校书的日期。三是装订案卷时要对资料进一步整理，剔除资料上的金属物。还要仔细检查卷内的资料，对一些不便装订的手稿、照片和图纸开采用卷袋保管。案卷的装订原则是结实、整齐。将资料封签装订并在封线上加盖立卷人名字。四是要对档案归档情况进行及时检查，确保档案归档按照标准程序进行整理。

三、安全化利用高职院校的档案

高职院校档案的内容关系着高职院校人的利益。因此，不管是学校管理事务还是教学管理，高职院校所涉及的必然会是财政、合同、管理等相对秘密性较强的内容。随着人们对法律法规的认识性增强，高职院校档案被作为重要的证据，在社会经济发展中起着重要的作用，其使用率也越来越高了。高职院校档案的服务和利用范围不断扩大，现阶段，档案管理面临的主要难题是如何处理好档案的保密与利用问题。在实际工作中，档案管理要遵守保密原则，要做到安全化高职院校档案的利用和服务。

（一）高职院校档案的利用要限定使用人的范围

高职院校档案的使用者按照相关要求，原则上应当是高职院校师生。高职院校人要使用高职院校资料，要求出具有效的身份证明方可使用；单位要查阅高职院校资料，则需出示法人代表证明或经办人身份证明。除法院、检查院和国家相关机关单位之外，其他单位或个人一般不得使用和查阅高职院校档案。高职院校档案的保密要发挥其作用，能够有效地保护高职院校人的利益。比如，在诉讼类案件中，律师为一方代理人，如允许律师查阅诉讼对方当事人的高职院校档案，可能会使高职院校当事人的利益受损。律师查阅高职院校案卷，要经过当事人的同意。

（二）要严格审批使用高职院校档案的手续

高职院校档案不是一般的机关单位的文件，其不仅具有一般档案的资料性特征，还带有充当重要证据的作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用。因此，要严格审批高职院校档案的使用手续和登记手续，并对使用时间有所限定。高职院校档案的管理人员或司法行政机关因工作需要进行使用或借阅，应填写登记表、履行手续。人民法院、人民检察院和国家机关相关部门要使用高职院校档案，应出具相关的证明函，经高职院校机关有关管理人员审批之后，方可进行使用或查阅。律师因诉讼查找证据需要使用高职院校档案，要向高职院校机关提交身份证明、查卷证明及当事人同意证明，经高职院校机关有关管理人员审批之后，方可使用和查阅当事人的高职院校资料及所记录的当事人谈话笔录。

（三）要严格限定使用高职院校档案的地点和借阅、移交的程序

无论企业团体或个人进行查阅高职院校档案，按照相关原则应在高职院校机关的档案室进行。没有经过高职院校机关批准，不能将高职院校档案资料带出档案室。另外，查阅时必须由管理人员进行陪同，查阅后要及时归还，进行入库保存。如因特殊原因，批准借出使用的高职院校档案，要进行及时催还。使用者归还时，管理人员要及时检查档案资料，如发现案卷受损，要马上进行追查。档案管理人员定期将高职院校档案移交时，要进展登记，逐一核实移交档案的时间、年限、数量和类别，确保无误。另外，进行交接的双方必须在移交登记薄上签名确认。

（四）不断探索高职院校档案电子化管理模式确保安全性

目前，信息技术高速发展及电子政务的不断推广开来，高职院校的档案管理工作的信息化程度不断提高，以往纸张为主的档案保存形式主要转变为纸张档案与电子形式档案同时存在的情况，尤其是光盘、录音、等电子载体。高职院校档案要充分利用计算机网络这个媒介，实现网上查询档案资料，这也是当今信息时代档案管理所必须达到的高度。但是，在管理过程中，安全性成为档案应用的最大威胁。从实际情况来看，确保高职院校档案的安全化才能正确保护高职院校当事人的隐私权。所以，高职院校档案管理不仅要为人们提供方便快捷的查阅和使用功能，实现网上电子化的查阅，又要充分重视电子化高职院校档案在网络查阅过程中的安全化问题。高职院校机关不但要集中专业力量开展技术创新，排除和化解网上查阅高职院校档案的安全隐患。首先从技术上解决电子档案在同网络查阅过程中的安全化问题，只有这样才能为推行高职院校档案的网上查阅与服务提供安全保障。

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[2]王雅丽.高职院校档案管理信息化建设初探[J].包头职业技术学院学报,2011,01.

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