论新形势下如何做好医院档案管理工作

2014-12-04河北省唐山市丰润区第二人民医院朱丽华

办公室业务 2014年23期

文/河北省唐山市丰润区第二人民医院朱丽华

医院档案是医院信息资源的重要组成部分，为医院各项管理、科研和临床工作提供着重要的线索和依据，创新和加强医院档案管理工作，是适应医疗体制改革和顺应医院发展需要的必然举措。以往，医院档案管理工作往往缺乏规范性、科学性和有效性，档案管理理念和手段相对落后，档案资源的服务价值没有得到充分利用，新形势下，创新管理制度、管理手段，充分发挥档案工作的服务职能，是医院档案管理领域创新和改革的重要突破点。

一、医院档案管理工作现有问题

（一）医院档案管理工作制度不健全

目前，我国许多医院档案管理工作管理制度尚不健全，各个档案管理工作岗位的责任不够明确，在一定程度上制约了医院档案管理工作的规范性和有效性。除此之外，医院档案管理工作尚未形成系统性的模式和管理网络，导致机构设置混乱、档案信息资源完整性与连贯性较差，对档案资源的收集、整理、开发和利用造成了诸多不便，不能很好地满足现代医院管理工作对档案资源的需求。

（二）医院档案管理信息化水平偏低

目前，医院档案管理工作分散而缺乏规划，档案管理人员对档案资源收集和开发的主动性较差，导致医院档案管理工作的信息化、现代化水平迟迟得不到提高。传统的医院档案管理工作多依靠人工进行档案的收集、分类、保存和查找，效率普遍偏低，且容易出现漏洞和错误，难以保障档案资源的完整性和准确性。

（三）医院档案“重管轻用”现象普遍存在

由于缺乏档案资源开发和利用意识，目前医院档案管理工作“重管轻用”问题严重，许多医院档案管理工作人员在完成档案信息的收集、分类和保管工作后，就将其束之高阁，这样一来许多有用的档案资源长期被忽视，其价值和作用得不到发挥。然而医院档案资源是医院的宝贵财富，对医院事务管理、医疗工作、科研工作和培训教育工作有着重要的价值，如果档案管理人员缺乏服务意识，就容易使档案管理工作流于形式，使档案资源丧失其价值。

二、新形势下医院档案管理工作完善策略

（一）健全和规范医院档案管理制度

新形势下，医院档案管理工作的内容广泛而复杂，对此应建立完善的管理制度，对各项档案管理各项工作加以约束和规范，医院档案管理制度应包含档案收集、档案保管、档案资源开发、档案利用等各个层面，对档案管理部门内各个岗位工作人员的职能、责任和义务加以明确，并将其纳入绩效考核体系，制定合理的考核措施和奖惩制度，从而促使每位档案管理工作人员以端正的态度和十足的热情投入档案管理工作中。需要注意的是，每所医院的档案管理工作背景、需要和要求不同，因此相关规章制度的制定应充分结合医院的实际情况，并广泛收集医院管理人员、档案工作人员的意见以建议，以确保档案管理工作制度的针对性和可行性，进而促进医院档案管理工作规范化程度的不断提升。

（二）提升医院档案管理现代化水平

首先，要积极创新档案信息存储方式，以纸质档案与电子档案相结合的方式进行档案信息的存储。通过电子档案存储方式的利用，有效决绝纸质档案所带来的查找困难、共享性差、保存难度大等问题，起到延长档案存储时间，提升档案资源共享性和提升档案服务效率的作用。

其次，应尽快实现医院档案网络化管理，主要包括医院人事档案的网络化管理，医院病历档案的网络化管理以及医院文书档案的网络化管理。对此，应首突破封闭的医院办公环境，提升各科室之间档案信息的共享性，便于档案资源的收集、管理和利用。最后，应不断加强医院信息化网络的安全防护工作，避免档案信息的遗失和泄露。

（三）发挥医院档案服务职能

对医院档案资源进行收集、管理和开发的最终目标，是对其加以有效运用，充分发挥其价值。新形势下，医院档案管理人员应在引进和合理利用信息化档案管理系统的基础上，通过积极开发利用档案资源检索工具，向医院内各部门提供档案资源服务。除此之外，应有计划地开展档案资源编研工作，将零散的档案信息资源梳理和编辑成系统性、完整性较强的档案资源体系，从而更好地为医院管理、教育、科研工作提供服务。与此同时，还应结合医院实际情况以及医务工作者的切实需求，积极举办医院档案信息资源展览、讲座、会议等，以充分了解新时期下医院各部门工作人员对档案资源的实际需求，从而确保医院档案管理工作思路、内容和方法的先进性、针对性和科学性。